杜長(zhǎng)銀
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精細(xì)化管理理念下圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理優(yōu)化路徑研究
杜長(zhǎng)銀
江蘇省徐州經(jīng)貿(mào)高等職業(yè)學(xué)校,江蘇徐州 221004
本文解讀了精細(xì)化管理理念,描述了圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理的特點(diǎn),通過(guò)分析招標(biāo)制度、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)人員和供應(yīng)商選擇4個(gè)影響圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量的因素,提出了圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理的優(yōu)化路徑。
精細(xì)化管理;圖書(shū)采購(gòu);圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理;優(yōu)化路徑
圖書(shū)作為圖書(shū)館的靈魂,對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展起著重要的作用。圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量不僅影響圖書(shū)的利用率和讀者需求滿意度,還決定圖書(shū)館的存在價(jià)值。因此,圖書(shū)館要將精細(xì)化管理理念靈活運(yùn)用到圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理中,以提高圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)效率和采購(gòu)質(zhì)量,進(jìn)而優(yōu)化圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理路徑。
精細(xì)化管理是針對(duì)傳統(tǒng)的粗放低效的管理而提出的,它是一種先進(jìn)的、全新的管理方式和管理理念。精細(xì)化管理通過(guò)分解任務(wù)目標(biāo),細(xì)化實(shí)施過(guò)程,連貫管理環(huán)節(jié),從而使每一個(gè)管理者承擔(dān)具體明確的責(zé)任,實(shí)現(xiàn)“小成本,大收益”的目標(biāo)。精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán),即精益求精、精準(zhǔn)無(wú)誤、追求細(xì)節(jié)、一絲不茍[1]。精細(xì)化管理是一種方法,在它調(diào)整產(chǎn)品、提供服務(wù)和實(shí)施運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,利用數(shù)據(jù)化、信息化等技術(shù)和手段,將關(guān)注焦點(diǎn)聚焦在用戶需求上,以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,從而獲得更高效率和更多效益。
精細(xì)化管理的要點(diǎn)是管理人員能夠精細(xì)合理地安排工作中的各個(gè)要素以減少甚至杜絕失誤和耗損,最大限度地發(fā)揮工作的效能,具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、精確性和高效性的特點(diǎn)。⑴專業(yè)性:管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和能力,能夠解決管理中遇到的各類(lèi)問(wèn)題并協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)。⑵系統(tǒng)性:管理人員應(yīng)組織一個(gè)分工協(xié)調(diào)的系統(tǒng),以解決管理中經(jīng)常出現(xiàn)的責(zé)任不明和各自為政的問(wèn)題,并使每項(xiàng)工作都在一個(gè)系統(tǒng)中完成,推進(jìn)工作過(guò)程有機(jī)有效地運(yùn)行。⑶精確性:精確性是精細(xì)化管理的關(guān)鍵。在精細(xì)化管理中,整個(gè)工作過(guò)程具有精確的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作進(jìn)程、工作時(shí)機(jī)和責(zé)任分工,以減少失誤和內(nèi)耗,調(diào)動(dòng)管理者及被管理者的積極性和主動(dòng)性,取得最佳工作效果。⑷高效性:高效性是精細(xì)化管理的重要標(biāo)志。在精細(xì)化管理中,每個(gè)工作人員都有明確的分工和具體的任務(wù),能夠各司其職,按時(shí)按點(diǎn)完成自己的任務(wù),從而盡可能獲得更多的收效。
