紀(jì)偉哲

（廈門(mén)理工學(xué)院體育部 福建廈門(mén) 361024）

高校公共體育行政秘書(shū)的素養(yǎng)①

紀(jì)偉哲

（廈門(mén)理工學(xué)院體育部 福建廈門(mén) 361024）

高校公共體育行政秘書(shū)在高校公體部門(mén)中所占據(jù)的位置越來(lái)越重要，需具備公共關(guān)系思維、專業(yè)知識(shí)技能、現(xiàn)代信息處理能力。才能更好地為高等院校公共體育部門(mén)乃至整個(gè)高校行政管理工作提供支持。探討高校公共體育行政秘書(shū)的素養(yǎng)培養(yǎng)，更有著極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，可通過(guò)發(fā)揮高校教育功能、提供優(yōu)良信息環(huán)境、形成考核激勵(lì)制度進(jìn)行培養(yǎng)。

公共體育 行政秘書(shū) 素養(yǎng)

Abstract： The position of public sports administrative secretaries in colleges and universities is becoming more and more important. It requires public relations thinking, professional knowledge skills and modern information processing ability. In order to better support the public sports department and the whole university administration.Literacy cultivation of university public sports administrative secretary, have extremely strong realistic meaning, it can play through the university education function, offer good information environment, the formation of assessment and incentive system to develop.

Key Words： Public sports; Executive secretary; Literacy

公共體育部屬于高等院校的重要組成部分之一，肩負(fù)著院校體育專業(yè)之外所有學(xué)生的體育教學(xué)內(nèi)容，該部門(mén)所牽連的范圍廣，并直接關(guān)系到高等院校培養(yǎng)出優(yōu)秀的高等人才的重任。行政秘書(shū)是公共體育的重要崗位，一方面要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)行政事務(wù)工作加以協(xié)調(diào)，另一方面要處理好領(lǐng)導(dǎo)同體育教師間的各項(xiàng)工作。因此，探討高校公共體育行政秘書(shū)的素養(yǎng)及其培養(yǎng)途徑，更有著極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1 高校公體行政秘書(shū)崗位的要求

高校是進(jìn)行人才培養(yǎng)工作和知識(shí)創(chuàng)新工作的基地，由此也就決定了高校智力資源多、思想表現(xiàn)活、技術(shù)能力強(qiáng)等特點(diǎn)，這在宏觀上決定了高校公體行政秘書(shū)的高素質(zhì)要求。

首先，要有比較強(qiáng)烈的公共關(guān)系思維，并形成思維之下的相應(yīng)能力。因?yàn)楣搀w育部門(mén)涉及面很廣，學(xué)生更是包括在體育專業(yè)以外的所有院系之中，如此一來(lái)，在進(jìn)行各項(xiàng)任務(wù)安排時(shí)，行政秘書(shū)所處理的事項(xiàng)也就相應(yīng)地既多且雜。公共體育部門(mén)行政秘書(shū)人員，一定要關(guān)注到各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)工作的重要性，特別是注意在平時(shí)即同各個(gè)部門(mén)形成廣泛扎實(shí)的聯(lián)系。其次，要有相對(duì)充足的知識(shí)技能，公共體育部門(mén)行政秘書(shū)工作內(nèi)容較雜，相關(guān)人員不僅要在各項(xiàng)知識(shí)上豐富自我，同時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)注意體育、文秘以及教學(xué)管理幾個(gè)類別的知識(shí)深化。學(xué)校畢竟是教學(xué)之所，公共體育部門(mén)又有極為繁重的教學(xué)任務(wù)、排課任務(wù)、教師調(diào)課請(qǐng)假、各類教學(xué)資料留存任務(wù)等，這些都與行政秘書(shū)或多或少發(fā)生關(guān)聯(lián)，如果知識(shí)技能不充分，將無(wú)法勝任相應(yīng)工作。最后，行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)有與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代信息處理能力。公共體育部門(mén)行政管理工作，專業(yè)性強(qiáng)，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)《學(xué)校體育工作條例》以及相應(yīng)的教育部門(mén)指導(dǎo)性文件熟稔掌握，同時(shí)還要對(duì)各類檔案信息加以分類處理，教職員工及學(xué)生信息動(dòng)輒以千計(jì)，如果現(xiàn)代信息處理能力不熟練，則必然導(dǎo)致工作的費(fèi)時(shí)、易錯(cuò)，因此信息處理能力的提升應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)代行政秘書(shū)的必修功課。

