牛賡　慈健　張君

[摘要]人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要依據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平都是現(xiàn)在至關(guān)重要的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]人事檔案 重要性 普遍問(wèn)題 對(duì)策研究

目前人事檔案工作在單位中似乎成為“排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的一個(gè)工作部分，但是干部人事檔案卻又充當(dāng)著重要而不可替代的作用，所以我們應(yīng)該對(duì)人事檔案高度重視，使其發(fā)揮最大作用，保證每本檔案都是一本合格的檔案。所謂“合格”，包括形式上的規(guī)范有序以及內(nèi)容上的真實(shí)完整。現(xiàn)就人事檔案工作中存在的問(wèn)題及一點(diǎn)思考作出以下分析。

一、人事檔案的概念和特征

王法雄先生把人事檔案簡(jiǎn)單的定義為“凡記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的檔案，就是人事檔案?！彪S著人事檔案載體種類的多樣化，朱玉媛將人事檔案的概念豐富為“在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案，它是國(guó)家檔案的重要組成部分?！?/p>

人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、專門性、集合性、機(jī)密性、認(rèn)可性等特征。

二、人事檔案的重要性

人事檔案是選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，也是編寫人物傳記、進(jìn)行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開(kāi)發(fā)的重要信息來(lái)源。同時(shí)，與職稱申報(bào)、職務(wù)定級(jí)、政審、戶口等問(wèn)題緊密相連，養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策也與人事檔案息息相關(guān)。

三、人事檔案管理中存在的普遍問(wèn)題

1、缺乏完善的法律體系支撐

我國(guó)的檔案工作，除了《憲法》和《檔案法》，我國(guó)目前沒(méi)有制定專門的《個(gè)人信息法》，個(gè)人信息在收集和利用的過(guò)程中容易發(fā)生各種糾紛；更重要的是缺少個(gè)人信息權(quán)力、隱私權(quán)方面的法律法規(guī)，這使得我們?cè)谔接懭肆Y源檔案開(kāi)放式管理模式時(shí)，缺少有效的法律依據(jù)，同時(shí)也為權(quán)限的設(shè)置形成了難題。

（1）個(gè)人信息權(quán)缺乏保障

“個(gè)人信息”是指所有能識(shí)別出個(gè)人或者同個(gè)人相關(guān)信息相結(jié)合的信息?！皞€(gè)人信息權(quán)”則是指?jìng)€(gè)人在信息資料收集、處理和利用過(guò)程中本人對(duì)其信息資料所享有的排他性的支配權(quán)或控制權(quán)，包括個(gè)人信息決定權(quán)、個(gè)人信息保密權(quán)、個(gè)人信息查詢權(quán)、個(gè)人信息更正權(quán)、個(gè)人信息封鎖權(quán)和個(gè)人信息刪除權(quán)。而人事檔案所記載的信息正是關(guān)于個(gè)人的信息，在缺少《個(gè)人信息法》的情況下，個(gè)人的知情權(quán)、更正權(quán)和監(jiān)督權(quán)都難以保證，這也是即使人事檔案實(shí)行封閉式管理仍有很多問(wèn)題，但卻一直未能從法律上解決。

（2）檔案所有權(quán)的歸屬界定困難

根據(jù)《物權(quán)法》規(guī)定，“所有權(quán)”解釋為所有人對(duì)自己的不動(dòng)產(chǎn)或者動(dòng)產(chǎn)，依照法律法規(guī)享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利。而檔案的占有權(quán)主要是指檔案的保管權(quán)；檔案的使用權(quán)是指檔案的利用權(quán)，分為對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄；收益權(quán)是指通過(guò)對(duì)檔案的利用或處分而獲得效益的權(quán)利；處分權(quán)是指對(duì)檔案進(jìn)行公布、開(kāi)放、銷毀的權(quán)利，非國(guó)家所有檔案的處分權(quán)還包括出賣、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)與的權(quán)利。一直以來(lái)，我國(guó)都未對(duì)人事檔案的所有權(quán)歸屬作出明確的規(guī)定，導(dǎo)致了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)就保管人事檔案服務(wù)高額收費(fèi)，部分單位為了限制員工離開(kāi)本單位隨意扣留其人事檔案，“棄檔族”等事件頻頻發(fā)生。

2、管理體制不夠科學(xué)和完善

（1）管理體制上的多頭管理

我國(guó)目前的人事檔案管理體制中存在著嚴(yán)重的分散性，縣級(jí)以下機(jī)構(gòu)的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，參加主管的部門有組織、人事、勞動(dòng)等部門，兼管的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門；高校人事檔案大多實(shí)行分散管理，有關(guān)材料分別存放于組織部、人事部、辦公室、科研處、學(xué)生處等部門。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數(shù)量不斷增多；不利于對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理；易造成職責(zé)不清，互相推諉扯皮的現(xiàn)象；不利于查找，人為地破壞了檔案間的有機(jī)聯(lián)系；不符合效益原則，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