圖書(shū)館的功能就是選擇、搜集、整理和收藏各種圖書(shū)信息,并在此基礎(chǔ)上向社會(huì)提供各種信息服務(wù)。一直以來(lái),圖書(shū)館都承擔(dān)著管理信息的任務(wù),并作為信息溝通系統(tǒng)的樞紐中心而發(fā)揮作用。在其中,圖書(shū)采訪工作最為重要,直接影響圖書(shū)館的圖書(shū)質(zhì)量和結(jié)構(gòu)[2]。在圖書(shū)采購(gòu)前,采訪人員要通過(guò)各種途徑全面收集有關(guān)圖書(shū)的信息以保證圖書(shū)質(zhì)量,首先,采訪人員通過(guò)查重供應(yīng)商提供的新書(shū)目錄數(shù)據(jù)確定訂購(gòu)數(shù);其次,采訪人員通過(guò)定期查閱專業(yè)書(shū)評(píng)類(lèi)的報(bào)刊和雜志以收集有關(guān)專業(yè)書(shū)籍和暢銷(xiāo)書(shū)籍的信息;此外,采訪人員通過(guò)召開(kāi)座談會(huì)和進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查等及時(shí)收集讀者需求信息;最后,采訪人員要進(jìn)行不定期的市場(chǎng)調(diào)研以收集市場(chǎng)信息。
在圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中,要保證圖書(shū)質(zhì)量,采購(gòu)人員就要對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督,即全程監(jiān)督圖書(shū)訂單生效至圖書(shū)到貨過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程可分為3個(gè)階段,采購(gòu)前階段、采購(gòu)中階段和采購(gòu)后階段,因此,圖書(shū)質(zhì)量的監(jiān)督過(guò)程就系統(tǒng)性地分為采購(gòu)前圖書(shū)質(zhì)量監(jiān)督,采購(gòu)中圖書(shū)質(zhì)量監(jiān)督和采購(gòu)后圖書(shū)質(zhì)量監(jiān)督。在圖書(shū)采購(gòu)前,采購(gòu)人員要篩選和甄別供應(yīng)商提供的各類(lèi)圖書(shū)目錄信息,對(duì)圖書(shū)采購(gòu)的數(shù)量和類(lèi)別進(jìn)行匯總和監(jiān)督。在圖書(shū)采購(gòu)中,采購(gòu)人員要全程監(jiān)督供應(yīng)商提供的服務(wù),從而最大化減少發(fā)錯(cuò)書(shū)甚至是發(fā)無(wú)用書(shū)的狀況,真正提高圖書(shū)質(zhì)量。在圖書(shū)采購(gòu)后,采購(gòu)人員要及時(shí)拆包驗(yàn)收到貨的圖書(shū),并逐一記錄驗(yàn)收中出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和反饋。
信息反饋是一個(gè)信息循環(huán)處理過(guò)程。首先,系統(tǒng)輸出信息,并將其作用于被控制的對(duì)象;其次,被控制的對(duì)象通過(guò)自身對(duì)信息的吸收和消化產(chǎn)生新的信息,最終將其再輸送回原系統(tǒng),進(jìn)而影響信息再輸出的過(guò)程。應(yīng)用于圖書(shū)館采購(gòu)工作中的信息反饋,一般是指圖書(shū)采購(gòu)人員通過(guò)圖書(shū)流通和圖書(shū)閱覽等方式,將采購(gòu)的圖書(shū)資料提供給讀者,得出藏書(shū)利用率、書(shū)刊流通率、讀者到館率和讀者拒借率等信息結(jié)果,然后,圖書(shū)采購(gòu)人員通過(guò)分析這些信息總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),進(jìn)而更好地指導(dǎo)圖書(shū)采購(gòu)工作。要將圖書(shū)采購(gòu)工作做好做實(shí),圖書(shū)采購(gòu)人員除了具備專業(yè)素質(zhì)、了解圖書(shū)館目標(biāo)、清晰讀者需求和掌握?qǐng)D書(shū)的采購(gòu)原則外,還要及時(shí)收集反饋信息,反復(fù)地檢查工作,從而改良工作方法、補(bǔ)償工作貽誤、減少工作失誤、避免財(cái)力損失,使采購(gòu)人員的工作效率得到提高,圖書(shū)的采購(gòu)質(zhì)量得到保障。
招標(biāo)既是一種行為,也是一種制度安排[3]。作為一種激烈競(jìng)爭(zhēng)的交易行為,招標(biāo)具有固定程序和組織方式,往往通過(guò)政府采購(gòu)或公共采購(gòu)的固定程序和組織方式而出現(xiàn)。一般而言,招標(biāo)是一種最大化實(shí)現(xiàn)投資效益的經(jīng)濟(jì)行為。它利用具有技術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性的評(píng)價(jià)方法來(lái)規(guī)范交易行為;它運(yùn)用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制進(jìn)行擇優(yōu)成交的交易行為;它發(fā)揮信息提示傳播功能以減少信息不對(duì)稱狀況和降低交易成本的交易行為。在很多經(jīng)濟(jì)交易行為中,實(shí)施招標(biāo)制度不僅能有效降低交易費(fèi)用,還能保證采購(gòu)物的質(zhì),正是在這種優(yōu)勢(shì)環(huán)境中產(chǎn)生了圖書(shū)館招標(biāo)采購(gòu)制度,進(jìn)而推動(dòng)了圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)工作的發(fā)展。
