文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 李倬倩

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案處理的規(guī)范化研究

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 李倬倩

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理十分重要。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)的推波助瀾之下，醫(yī)學(xué)院校在檔案處理上開始逐步規(guī)范化，其整體的信息化水平也在全面提升。

醫(yī)學(xué)院校；教務(wù)檔案處理；規(guī)范化；研究

教務(wù)檔案工作作為醫(yī)學(xué)院的管理工作之一，在管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，教務(wù)檔案能夠全面規(guī)范醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)管理水平。在教學(xué)改革中，教務(wù)檔案是檔案管理的重要組成，但是在目前醫(yī)學(xué)院的教務(wù)檔案管理工作中，任然存在許多問題，我們需要在現(xiàn)有檔案管理的基礎(chǔ)上不斷對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并且針對(duì)這些問題提出有效的解決方案以及創(chuàng)新的管理模式。接下來，我們針對(duì)醫(yī)學(xué)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深度剖析。

一、醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案處理概況分析

(一)處理現(xiàn)狀分析。在醫(yī)學(xué)院校，檔案的管理水平已經(jīng)逐步走向了信息化，很多檔案已經(jīng)開始采用電子檔案的管理方式進(jìn)行管理。但在具體的管理中，其管理水平依然有待提升，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備，只是簡(jiǎn)單地對(duì)人員基本信息進(jìn)行登記，使其應(yīng)用無法得到真正發(fā)揮。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用相對(duì)較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)學(xué)院校檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中。在檔案的整體管理中，很多院校表現(xiàn)得參差不齊。為了使檔案處理的規(guī)范性得到提升，需要采取各種不同的方式對(duì)其檔案進(jìn)行科學(xué)性的管理，讓檔案逐步信息化、規(guī)范化。

（二）檔案規(guī)范化管理的意義。對(duì)于醫(yī)學(xué)院校而言，檔案的規(guī)范性管理十分重要，能讓檔案的整體結(jié)構(gòu)更加清晰，方便管理人員的查詢。同時(shí)檔案的審核以及備份都能讓檔案的管理更加科學(xué)化。醫(yī)學(xué)院校的檔案管理相對(duì)而言較為復(fù)雜，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范性的管理能夠有效避免出現(xiàn)管理錯(cuò)誤，能夠讓檔案查詢?nèi)藛T分類別進(jìn)行綜合查詢。

二、醫(yī)學(xué)院檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，檔案資料不完整。目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作人員的思維模式較為陳舊，對(duì)檔案管理理念的認(rèn)識(shí)不充分。由于受到傳統(tǒng)的“就事論事”思想的影響，在檔案管理過程中，對(duì)于規(guī)章條例過于重視，而缺乏“以人為本”的管理理念。檔案管理工作人員集體意識(shí)薄弱，甚至出現(xiàn)“官本位”的思想觀念。在工作中獨(dú)斷專行。檔案管理的缺陷長(zhǎng)期得不到解決，問題進(jìn)一步擴(kuò)大化。在工作中，難以適應(yīng)現(xiàn)代的新型檔案管理價(jià)值體系，管理質(zhì)量低下。

（二）不完善的管理體系，檔案缺乏合理利用性。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)醫(yī)學(xué)院的管理格局以及檔案管理運(yùn)行方式為“科層制”，這種現(xiàn)象直接導(dǎo)致官僚主義在醫(yī)學(xué)院管理體系中的盛行，這種類似于政府部門的設(shè)置，執(zhí)行度低下，工作人員數(shù)量較多，也造成檔案管理工作的靈活度下降。在檔案館管理過程中，不能及時(shí)解決工作中的問題，行政化的管理手段對(duì)完善檔案管理制度造成一定的阻礙。另一方面，醫(yī)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部權(quán)力構(gòu)架復(fù)雜，部分領(lǐng)導(dǎo)利用職權(quán)謀取私利。對(duì)醫(yī)學(xué)資源極大地浪費(fèi)，更是對(duì)醫(yī)學(xué)院長(zhǎng)久發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，醫(yī)學(xué)的學(xué)術(shù)發(fā)展步伐也將變得緩慢。由于教務(wù)檔案管理的弊端，更加劇了教師與領(lǐng)導(dǎo)人員中間的矛盾，檔案實(shí)際記載出現(xiàn)問題，以至于現(xiàn)有檔案不能為醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究提供切實(shí)的幫助。

（三）檔案管理方式落后，加大檔案管理工作任務(wù)。檔案管理工作主要分為收集信息、對(duì)信息進(jìn)行分類、保存完善等幾個(gè)部分。檔案管理工作方式要根據(jù)具體的情況，對(duì)信息進(jìn)行合理的研究，然后采用合適的檔案管理方法以及檔案管理工具。但是，目前醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作主要依靠人力手工操作完成，不僅加大了檔案管理過程中的工作量，而且不能完全保障檔案管理的精準(zhǔn)度。檔案管理過程中，工作往往環(huán)環(huán)相扣，人力手工操作過程中出現(xiàn)的問題，更是加大了醫(yī)學(xué)院資源的浪費(fèi)。機(jī)械化和自動(dòng)化的管理方式并未引入醫(yī)學(xué)院檔案管理的工作中，檔案的整理以及檢索等一系列工作不僅耗時(shí)耗力，最終效果往往也不盡如人意。

