王素改

摘 要：檔案對(duì)人類社會(huì)歷史文化的傳承和延續(xù)都起到重要的基礎(chǔ)作用，是一種能打破時(shí)間和空間、維系人類社會(huì)整體延續(xù)性的社會(huì)現(xiàn)象。公文特別是黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)等國家權(quán)力機(jī)關(guān)制定的公文，是檔案建設(shè)和管理的主要對(duì)象，公文中的縮略語則是關(guān)系公文準(zhǔn)確理解和檔案利用的重要因素之一，在對(duì)公文整理歸檔的同時(shí)有意識(shí)地收集縮略語，并進(jìn)行標(biāo)注對(duì)之后的檔案利用十分有益。

關(guān)鍵詞：公文；檔案；縮略語

公文和公文形成過程中留存的文字資料是檔案建設(shè)的主要材料來源之一。狹義的公文專指由“國家權(quán)力機(jī)關(guān)統(tǒng)一制定的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書”[1]，主要有通知、布告、批復(fù)等。廣義的公文則包含更廣泛的內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)講話、工作計(jì)劃、規(guī)則制度、論證報(bào)告、合同等都屬于廣義公文的范疇。公文要用簡(jiǎn)約的語言準(zhǔn)確表達(dá)，經(jīng)常將復(fù)雜事項(xiàng)或有共同特征的事物用簡(jiǎn)單形式概括，形成語言中經(jīng)過壓縮和省略的縮略語[2]。例如：

1. 在縣處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部中開展“三嚴(yán)三實(shí)”專題教育。

2.黨中央決定，2016年在全體黨員中開展“學(xué)黨章黨規(guī)、學(xué)系列講話，做合格黨員”學(xué)習(xí)教育（以下簡(jiǎn)稱“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育）。

3.持續(xù)深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記調(diào)研指導(dǎo)河南工作時(shí)的重要講話精神，進(jìn)一步發(fā)揮優(yōu)勢(shì)打好“四張牌”五年行動(dòng)計(jì)劃。

4.河南省檔案專業(yè)“十百千”人才工程人選的推薦工作，采取組織推薦的方式進(jìn)行。

以上各例分別選自中央文件、河南省文件和部門公文，其中的“三嚴(yán)三實(shí)”表示“既嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)以律己，又謀事要實(shí)、創(chuàng)業(yè)要實(shí)、做人要實(shí)”的重要論述；“兩學(xué)一做”表示“學(xué)黨章黨規(guī)、學(xué)系列講話，做合格黨員”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)；四張牌、十百千人才等都是公文中常見的縮略語。公文中大量使用縮略語是由公文自身特點(diǎn)決定的，準(zhǔn)確理解縮略語關(guān)系到檔案的有效利用。

1 公文縮略語的特點(diǎn)

公文作為一種實(shí)用性非常強(qiáng)的文體，在語言上的明晰性、簡(jiǎn)潔性、規(guī)約性，影響了公文中縮略語的使用。公文語言首先要明晰準(zhǔn)確，公文通常對(duì)行為有指導(dǎo)作用，這就要求公文表達(dá)要準(zhǔn)確，表達(dá)意思要明晰，不能模棱兩可，不能出現(xiàn)歧義，避免出現(xiàn)誤解，葉圣陶先生就指出“公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，句穩(wěn)詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么”。其次，公文語言要簡(jiǎn)潔，公文的表達(dá)必須扼要、簡(jiǎn)潔、通順，數(shù)語之間要指出問題和癥結(jié)所在，最忌離題千里，廢話連篇。公文作為正式文體，不同于日常口語和文學(xué)創(chuàng)作，公文對(duì)閱讀者有明確的規(guī)約性，要求接受者按照公文要求做或者不做某種行為。

公文的特點(diǎn)決定了公文縮略語主要有以下三個(gè)特點(diǎn)：

1.1 公文縮略語類型多，使用頻率高。公文語言要求簡(jiǎn)潔，需要用最少的語言準(zhǔn)確表達(dá)意義，縮略語的使用類型多，使用頻率高。為了表達(dá)精簡(jiǎn)，一些機(jī)關(guān)單位經(jīng)常使用簡(jiǎn)稱和固定組合而不使用原稱，比如“中共中央——中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”“稅務(wù)總局——中華人民共和國稅務(wù)總局”。這些單位簡(jiǎn)稱和原稱表示內(nèi)容相同，兩者幾乎沒有區(qū)別。日常表達(dá)中反復(fù)使用且沒有歧義，為公眾所準(zhǔn)確理解的縮略語也經(jīng)常出現(xiàn)在公文中，這些縮略語一般由原稱刪減而來，不但由字面意義能夠推導(dǎo)出本義，而且使用時(shí)間長(zhǎng)，已經(jīng)進(jìn)入現(xiàn)代漢語的詞匯系統(tǒng)，例如，“打拐——打擊拐賣人口犯罪活動(dòng)”“城建——城市建設(shè)”。對(duì)于文中經(jīng)常使用且名稱較長(zhǎng)的詞或短語公文中經(jīng)常采用臨時(shí)縮減的手段形成臨時(shí)縮略語，在文件中用簡(jiǎn)短的詞匯代表較長(zhǎng)的詞或短語，例如：

