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        基建工程檔案信息資源集成管理研究

        2017-11-28 17:39:31樊振東
        卷宗 2017年31期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        樊振東

        摘 要:在高?;üこ虣n案管理發(fā)展中,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,電子文件的檔案形式對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理方式帶來巨大的沖擊。檔案的網(wǎng)絡(luò)共享理念大大拓寬了檔案利用范圍,提升了檔案利用效率。但在實踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn),高?;üこ虣n案利用率不高,因此本文借鑒集成管理理念,并結(jié)合高?;üこ虣n案管理工作實際,對基建工程檔案集成管理提出針對性的建議。

        關(guān)鍵詞:基建檔案;檔案管理;集成管理

        1 檔案集成管理概述

        在檔案管理領(lǐng)域,集成管理一種全新的管理理念和方法,其創(chuàng)新性的將集成的思想運用于檔案管理實踐中,并通過多元化的方法與手段,促進各要素之間的優(yōu)勢互補與協(xié)同配合,進而促進整個檔案管理活動的效率。在檔案管理中,集成的思想體現(xiàn)出整體、優(yōu)化、創(chuàng)造與開放的特點,而在技術(shù)手段運用方面則是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐。集成管理具有目標性、空間廣泛性、知識性等特征。

        高?;n案的集成管理是對檔案信息資源集成相關(guān)要素的優(yōu)化組合,其以用戶利用為導(dǎo)向。檔案信息資源集成管理的首要對象是檔案信息資源內(nèi)容要素,這也是集成管理的主體部分。具體來說,高?;n案集成管理的內(nèi)容包括基建檔案實體和基建檔案信息、高?;ú块T的檔案信息資源以及其他非檔案信息資源的集成。

        針對高?;n案而言,檔案信息集成的類型主要包括實體集成、虛擬集成與虛實結(jié)合集成幾種。根據(jù)檔案信息內(nèi)容之間的相互關(guān)系,檔案信息集成又可分為內(nèi)容關(guān)聯(lián)集成、邏輯集成、信息來源集成與綜合集成。根據(jù)集成組織方式的不同,檔案信息集成還可分為單元集成、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)集成等幾種類型。

        結(jié)合高?;n案管理的實際情況,實現(xiàn)檔案信息集成管理需要設(shè)置與之匹配的目標。首先要實現(xiàn)高校基建檔案信息資源結(jié)構(gòu)及其管理要素的優(yōu)化配置,然后才是實現(xiàn)檔案信息資源集成服務(wù)。從現(xiàn)代檔案管理理論來看,高?;n案集成管理的最終目標是最大限度滿足用戶需求,提高檔案利用率,即實現(xiàn)基建檔案的集成服務(wù)。高?;n案集成管理的目標具有多元性、穩(wěn)定性、效益性等特點。

        2 基建工程檔案信息資源集成管理的必要性

        一方面,從當前社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的趨勢來看,高校檔案管理工作最終必將走向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)的道路,這是高校數(shù)字校園建設(shè)的必然要求。由此可見,集成管理作為現(xiàn)代信息社會重要的管理模式,使得高?;n案集成管理是時代發(fā)展的趨勢。網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展與普及對高?;n案管理工作提出了更高、更新的要求,比如信息化給檔案管理帶來的改變表現(xiàn)為服務(wù)對象擴大、社會需求量增加、對檔案質(zhì)量要求提高等。社會網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展、政治民主化發(fā)展賦予了高校檔案館新的職能,要求其服務(wù)內(nèi)容與方式都必須做出針對性的改變。此外,信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及為高?;n案集成管理模式提供了可能。

        另一方面,網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展給高校傳統(tǒng)基建檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn),傳統(tǒng)管理工作的弊端要求高?;n案實行集成管理模式。從實踐調(diào)查結(jié)果來看,當前高?;n案管理存在較多的問題,比如集中統(tǒng)一原則與分層管理存在沖突,各部門之間的配合不足等。此外,隨著高?;椖康脑鲩L,基建檔案數(shù)量急劇增多,這給基建檔案管理與開發(fā)帶來了難度,并且檔案信息資源的分散性影響了檔案信息的共享。當前高?;n案管理存在的諸多問題,都使得檔案集成管理具有一定的必要性。