2 提升高校公體行政秘書(shū)素養(yǎng)的意義

2.1 增強(qiáng)其信息處理水平

公體部門(mén)管理者在進(jìn)行決策時(shí)，必然需要大量的數(shù)據(jù)支撐為幫助，而這些數(shù)據(jù)又多數(shù)是動(dòng)態(tài)與復(fù)雜的。如果高校公體行政秘書(shū)業(yè)務(wù)素質(zhì)偏弱，那么其在處理海量數(shù)據(jù)信息時(shí)，便易于費(fèi)時(shí)出錯(cuò)，難以適應(yīng)信息化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的繁重任務(wù)。而增強(qiáng)公體行政秘書(shū)信息處理水平，則可以使其從繁重的平時(shí)事務(wù)里面解脫出來(lái)，集中更多精力去進(jìn)行信息采集端的工作，從而做好初步的信息篩選與調(diào)用任務(wù)，這樣才更符合公體行政秘書(shū)的工作職能，盡最大可能協(xié)調(diào)公體領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門(mén)的關(guān)系。

2.2 促進(jìn)各方溝通與協(xié)調(diào)

高校公體行政秘書(shū)是公共體育部門(mén)的行政管理樞紐所在，其位置作用如何，對(duì)該部門(mén)的承啟、溝通、聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作至關(guān)重要。若是站在縱向維度而言，高等院校公共體育部門(mén)行政秘書(shū)是學(xué)校管理者、各個(gè)部門(mén)直至所有師生的溝通橋梁，因此它一定要將承上啟下工作做好，讓上下交流渠道更加通暢。而如果站在橫向維度而言，它應(yīng)當(dāng)將學(xué)校各有關(guān)職能部門(mén)的溝通聯(lián)系做好，及時(shí)進(jìn)行信息協(xié)調(diào)。而無(wú)論是縱橫哪個(gè)維度，都需要行政秘書(shū)保證人際溝通的通暢性。培養(yǎng)提升高等院校行政秘書(shū)素質(zhì)的一個(gè)重要意義，也就在于從促進(jìn)其各方溝通與協(xié)調(diào)能力的角度，使之盡最大可能發(fā)揮其本職優(yōu)勢(shì)，從而讓其工作表現(xiàn)出規(guī)范性與嚴(yán)密性。

2.3 增強(qiáng)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策能力

在當(dāng)今社會(huì)，高校公體行政秘書(shū)工作已經(jīng)遠(yuǎn)非打字、整理文件、接打電話那么簡(jiǎn)單，更主要的是可以給管理者提供必要的智力支持，也就是做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀工作，使管理者能在更短的時(shí)間內(nèi)給出科學(xué)合理決策，使相關(guān)體育管理工作的可行性研究更有價(jià)值。而值得注意的是，正確決策并非是一次就能決定下來(lái)的結(jié)果，往往需要在長(zhǎng)期研究與磨練中形成，這同樣需要大量信息的處理，亦即需要行政秘書(shū)的重要輔助。

3 培高校公體行政秘書(shū)的途徑

3.1 將高校培養(yǎng)教育功能發(fā)揮出來(lái)