在圖書(shū)館工作中,圖書(shū)采購(gòu)占據(jù)著重要的位置,是圖書(shū)館運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的關(guān)鍵。書(shū)是圖書(shū)館的心臟,采購(gòu)的圖書(shū)質(zhì)量不僅會(huì)影響圖書(shū)館的藏書(shū)質(zhì)量,還會(huì)影響圖書(shū)館本身的存在價(jià)值。前蘇聯(lián)圖書(shū)館事業(yè)的先驅(qū)者克魯普斯卡婭曾說(shuō),“圖書(shū)館中最重要的就是選擇圖書(shū)”[4]。因此,要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)目標(biāo),就要制定合理的圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃不僅指引采購(gòu)人員完成整個(gè)圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程,也體現(xiàn)了圖書(shū)館的藏書(shū)發(fā)展目標(biāo)和圖書(shū)采購(gòu)原則。在設(shè)計(jì)采購(gòu)計(jì)劃時(shí),采購(gòu)人員要根據(jù)圖書(shū)館性質(zhì)、圖書(shū)館發(fā)展定位、圖書(shū)館發(fā)展規(guī)劃、圖書(shū)館發(fā)展目標(biāo)、讀者的讀書(shū)興趣及讀書(shū)需求等各方面情況,制定出兼顧圖書(shū)館特色和讀者需求的圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃,避免在圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)隨意性和盲目性的現(xiàn)象,進(jìn)而提高圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量。
圖書(shū)館是人們提升自我、找尋自我的重要場(chǎng)所,館藏圖書(shū)是人們獲取自我成長(zhǎng)的直接營(yíng)養(yǎng)來(lái)源,藏書(shū)質(zhì)量直接決定了圖書(shū)館的存在價(jià)值。在圖書(shū)館工作中,圖書(shū)采購(gòu)是其中最為重要的環(huán)節(jié)之一。圖書(shū)的采購(gòu)離不開(kāi)采購(gòu)人員的辛勤勞動(dòng)和付出,在一定意義上,采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)決定了圖書(shū)館的藏書(shū)質(zhì)量。因此,要通過(guò)提高圖書(shū)采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)來(lái)提高圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量,進(jìn)而加強(qiáng)圖書(shū)館的館藏建設(shè)。一個(gè)合格的圖書(shū)采購(gòu)人員應(yīng)該具備全面系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí),良好的思想道德素質(zhì),完備的采購(gòu)業(yè)務(wù)能力和進(jìn)步的圖書(shū)采購(gòu)理念[5]。
圖書(shū)供應(yīng)商的選擇對(duì)于圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量和館藏建設(shè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。近年來(lái),隨著圖書(shū)館采用招標(biāo)進(jìn)行圖書(shū)采購(gòu)方式的展開(kāi),圖書(shū)館愈加關(guān)注供應(yīng)商的綜合能力,對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商的選擇也愈加仔細(xì)謹(jǐn)慎。通過(guò)對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商綜合素質(zhì)的分析和比較,圖書(shū)館在圖書(shū)招標(biāo)中建立一種科學(xué)規(guī)范的供應(yīng)商優(yōu)選模式,從而避免了過(guò)去憑經(jīng)驗(yàn)選擇供應(yīng)商的單一模式[6]。不僅如此,圖書(shū)館也要定期對(duì)已合作供應(yīng)商的綜合能力進(jìn)行科學(xué)判斷,以保證圖書(shū)館對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)多樣的選擇,進(jìn)而優(yōu)化最終的選擇。
現(xiàn)今圖書(shū)館大多采用圖書(shū)招標(biāo)的方式采購(gòu)圖書(shū),因此,規(guī)范圖書(shū)招標(biāo)制度,完善圖書(shū)采購(gòu)流程,是確保圖書(shū)質(zhì)量的關(guān)鍵。圖書(shū)館應(yīng)成立圖書(shū)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組,科學(xué)制定圖書(shū)招標(biāo)文件,公開(kāi)展示招標(biāo)公告,嚴(yán)把資質(zhì)預(yù)審,細(xì)心制作標(biāo)書(shū),切實(shí)實(shí)施開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)及招標(biāo)結(jié)果公示流程,規(guī)范簽訂合同等。這一系列活動(dòng)中的每個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)揮著重要的作用,圖書(shū)館必須認(rèn)真對(duì)待。圖書(shū)館更應(yīng)該對(duì)以下2個(gè)方面嚴(yán)控把關(guān),把工作做細(xì)做實(shí)。其一,圖書(shū)館要嚴(yán)把資質(zhì)預(yù)審關(guān),必須嚴(yán)格審查投標(biāo)供應(yīng)商的法人資格、信譽(yù)情況、服務(wù)能力和服務(wù)業(yè)績(jī)等,盡早排除一些不合格的供應(yīng)商以免惡意競(jìng)爭(zhēng)。其二,圖書(shū)館要確定科學(xué)的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),并按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)的分值設(shè)為100分(如圖1),最后得分最高者中標(biāo)[7]。
