白子瀅

[摘要]當前信息技術發(fā)展迅猛，計算機運用越來越普及，與此同時企事業(yè)單位實施了會計電算化后，對會計檔案進行信息化管理已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。會計檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠有效減輕工作人員的業(yè)務負擔，提高工作效率，并加強監(jiān)督工作的時效性。本文主要針對電算化下會計檔案管理中常見問題及其解決策略進行分析。

[關鍵詞]電算化 會計檔案管理 問題 策略

一、會計檔案管理定義

會計檔案是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。

二、電算化下會計檔案管理的常見問題

（一）檔案載體不規(guī)范?！稌嫏n案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定。但是，在實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)要么只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔而不在其他電子存儲設備進行備份；要么打印機還是使用老師針式打印機，未使用激光打印機，導致打印的紙質(zhì)檔案材料不能達到國家規(guī)定的保存時限；要么進行了電子備份，但是使用的電子存儲設備質(zhì)量不過關，導致會計數(shù)據(jù)中途損毀，無法達到規(guī)定的保存時限等問題。這方面主要是由于有些企事業(yè)單位經(jīng)濟條件較差，不能再硬件上滿足電算化工作要求；以及一些工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作水平參差不齊，沒有養(yǎng)成一天一備份并定期檢查存檔情況的職業(yè)習慣，同時他們一般只對會計電算化系統(tǒng)的使用比較熟悉，但對系統(tǒng)的維護比較陌生。

（二）電子會計檔案具有易修改風險。會計檔案的真實性和安全性是對會計工作提出的基礎要求，是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提。相對于紙質(zhì)會計檔案，電子檔案雖然具有存儲快、存量大、易查詢等諸多優(yōu)點，但是其會計數(shù)據(jù)被存儲在磁盤、光盤、優(yōu)盤、硬盤等電子存儲設備上，就在技術上具備了對相關數(shù)據(jù)進行非法修改而不留痕跡且不易發(fā)現(xiàn)的可能性。一旦，未經(jīng)授權的人員通過網(wǎng)絡或者計算機對電子數(shù)據(jù)進行復制、修改、偽造、刪除等非法操作，就會使會計信息的真實性、完整性、安全性得不到保證。因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。

（三）計算機維護、網(wǎng)絡安全等專業(yè)人員相對不足。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)維護等一系列專業(yè)的問題。但是，現(xiàn)在的問題是大部分企事業(yè)單位會計人員一般會操作電算化系統(tǒng)，但是對涉及到的計算機、網(wǎng)絡等專業(yè)了解比較少，一旦出現(xiàn)問題不能得到快速解決。同時，由于專業(yè)知識不足，可能會因為出現(xiàn)一些操作失誤，導致花費大量時間精力的工作成果付諸東流，更有甚者會導致系統(tǒng)崩潰，造成嚴重損失。

三、電算化下會計檔案管理常見問題的解決策略

（一）加強資金投入。電算化要想很好地發(fā)揮作用，必須有足夠的硬件支持。一方面，要針對本企業(yè)單位特點及實際業(yè)務需要的電算化軟件，最好能夠選擇自帶會計檔案管理功能的專業(yè)軟件，加強系統(tǒng)自身的安全防護功能，同時定期進行維護，避免長期未進行維護出現(xiàn)工作漏洞。采用先進的加密技術，安裝“防火墻”，嚴防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數(shù)據(jù)。另一方面，要配備能夠有效滿足軟件運行的計算機及網(wǎng)絡，同時配套清晰度高、保存時間長的激光打印機。

（二）健全完善電算化下會計檔案管理制度規(guī)范。計算機替代手工記賬后會計檔案增加了新的內(nèi)容，會計電算化檔案的管理現(xiàn)在已經(jīng)成為重要的會計基礎工作。要清醒認識到，制度化對于會計檔案管理的重要性，要對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等各個環(huán)節(jié)建立相應的管理制度。

（三）有效提高財務人員工作素養(yǎng)。人依然是會計檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，不抓住這個中心，不斷提升工作素養(yǎng)，就很難使電算化下會計檔案管理工作的到質(zhì)的飛躍。一方面，要定期對財務人員進行業(yè)務培訓，使工作人員不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能。另一方面，要搞好人員調(diào)配。盡量挑選那些學習能力較強、成長性好人員到會計檔案管理人員隊伍中來。

（四）切實提高思想認識。從工作人員到領導人員都應當高度認識電算化下科學規(guī)范進行會計檔案管理的重要性。要加大會計法規(guī)實施力度，強化企業(yè)負責人的第一負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，從而使會計違規(guī)違法行為無立足之地。endprint