文/中國石化集團西南石油局石油天然氣銷售處 王擎

新形勢下石油企業(yè)如何開展辦公室管理工作

文/中國石化集團西南石油局石油天然氣銷售處 王擎

本文主要結(jié)合石油企業(yè)的特點，以辦公室管理工作特點和重要性作為出發(fā)點，并針對管理問題從健全和完善管理制度、提高管理人員綜合素質(zhì)等方面探討了開展辦公室管理工作的建議，以期為提高石油企業(yè)辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量提供一些參考和意見。

新形勢；石油企業(yè)；辦公室管理

新形勢下，現(xiàn)代石油企業(yè)要想在殘酷的市場競爭中得到長遠健康發(fā)展，需要做好內(nèi)部管理工作。辦公室工作屬于內(nèi)部工作體系的一部分，在提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量方面占據(jù)著重要地位。因此為保障石油企業(yè)辦公室管理工作和企業(yè)決策的科學性和正確性，需要積極開展辦公室管理工作。

一、特點、重要性和困境

（一）特點。特點有三：其一，承擔企業(yè)事務(wù)性工作。為滿足業(yè)務(wù)的需求，辦公室工作崗位較多，其崗位人員主要負責企業(yè)相關(guān)事務(wù)性工作，比如文秘工作、基層檔案管理工作、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)等。其二，企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)部門。企業(yè)辦公室崗位人員肩負多重身份，不僅需要扮演協(xié)調(diào)者角色，還需要充當消息傳遞者角色，將上級領(lǐng)導(dǎo)下達的命令或者任務(wù)傳遞給各個部門，并將各部門的建設(shè)性意見或者任務(wù)完成結(jié)果及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)。其三，積極參與企業(yè)決策。為進一步提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學性和正確性，需要辦公室職員積極參與到?jīng)Q策過程中，并在日常工作中展開調(diào)查和分析，收集資料、整理方案，進而擴寬科學決策渠道，促使決策的科學性和正確性得到提高。

（二）重要性。在新形勢下，辦公室的工作職能較為全面，在企業(yè)管理體系中占據(jù)著重要地位。對于石油企業(yè)而言，要想在當前形勢下提高綜合競爭優(yōu)勢，需要結(jié)合企業(yè)辦公室管理工作實況，積極調(diào)整和管理辦公室工作，實現(xiàn)提高辦公室服務(wù)質(zhì)量和管理效率的目的。在這樣的前提條件下，石油企業(yè)才能在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展。在制定管理方案或者戰(zhàn)略計劃時，辦公室人員應(yīng)積極收集信息、整理方案，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員提供參考，進而保障戰(zhàn)略計劃和管理方案的科學性和針對性。假設(shè)在這一過程中，辦公室人員的工作態(tài)度不明確、工作積極性不高、管理不夠科學，就會造成信息出現(xiàn)偏差，進而導(dǎo)致決策失誤。由此可見，辦公室科學管理在促進企業(yè)長遠健康發(fā)展方面具有重要意義。另外，石油企業(yè)辦公室人員需要加強與領(lǐng)導(dǎo)人員之間的溝通與交流，將企業(yè)政務(wù)工作有效落到實處，并結(jié)合政務(wù)工作執(zhí)行實況制定相應(yīng)的總結(jié)和報告，組織相關(guān)會議和活動，從而提高企業(yè)辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）困境。石油企業(yè)大多都是國營性質(zhì)的，就我單位的情況來看，存在員工收入低、任務(wù)重的狀況，導(dǎo)致部分員工積極性不高。部分石油企業(yè)的組織管理結(jié)構(gòu)過于復(fù)雜，工作人員之間工作內(nèi)容的重疊性較高以及有的崗位安排的工作人員數(shù)量超出了該崗位內(nèi)容的需要，大大降低了工作的效率。同時存在部分基層單位人員配置不合理，一人多崗情況嚴重，加之“一崗雙責”理念的推廣，工作壓力驟增，相應(yīng)的福利薪酬低，導(dǎo)致員工思想波動大，工作效率低、質(zhì)量差。

隨著全球經(jīng)濟發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變以及我國生產(chǎn)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，給石油企業(yè)帶來的巨大的挑戰(zhàn)，石油企業(yè)內(nèi)部的管理面臨著巨大機遇的同時也面臨著巨大的問題和挑戰(zhàn)。所以，結(jié)合現(xiàn)有的市場經(jīng)濟環(huán)境，分析和管理企業(yè)內(nèi)部所面臨的情況，結(jié)合石油行業(yè)的特點、產(chǎn)品特點、石油企業(yè)的行業(yè)要求，加強本公司的內(nèi)部管理工作，是應(yīng)對這些問題與挑戰(zhàn)的前提。