圖1 圖書(shū)采購(gòu)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)體系示意圖
采購(gòu)計(jì)劃的合理與否直接影響整個(gè)圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程和圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量,因此,圖書(shū)館要制定合理的采購(gòu)計(jì)劃以保證圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量。首先,圖書(shū)館要合理安排采購(gòu)計(jì)劃中的現(xiàn)采與訂購(gòu)。圖書(shū)館要現(xiàn)采具有時(shí)效性的大眾普及類(lèi)的書(shū)籍以保證能及時(shí)得到現(xiàn)貨,而對(duì)于那些需要系統(tǒng)收藏的經(jīng)典類(lèi)的圖書(shū)則可通過(guò)訂購(gòu)來(lái)完成。其次,圖書(shū)館要合理安排采購(gòu)計(jì)劃中的漸近采購(gòu)與急需采購(gòu),綜合考慮各方面信息形成采購(gòu)清單,在制定計(jì)劃時(shí)要充分考慮緊急書(shū)籍存在的必要性,保證臨時(shí)急需購(gòu)買(mǎi)的圖書(shū)的數(shù)量和資金。最后,圖書(shū)館要靈活制定采購(gòu)計(jì)劃并進(jìn)行適時(shí)地調(diào)整。鑒于圖書(shū)出版時(shí)間和出版書(shū)目可能臨時(shí)發(fā)生變化,因此圖書(shū)館在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)要考慮一定的機(jī)動(dòng)性,留有余地并能及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
圖書(shū)采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)是保障圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量的關(guān)鍵因素,為提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì),圖書(shū)館需要對(duì)圖書(shū)采購(gòu)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。崗前培訓(xùn),主要幫助圖書(shū)采購(gòu)人員了解圖書(shū)館的發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向和發(fā)展水平,熟悉圖書(shū)館的藏書(shū)情況和工作程序,掌握?qǐng)D書(shū)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)和各項(xiàng)業(yè)務(wù),從而對(duì)圖書(shū)館有策略上和整體上的把握。繼續(xù)教育,主要是幫助圖書(shū)采購(gòu)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)圖書(shū)館方面的專業(yè)知識(shí),從而提高其專業(yè)技能。不僅如此,還要重點(diǎn)補(bǔ)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等方面的專業(yè)知識(shí),進(jìn)而提高其信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。此外,圖書(shū)館還要督促圖書(shū)采購(gòu)人員繼續(xù)學(xué)習(xí)英語(yǔ)等方面的知識(shí),從而提高其在實(shí)際工作中外語(yǔ)交流和應(yīng)用能力。團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí),主要是讓圖書(shū)采購(gòu)人員通過(guò)團(tuán)隊(duì)溝通和交流,總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),檢討工作得失,開(kāi)展批評(píng)和自我批評(píng),更新采購(gòu)理念,提高信息處理能力。