（2）檔案部門的管理缺位

檔案部門的管理缺位是指人事檔案管理與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)關(guān)系疏遠(yuǎn)，出于分離狀態(tài)。這種現(xiàn)象會(huì)造成一些不利的后果。比如，會(huì)使得人事檔案工作缺乏長(zhǎng)期的監(jiān)督機(jī)制，使得人事檔案工作的統(tǒng)一性、規(guī)范性和真實(shí)性都無(wú)法得到保證。同時(shí)不利于分散檔案的規(guī)范化管理。而且檔案部門的缺位使得《人事檔案保管期限表》至今仍未制定。這些都會(huì)使得檔案管理不夠規(guī)范，不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

3、管理觀念及管理手段相對(duì)落后

無(wú)論是干部檔案管理還是人事檔案管理仍舊停留在檔案管理和提供依據(jù)上，并沒(méi)有真正樹(shù)立圍繞人事改革的各項(xiàng)政策進(jìn)行人事檔案的建設(shè)，對(duì)人事檔案管理改革的建議也總是將干部檔案盒流動(dòng)人員檔案分開(kāi)討論，而且管理理念上還存在著封閉性的問(wèn)題，過(guò)度強(qiáng)調(diào)政治性，而忽視服務(wù)性。

目前，全國(guó)還有不少人事檔案管理部門還處于手工填寫、拆裝的重復(fù)無(wú)效勞動(dòng)中，缺乏基本的管理設(shè)備與手段。大部分企事業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，而沒(méi)有涉及到聲像管理。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢(shì)。

4、人事檔案管理隊(duì)伍問(wèn)題

人事檔案管理隊(duì)伍中長(zhǎng)期存在著人員編制不足、隊(duì)伍不穩(wěn)定和管理人員素質(zhì)問(wèn)題。目前大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個(gè)擁有檔案室鑰匙的保管員，并沒(méi)有使得檔案得到真正管理。同時(shí)人事檔案管理人員學(xué)歷和專業(yè)素質(zhì)偏低，其中受過(guò)檔案專業(yè)教育的也很少，具有高級(jí)職稱的人數(shù)也是寥寥無(wú)幾。所以，這些都是檔案管理中需要提高的部分。endprint

四、解決人事檔案問(wèn)題的對(duì)策研究

1、加強(qiáng)檔案的法制化

（1）人事檔案的歸屬問(wèn)題

目前有三種關(guān)于檔案歸屬問(wèn)題的說(shuō)法，第一是“國(guó)家所有說(shuō)”，把人事檔案定位為“是國(guó)家檔案的重要組成部分”，《檔案學(xué)詞典》中將人事檔案解釋為公務(wù)檔案中的一種，排除了人事檔案作為私人檔案的可能性，因而認(rèn)定其是歸國(guó)家所有的。第二是“本人所有說(shuō)”，認(rèn)為“個(gè)人信息本人是個(gè)人信息的來(lái)源，為保護(hù)其在個(gè)人信息上承載的人格利益，對(duì)個(gè)人信息理應(yīng)享有支配和控制的權(quán)利”。第三是“用人單位所有說(shuō)”，即根據(jù)用人單位性質(zhì)不同，國(guó)有性質(zhì)的單位，人事檔案歸國(guó)家所有；非國(guó)有性質(zhì)的單位其檔案歸單位所有。

檔案所有權(quán)的界定關(guān)系到檔案管理機(jī)構(gòu)的選擇，關(guān)系到所有人和非所有權(quán)的權(quán)利分配，關(guān)系到人力資源檔案工作的科學(xué)性和合理性，所以必須對(duì)人力資源檔案所有權(quán)的歸屬加以明確。

（2）加大對(duì)檔案法規(guī)的宣傳力度

提高廣大人民的檔案法制意識(shí)，要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，通過(guò)宣傳教育，進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念，提高政治覺(jué)悟，認(rèn)清制假危害。我們要樹(shù)立這樣一種觀念：不管是什么情況，不管其職務(wù)高低，要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，才能有效的避免虛假檔案的產(chǎn)生。

2、加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。并且應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案

組織人事部門和有關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，列入議事日程，定期聽(tīng)取人事檔案工作的匯報(bào)，提出要求，具體指導(dǎo)，杜絕人事檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問(wèn)題。要安裝檔案的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)給檔案管理部門配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開(kāi)展工作。同時(shí)也可以通過(guò)制定相應(yīng)的機(jī)制來(lái)提高檔案工作人員的積極性。

4、變革管理方式，加快人事檔案信息化建設(shè)

所謂“信息化”，就是要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，使整個(gè)人事檔案工作實(shí)行數(shù)字化操作，數(shù)字化管理。所謂“網(wǎng)絡(luò)化”，就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案的信息“活”起來(lái)、“動(dòng)”起來(lái)，在一定范圍內(nèi)傳播起來(lái)。人事檔案信息化進(jìn)程中的關(guān)鍵就是人的因素，所以加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)至關(guān)重要。

5、檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，來(lái)增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，通過(guò)責(zé)任心的加強(qiáng)，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

五、小結(jié)

綜上，人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工三齡一歷的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要依據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平都是解決人事檔案工作現(xiàn)有問(wèn)題的很好方法，這樣不僅使得每一本檔案都變成一本合格的人事檔案，又能讓這些合格的檔案發(fā)揮出其最大作用，企業(yè)們又何樂(lè)而不為呢？endprint