三、醫(yī)學(xué)院教務(wù)檔案管理的改善措施

（一）加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案工作作為教學(xué)管理的重要組成部分，需要每個(gè)工作人員共同去完成。學(xué)院應(yīng)根據(jù)檔案學(xué)理論制定科學(xué)的檔案管理?xiàng)l例，工作人員通過基本的檔案學(xué)理論，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的研究，積極配合醫(yī)學(xué)院的科研工作。學(xué)院可以《中華人民共和國(guó)檔案管理法》為依據(jù)，為學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作制定基本的工作準(zhǔn)則，科學(xué)的責(zé)任制度，以此來規(guī)范學(xué)院的教務(wù)檔案管理工作。定期組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，以提高檔案管理人員的基本工作素質(zhì)。只有檔案管理人員的基本工作素質(zhì)和檔案管理的基本技能得到提高，檔案管理工作的工作效率才能得到保障。要提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。做好具體分工，各個(gè)科室的檔案管理人員要明確自己的工作范圍，定期做好檔案的收集、檢查以及歸檔工作。避免檔案丟失的現(xiàn)象，為檔案工作提供最基礎(chǔ)的保障。

（二）教務(wù)管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及為教務(wù)檔案管理提供了硬件支持。教務(wù)管理方式是運(yùn)用新型的技術(shù)，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，為檔案的管理工作提高工作效率。實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要從以下幾點(diǎn)著手：首先，建立目錄查詢系統(tǒng)，將已有的檔案分類錄入系統(tǒng)。然后，檔案一體化管理前期，對(duì)公開信息以及電子檔案進(jìn)行及時(shí)追蹤和記錄，每份檔案的修改、存儲(chǔ)以及傳送各個(gè)過程都要進(jìn)行實(shí)時(shí)登記，建立完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，需要建立一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢酝ㄟ^云數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動(dòng)化，需要將H I S信息管理技術(shù)應(yīng)用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)學(xué)院校已經(jīng)開始實(shí)現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存效果，進(jìn)行了信息檔案的整體備份，這樣其信息數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的更新和維護(hù)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個(gè)整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excL進(jìn)行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對(duì)于不同信息文件的份數(shù)以及頁(yè)數(shù)一定要與電子檔案進(jìn)行全面的對(duì)應(yīng)，從而達(dá)到良好的設(shè)計(jì)效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，檔案信息在經(jīng)過前臺(tái)處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)人員要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行上傳并進(jìn)行良好的維護(hù)，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。

（三）推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。檔案管理逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，這就要求檔案管理人員掌握檔案管理過程中的計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，并通過計(jì)算機(jī)對(duì)教務(wù)檔案進(jìn)行管理。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，不斷提高技術(shù)水平。檔案管理工作人員需要利用嫻熟的技能緊追教務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)進(jìn)程。為廣大師生對(duì)教務(wù)檔案的查詢提供方便。同時(shí)，通過現(xiàn)代化的教務(wù)檔案管理技術(shù)，為檔案的收集進(jìn)行提前管理，最終保障檔案的完整度。通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類，為今后檔案的使用和查詢提供方便。檔案整理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，計(jì)算機(jī)檔案信息要做到及時(shí)更新，線上與線下相統(tǒng)一，以避免互聯(lián)網(wǎng)檔案信息的失誤。

醫(yī)學(xué)院教務(wù)檔案工作作為醫(yī)學(xué)院研究工作的基礎(chǔ)工作，對(duì)于整個(gè)學(xué)校的社會(huì)地位有著一定的影響。教務(wù)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠減少工作中的失誤，提高檔案整理工作的準(zhǔn)確性，還能為學(xué)生和教師提供的教研工作提供便利。檔案管理工作也更加系統(tǒng)化。當(dāng)然，作為檔案管理工作人員，要努力提高自身的專業(yè)技能，不斷完善檔案管理工作中的缺陷。在工作中嚴(yán)格按照學(xué)院的規(guī)章制度，以身作則。以高度的責(zé)任感為醫(yī)學(xué)院的教務(wù)檔案管理工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，為學(xué)校檔案工作的安全性和可靠性作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)學(xué)院校的檔案處理十分重要，能夠讓檔案的整體管理更加具有科學(xué)性以及合理性。醫(yī)學(xué)院校在進(jìn)行檔案管理過程中，需要采取多種管理方式，讓檔案的管理逐步信息化以及規(guī)范化。在整體的檔案管理中常常會(huì)遇到諸多的困難，需要結(jié)合管理中的各種問題，對(duì)醫(yī)學(xué)院校的檔案管理體系進(jìn)行全面性優(yōu)化。讓醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案處理更為規(guī)范，達(dá)到理想的檔案管理效果。

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