圖書(shū)館要從眾多的圖書(shū)供應(yīng)商中作出選擇著實(shí)是一件難事,正因如此,圖書(shū)館更要嚴(yán)格考察圖書(shū)供應(yīng)商的綜合素質(zhì),提高選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn),以便作出最優(yōu)選擇。圖書(shū)館要檢查供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,確認(rèn)其圖書(shū)銷(xiāo)售資格是否屬實(shí);查看供應(yīng)商的銀行資信證明和審計(jì)報(bào)告,核實(shí)其經(jīng)營(yíng)范圍、資金情況、資金實(shí)力;查看供應(yīng)商在當(dāng)?shù)氐目蛻裘麊魏吐?lián)系方式,了解其信譽(yù)、能力和實(shí)力;查看與供應(yīng)商有業(yè)務(wù)往來(lái)的出版社名單和聯(lián)系方式,核實(shí)其經(jīng)營(yíng)規(guī)模、信譽(yù)度、館配能力和圖書(shū)品種覆蓋面。除此以外,對(duì)于沒(méi)進(jìn)行過(guò)合作的供應(yīng)商,圖書(shū)館要切實(shí)進(jìn)行實(shí)地考察,確切掌握供應(yīng)商的業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)能力、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、管理模式和公司員工素質(zhì),才能確保最終的圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量。
精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的、全新的管理方式和管理理念,具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、精確性和高效性的特點(diǎn)。通過(guò)解析圖書(shū)館在圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理過(guò)程中全面性、系統(tǒng)性和時(shí)效性的特點(diǎn),進(jìn)一步了解了圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理的特性。招標(biāo)制度、采購(gòu)人員、采購(gòu)計(jì)劃和圖書(shū)供應(yīng)商選擇在圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理中分別發(fā)揮著重要的作用,對(duì)圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理產(chǎn)生重要影響。為了提高圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量,筆者提出了圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理的優(yōu)化路徑:規(guī)范圖書(shū)招標(biāo)制度,完善圖書(shū)采購(gòu)流程;制定采購(gòu)計(jì)劃,提高采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);提升采購(gòu)人員水平,保障圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量;考察圖書(shū)供應(yīng)商,提高供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)。
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Study on the Optimized Path of Library Book Purchasing Quality Management under the Concept of Fine Management
DUChang-yin
(Xuzhou Higher Vocational School of Economy and Trade, Jiangsu Province, Xuzhou Jiangsu 221004, China)
This article explained the concept of fine management, described the characteristics of library book purchasing quality management, and put forward the optimized path of library book purchasing quality management through the analysis on the four factors affecting the library book purchasing quality, such as the bidding system, procurement plan, procurement staff, and supplier selection.
fine management; book purchasing; book purchasing quality management; optimized path
10.3969/j.issn.2095-5707.2017.06.008
G253
A
2095-5707(2017)06-0034-04
(2017-07-07)
(2017-07-24;編輯:魏民)
杜長(zhǎng)銀.精細(xì)化管理理念下圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量管理優(yōu)化路徑研究[J].中國(guó)中醫(yī)藥圖書(shū)情報(bào)雜志,2017,41(6):34-37.
杜長(zhǎng)銀,館員,研究方向?yàn)閳D書(shū)采購(gòu)、讀者服務(wù)等。E-mail: haiyuqing78@163.com
中國(guó)中醫(yī)藥圖書(shū)情報(bào)雜志2017年6期