        3 基建工程檔案信息資源集成管理產(chǎn)生的影響

        一是,高?;n案集成管理模式將會對檔案管理部門產(chǎn)生一定的影響,比如檔案管理部門的權(quán)限可能會擴大,主要表現(xiàn)在對文件的管理上,并且隨著檔案管理部門權(quán)限的擴大,以及其管理內(nèi)容的增多,其主體地位會有所提升。

        二是,對高校檔案管理部門的職能和作用會產(chǎn)生一定的影響,高校檔案館將不僅僅是高校的檔案信息中心,將成為社會信息的重要組成部分,進而實現(xiàn)真正意義上的基建檔案信息共享?;n案集成管理也會擴展基建檔案信息開發(fā)功能和信息服務(wù)功能,增強檔案信息的公共性。在檔案集成管理的背景下,數(shù)字檔案館將會與傳統(tǒng)檔案館一樣承擔起檔案信息資源保管的重要責任,而且數(shù)字檔案館將會發(fā)揮更大的檔案信息利用服務(wù)功能,傳統(tǒng)檔案室功能將會弱化,數(shù)字檔案室將成為趨勢。

        三是,在高?;n案集成管理模式下,文件將成為檔案信息資源集成管理的重要對象,這是由檔案與文件間的密切不可分割關(guān)系決定的。在集成管理模式下,檔案管理將會是一項系統(tǒng)、統(tǒng)一、連續(xù)的工程,需要將檔案形成的前身——文件納入到集成管理的范疇,這才能夠確?;n案管理能夠在一個完整的檔案生命周期內(nèi)發(fā)揮作用。對于高?;椖慷裕錂n案形成中涉及到大量的電子文件,這需要對這些文件進行必要條件限定,比如文件必須具備標準化特征,能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一硬件和軟件處理等。

        4 基于集成管理的基建檔案管理模式改革思考

        (1)對高校檔案館、基建部門及其它部門的基建檔案信息資源進行整合,整合的步驟為:按時移交、整合實體→建章立制,規(guī)范化運行→綜合開發(fā),強化服務(wù)→總結(jié)經(jīng)驗,逐步完善。

        (2)針對高校基建檔案集成管理模式的改革與優(yōu)化,需要有高校良好的組織環(huán)境與制度環(huán)境給予保障,需要得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持,并成立一個高效的工作小組,制定適合高校實際情況的實施意見和方案,并提供必要的資金支持。

        (3)在高?;n案集成管理模式改革中,要基于用戶需求驅(qū)動進行改革,并采用適當?shù)募夹g(shù)手段,保證改革前后的基建檔案管理標準統(tǒng)一,并組建專業(yè)化的基建檔案管理隊伍。

        對高?;n案集成管理模式改革中的問題進行思考,從技術(shù)與規(guī)范問題來看,基建檔案集成管理需要與之匹配的技術(shù)支撐,以及統(tǒng)一的標準與規(guī)范,這是實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化與信息化的基本要求。高校基建檔案集成管理的最終目的是最大限度的發(fā)揮檔案信息的作用,提高檔案的開發(fā)利用,因此這就需要高校必須建立統(tǒng)一的規(guī)范,保證高校內(nèi)部網(wǎng)、上下業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)、外部網(wǎng)絡(luò)、提供利用網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)具有統(tǒng)一的標準與規(guī)范,否則在后期的維護與升級中將會遇到更多的困難。只有建立了統(tǒng)一的標準,并組建專業(yè)管理團隊,才能夠保障高?;n案信息共享的順利開展。

        參考文獻

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        [3]黃桂華.如何實現(xiàn)電子化背景下基建檔案信息資源共享[J].中小企業(yè)管理與科技,2012(2):318-318

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        [5]冉緋.淺談如何加強基建工程檔案管理[J].數(shù)字化用戶,2013(32)endprint

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