對(duì)于高等院校公共體育部門(mén)來(lái)說(shuō)，具有高校幾乎所有的優(yōu)勢(shì)，即新思想傳播優(yōu)勢(shì)、人才聚集優(yōu)勢(shì)、科研項(xiàng)目研發(fā)優(yōu)勢(shì)等，特別是在信息資源方面，公共體育部門(mén)更有著其他部門(mén)難以比擬的強(qiáng)項(xiàng)，其中所涉及的師生資源完整、信息系統(tǒng)龐大，信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)。正是因?yàn)檫@樣，高校公共體育部門(mén)可以借助其自身優(yōu)勢(shì)，給行政秘書(shū)以定期或者專項(xiàng)信息培訓(xùn)指導(dǎo)。在培訓(xùn)與指導(dǎo)過(guò)程中，首先需要注意培養(yǎng)目標(biāo)的明確性，這方面是行政秘書(shū)素質(zhì)素養(yǎng)提升的出發(fā)點(diǎn)，另一方面也可以說(shuō)是衡量一個(gè)行政秘書(shū)是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)。培養(yǎng)目標(biāo)的明確性，不但要強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)在內(nèi)容及方式上的規(guī)范性，同時(shí)還需要有明確的導(dǎo)向方法，使行政秘書(shū)可以依目標(biāo)積極地努力追求。高校公共體育部門(mén)制定形成的培養(yǎng)目標(biāo)大致可以包含下述幾方面的內(nèi)容。一是利用不同路徑及時(shí)且準(zhǔn)確地取得信息。二是按照本部門(mén)行政秘書(shū)的實(shí)際工作需求，對(duì)利用不同手段取得的信息加以辨別，去偽存真，取其精華、去其糟粕，并對(duì)精華信息加以重新組合，為信息綜合利用做好前期準(zhǔn)備。三是可以對(duì)各類信息創(chuàng)新性應(yīng)用，即在正確分析的前提下，提煉出與行政秘書(shū)工作相符的內(nèi)容，讓領(lǐng)導(dǎo)決策更加趨向合理。四是讓行政秘書(shū)能夠積極接觸各類與自身職業(yè)有關(guān)的新知識(shí)、新技能。

3.2 為素質(zhì)培養(yǎng)奠定優(yōu)良信息環(huán)境

優(yōu)良信息環(huán)境能夠保證高校公共體育行政秘書(shū)可以積極提升自身信息應(yīng)用素質(zhì)，從而讓秘書(shū)人員的工作能力更強(qiáng)。對(duì)此，高等院校需要在幾個(gè)角度做好優(yōu)良環(huán)境培養(yǎng)工作，首先，增加信息素質(zhì)必要性的宣傳工作力度，按照我國(guó)現(xiàn)階段高校發(fā)展建設(shè)實(shí)際情況，并結(jié)合社會(huì)整體環(huán)境趨勢(shì)，從不同角度對(duì)高等院校行政秘書(shū)進(jìn)行相關(guān)宣傳教育，特別是強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的相關(guān)政策法規(guī)等，讓行政秘書(shū)可以隨時(shí)意識(shí)到自身素質(zhì)同信息社會(huì)的關(guān)聯(lián)。其次，學(xué)校要做好校園范圍內(nèi)的信息設(shè)施建設(shè)工作，從統(tǒng)籌規(guī)劃的角度，為行政秘書(shū)綜合素質(zhì)培養(yǎng)尤其是信息素質(zhì)培養(yǎng)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)與環(huán)境基礎(chǔ)。學(xué)校要從物資、場(chǎng)所、器材、技術(shù)等多個(gè)角度，促進(jìn)信息技術(shù)與行政秘書(shū)工作的關(guān)聯(lián)性，以便讓信息技術(shù)真正步入到行政秘書(shū)工作中去，努力使行政秘書(shū)形成運(yùn)用信息技術(shù)的基本能力素養(yǎng)。最后是建立形成信息更新制度，讓行政秘書(shū)自身素質(zhì)與信息技術(shù)外部環(huán)境得到同時(shí)提升。