（1）為促進(jìn)香港與內(nèi)地債券市場(chǎng)共同發(fā)展，中國人民銀行、香港金融管理局決定批準(zhǔn)中國外匯交易中心暨全國銀行間同業(yè)拆借中心、中央國債登記結(jié)算有限責(zé)任公司、銀行間市場(chǎng)清算所股份有限公司和香港交易及結(jié)算有限公司、香港債務(wù)工具中央結(jié)算系統(tǒng)（以下統(tǒng)稱兩地基礎(chǔ)設(shè)施機(jī)構(gòu)）香港與內(nèi)地債券市場(chǎng)互聯(lián)互通合作上線（以下簡(jiǎn)稱“債券通”）。（《中國人民銀行、香港金融管理局發(fā)布聯(lián)合公告》）

上例共出現(xiàn)兩個(gè)縮略語“兩地基礎(chǔ)設(shè)施機(jī)構(gòu)、債券通”，它們均為采用縮減的手段形成的臨時(shí)縮略語。“兩地基礎(chǔ)設(shè)施機(jī)構(gòu)”的所指在日常交際中不能被完全理解，作為公文中的臨時(shí)縮略語，在這一公文中它的所指是明確的，不會(huì)出現(xiàn)解讀缺失。這些臨時(shí)縮略語通常只在一篇公文中使用，有很強(qiáng)的靈活性。

公文中數(shù)字縮略語的使用頻率也非常高，部分?jǐn)?shù)字縮略語全國使用，有特定所指，例如“八項(xiàng)規(guī)定”“八榮八恥”“兩個(gè)一百年”等。這些數(shù)字縮略語在公文中所指明確，使用頻率和認(rèn)知度極高，整體相當(dāng)于專有詞匯。部分縮略語只在某一地區(qū)和某個(gè)特定時(shí)段使用，認(rèn)可度較低，需要相關(guān)文件的學(xué)習(xí)或?qū)ｉT的說明才能準(zhǔn)確理解具體內(nèi)容。比如：

（2）在河南省的7個(gè)督查組將針對(duì)鄭州（含鞏義）、開封（含蘭考縣）、安陽（含滑縣）、鶴壁、新鄉(xiāng)（含長(zhǎng)垣縣）、焦作、濮陽等7個(gè)城市落實(shí)《河南省2017年大氣污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)7個(gè)實(shí)施方案》（以下簡(jiǎn)稱“三治本三治標(biāo)”方案）開展專項(xiàng)督查。（《環(huán)境保護(hù)部京津冀及周邊地區(qū)大氣污染防治強(qiáng)化督查情況》）

上例中將《河南省2017年大氣污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)7個(gè)實(shí)施方案》簡(jiǎn)稱為“三治本三治標(biāo)”方案，三治本三治標(biāo)概括了“加快推進(jìn)城市供熱供暖等多項(xiàng)措施”近五百字的表述，縮略語表達(dá)的內(nèi)容必須通過之前資料的整理才能完全理解。

縮略語的使用大大減少了因重復(fù)使用較長(zhǎng)原稱而造成的冗余篇幅，使公文更加簡(jiǎn)潔，便于理解，因此公文中使用縮略語的數(shù)量和頻率都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于日常交際，而且各種類型的縮略語都常在公文中出現(xiàn)。

1.2 公文縮略語有很強(qiáng)的時(shí)代性和地域性。語言作為交際工具會(huì)隨著社會(huì)的變化而變化，其中詞匯的變化最快。公文縮略語作為詞匯的組成部分也必定隨著社會(huì)的變化而發(fā)生變化，帶有顯著的時(shí)代烙印，有很強(qiáng)的時(shí)代性。公文縮略語的出現(xiàn)、消失都有其社會(huì)背景，一般說來，臨時(shí)縮略語不會(huì)進(jìn)入日常交際系統(tǒng)，甚至不會(huì)進(jìn)入其他公文，隨著公文效力的消失，臨時(shí)縮略語只有檔案意義。部分使用范圍廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、認(rèn)可度高的縮略語逐漸進(jìn)入詞匯系統(tǒng)，但這部分縮略語也會(huì)因社會(huì)的變革、時(shí)代的變遷而發(fā)生地位的改變。例如：“三反”“知青”“多快好省”等縮略語都反映中華人民共和國成立初期政治經(jīng)濟(jì)生活，隨著時(shí)間的流逝，這些縮略語逐漸退出了歷史舞臺(tái)，僅在歷史文獻(xiàn)中出現(xiàn)。endprint

公文在特定的空間范圍內(nèi)有效力，公文中的縮略語也因此表現(xiàn)出特有的地域性。日常交際中使用認(rèn)可度和辨識(shí)度高，符合漢語詞匯規(guī)律的縮略語可以進(jìn)入漢語詞匯系統(tǒng)。公文縮略語特別是數(shù)字縮略語一般只在公文的效力范圍內(nèi)使用和流行，超出公文的效力范圍則使用頻率和辨識(shí)度急劇下降。全國通行公文中的縮略語使用空間范圍最大，地方性公文中縮略語的使用空間范圍小，跨地區(qū)的縮略語容易產(chǎn)生交際障礙。例如“兩學(xué)一做”作為全國通用的縮略語，其所指在全國都是明晰的；“雙下沉，兩提升”作為浙江省公文中的縮略語，使用地域僅在浙江，其他地區(qū)不容易理解它的具體所指。

1.3 公文縮略語有極強(qiáng)的規(guī)約性。公文縮略語是公文詞匯的組成，與公文簡(jiǎn)潔、凝練、莊重、嚴(yán)肅的特點(diǎn)相一致，公文縮略語有極強(qiáng)的規(guī)約性，表現(xiàn)為公文縮略語的形成要符合約定，使用要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

公文縮略語必須遵循公文詞匯的基本要求和使用規(guī)則。日常交際中的縮略語可以是“一詞多義”或“一義多形”，比如“白骨精——白領(lǐng)、骨干、精明”等。公文縮略語所表示的意義和縮略語形式之間是“一一對(duì)應(yīng)”關(guān)系。例如，“人社部”是中華人民共和國人力資源和社會(huì)保障部的簡(jiǎn)稱，就不能將其理解為原國家人事部。

公文縮略語的使用必須符合規(guī)范。首先，公文中機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)稱除了所指內(nèi)容明確外，還必須得到認(rèn)可，否則要進(jìn)行標(biāo)注，比如，中央全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組簡(jiǎn)稱“中央深改組”，由于成立較晚，使用簡(jiǎn)稱時(shí)經(jīng)常添加注釋。其次，公文中縮略語的使用必須符合下級(jí)服從上級(jí)，地方公文服從中央公文的規(guī)范。例如，“兩學(xué)一做”最早由中央提出，之后在全國范圍內(nèi)開展，其運(yùn)用和理解都不是隨意的，都必須符合規(guī)范?！拔鍐我痪W(wǎng)”是鄭州市政府公文中提出的縮略語，在鄭州市使用可以準(zhǔn)確理解，在上行文和平行文中使用就必須說明其所指，不然就不合規(guī)范。

2 檔案建設(shè)要分級(jí)整理公文縮略語

公文縮略語使用頻率高，且具有時(shí)代性和地域性，準(zhǔn)確理解檔案中的縮略語是利用檔案的關(guān)鍵因素之一，因此在檔案整理時(shí)應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地收集整理公文中的縮略語，采用注釋的手段進(jìn)行標(biāo)注。檔案作為一個(gè)系統(tǒng)工程，實(shí)行分級(jí)分類管理，公文中縮略語也應(yīng)當(dāng)分級(jí)整理，作為檔案工作的補(bǔ)充材料，采用注釋的辦法，將公文縮略語的具體所指進(jìn)行標(biāo)注。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文中的縮略語定期進(jìn)行整理，收集一段時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)的縮略語，建議省級(jí)檔案部門將每年出現(xiàn)的縮略語進(jìn)行采集整理，采用輔助資料、著作、工具書等形式印發(fā)或出版，不但能對(duì)準(zhǔn)確理解公文檔案有益，也能反映特定時(shí)間內(nèi)我國社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，為經(jīng)濟(jì)、政治等其他學(xué)科提供研究材料。

3 結(jié)論

檔案是打破時(shí)間和空間、維系人類社會(huì)整體延續(xù)性的重要體系。公文和公文形成過程中產(chǎn)生的文字材料是檔案整理的主要內(nèi)容，在這些材料中包含有大量的縮略語?？s略語的使用與公文語言的特點(diǎn)密切相關(guān)，公文縮略語類型多樣，使用頻率高；具有很強(qiáng)的時(shí)代性、地域性和規(guī)約性。公文檔案中縮略語的準(zhǔn)確理解關(guān)系到檔案的解讀和利用，因此在檔案建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地對(duì)縮略語進(jìn)行收集整理。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁輝、郭其智.公文語言學(xué)綱要[M].西安：陜西人民教育出版社，1998：1.

[2]黃伯榮、廖序東.現(xiàn)代漢語（第五版）[M].北京：高等教育出版社，2012：220

（作者單位：鄭州大學(xué)文學(xué)院 來稿日期：2017-08-20）endprint