3.3 形成針對(duì)性考核激勵(lì)制度

高等院校公共體育部門(mén)需要將本部門(mén)行政秘書(shū)工作人員個(gè)人素質(zhì)同其崗位資格、薪酬待遇考核結(jié)合起來(lái)，并建立形成從素質(zhì)提升到工作績(jī)效再到個(gè)人待遇整體聯(lián)系的激勵(lì)機(jī)制?？梢哉f(shuō)，這種機(jī)制是真正提高高等院校公共體育行政秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)素養(yǎng)的核心方式。學(xué)校要利用制定形成一整套與現(xiàn)代社會(huì)背景、學(xué)?，F(xiàn)實(shí)情況相統(tǒng)一績(jī)效考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)的辦法，借助精神與物質(zhì)雙重獎(jiǎng)勵(lì)、職稱與職務(wù)雙重把關(guān)的輔助，充分調(diào)動(dòng)行政秘書(shū)素質(zhì)素養(yǎng)提升的潛能，使其更主動(dòng)地投入到相關(guān)工作中來(lái)。反之，對(duì)于那些素質(zhì)素養(yǎng)表現(xiàn)偏弱，難以與公共體育部門(mén)工作相協(xié)調(diào)的行政秘書(shū)，則要按照計(jì)劃進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，或者有步驟地使之分流轉(zhuǎn)崗?？傊?，這種針對(duì)性較強(qiáng)，同時(shí)又能嚴(yán)格執(zhí)行的考核激勵(lì)制度，無(wú)形中可以給行政秘書(shū)素質(zhì)素養(yǎng)提升以推動(dòng)作用，使之在大環(huán)境的促使下必須進(jìn)行自身知識(shí)與技能的變革。

3.4 實(shí)施嚴(yán)格化培訓(xùn)制度

高等院校必須制定形成包括公共體育行政秘書(shū)在內(nèi)的秘書(shū)群體素質(zhì)素養(yǎng)培訓(xùn)制度，要計(jì)劃鮮明、重點(diǎn)突出地對(duì)學(xué)校行政秘書(shū)加以培養(yǎng)培訓(xùn)，特別是要增加對(duì)行政秘書(shū)崗前培訓(xùn)，使其在上崗之后能夠迅速進(jìn)入到工作狀態(tài)。公共體育部門(mén)行政秘書(shū)在上崗之前，不但要廣泛接觸高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、行政管理學(xué)，還有秘書(shū)、文書(shū)方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要關(guān)注公共體育部門(mén)的專業(yè)內(nèi)容，如體育教育、體育心理等。而當(dāng)行政秘書(shū)正式進(jìn)入到工作崗位以后，學(xué)校管理部門(mén)還需要鼓勵(lì)他們利用報(bào)考電大或者函授的形式，為自身素質(zhì)素養(yǎng)提高再做努力。而學(xué)校亦應(yīng)主動(dòng)、適時(shí)開(kāi)辦與之相對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)班，鼓勵(lì)行政秘書(shū)投入到教育培訓(xùn)活動(dòng)中來(lái)。與此同時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)行政秘書(shū)參加在職的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，并在交流之后撰寫(xiě)相關(guān)學(xué)術(shù)論文，以理論水平的提升促進(jìn)其實(shí)踐能力的進(jìn)步。另外，高校在針對(duì)公共體育行政秘書(shū)的培養(yǎng)過(guò)程中，所形成的各項(xiàng)培訓(xùn)制度不應(yīng)當(dāng)是一成不變的，而是要按照時(shí)代發(fā)展與學(xué)校實(shí)際情況的改變，對(duì)各項(xiàng)培訓(xùn)制度加以隨時(shí)更新，以達(dá)到內(nèi)容的系統(tǒng)性、多樣性，特別是時(shí)代性要求。相信只要在嚴(yán)格培養(yǎng)培訓(xùn)制度的影響下，高校公共體育行政秘書(shū)的自身素養(yǎng)定能有一個(gè)穩(wěn)定而扎實(shí)的進(jìn)步。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前知識(shí)變革的時(shí)代，高校公共體育行政秘書(shū)在高校公體部門(mén)中所占據(jù)的位置越來(lái)越重要，行政秘書(shū)只有持續(xù)更新自身素質(zhì)，盡一切可能掌握更多的管理知識(shí)，同時(shí)在溝通技巧上強(qiáng)化自身能力，積極以勤奮、高效、敬業(yè)、務(wù)實(shí)的原則要求自己，才能更好地為高等院校公共體育部門(mén)乃至整個(gè)高校行政管理工作提供支持。

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G462

A

2095-2813(2017)09(a)-0122-03

10.16655/j.cnki.2095-2813.2017.25.122

紀(jì)偉哲(1988，12—)，男，漢族，福建廈門(mén)人，本科，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高校體育行政管理。