二、存在的問題

（一）思想不到位。目前，大部分石油企業(yè)辦公室人員的思想素質(zhì)欠佳，對辦公室管理工作不夠重視，也沒有充分認識到辦公室管理工作在促進石油企業(yè)發(fā)展方面的積極作用。辦公室不僅是石油企業(yè)的一個管理部門，也是一個指揮機關(guān)。作為指揮機關(guān)，它需要扮演好協(xié)調(diào)者和指揮者的角色。因此作為辦公室的一員，需要結(jié)合企業(yè)各個部門的工作情況，針對各部門工作問題，積極展開調(diào)查和分析，收集資料和整理方案，制定具有針對性的解決措施，從而確保企業(yè)內(nèi)部各項工作的順利展開。但是由于企業(yè)辦公室人員思想認識缺位，普遍認為辦公室是一個獨立的部門，與企業(yè)其他各部門之間沒有任何實質(zhì)性聯(lián)系。這是導(dǎo)致石油企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量低下的主要因素。

（二）沒有健全和完善的規(guī)章制度。任何企業(yè)的發(fā)展都需要建立內(nèi)部規(guī)章制度，對于石油企業(yè)而言，要想在殘酷的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，除了擁有良好的產(chǎn)品之后，還需要完善的規(guī)章制度作為保障，才能確保企業(yè)各項工作的有序進行。規(guī)章制度不健全、不完善，是造成企業(yè)辦公室管理工作效率低下的關(guān)鍵要素。在實際管理工作中，由于沒有規(guī)章制度制約的限制，辦公室人員的工作不夠規(guī)范，且在工作中更多考慮到人與人之間的利益關(guān)系問題，造成責任主體不明確、容易出現(xiàn)諸多違規(guī)問題，也就導(dǎo)致辦公室管理工作流于形式，沒有任何現(xiàn)實性作用與意義。

（三）工作執(zhí)行能力差。執(zhí)行力就是把目標變成行動，把行動變成結(jié)果的能力。對于一個組織，是長期戰(zhàn)略一步步落到實處的能力。執(zhí)行力是取得成功的必要條件，個人和集體的成功都離不開好的執(zhí)行力。當既定目標和戰(zhàn)略方向已經(jīng)或基本確定，這時候執(zhí)行力就變得尤為關(guān)鍵。

部分企業(yè)的管理模式比較陳舊，未能在全方位、高層次上做出對工作的預(yù)見性，固守傳統(tǒng)的指揮、監(jiān)督的管理思維，往往會使工作人員的執(zhí)行能力變得更差，裹足不前，周而復(fù)始地進入了“死循環(huán)”

由于部分企業(yè)的組織管理結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，部門之間、員工之間工作重疊性較大，一些員工不知道這件事情是該做還是不該做，而管理者也不清楚這項工作到底該由誰來完成，或者是這項工作是由誰完成的，一旦出現(xiàn)了工作上的失誤，溯源就比較麻煩。還有的辦公室工作人員把自己定位成是事務(wù)性的工作人員，上級安排什么工作自己就做什么工作，不會積極思考領(lǐng)導(dǎo)下一步的工作計劃，在辦事的過程中也缺乏有效的溝通，制定的工作計劃和措施未能給領(lǐng)導(dǎo)者的工作帶來便利，而是整天忙于處理瑣碎的事務(wù)。這樣長期下去，導(dǎo)致辦公室人員的執(zhí)行能力不強、未對自己的工作崗位進行一個清晰的定位，在工作中遇到什么困難就去解決困難，困難解決完成后就等事情做，忽視信息收集的重要性，從而使決策層的決策得不到相關(guān)數(shù)據(jù)的支持，造成重大的損失。

（四）缺乏激勵機制。由于石油企業(yè)沒有積極引入競爭激勵機制，造成辦公室工作人員工作積極性和主動性不高。除了客觀因素之外，辦公室人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，加之干部人事崗位淘汰競爭機制缺乏，造成辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量不高。這也是造成石油企業(yè)辦公室工作進步空間不大的主要因素。

（五）辦公室人員綜合能力不強。辦公室工作崗位較多、工作內(nèi)容覆蓋面較廣、項目多，因此對工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)要求較高。對于辦公室工作人員，除了具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識之外，還需要具有較寬的專業(yè)技能基礎(chǔ)。比如文秘專業(yè)知識、檔案管理知識、財務(wù)知識等。但是目前我國大部分石油企業(yè)的辦公室管理人員并非專業(yè)學校出身，因此其綜合能力不強，是造成辦公室管理工作效率低下的又一主要因素。加之部分工作人員工作態(tài)度不明確、精神面貌不佳、上進心缺乏、接待客人不熱情、建言獻策不夠主動、不按規(guī)定辦事、責任心不足，造成辦公室工作水平不高。

三、辦公室管理工作的建議

（一）提高辦公室人員思想意識。石油企業(yè)作為提升我國國民經(jīng)濟的支柱行業(yè)，需要結(jié)合市場發(fā)展新態(tài)勢，積極展開思想政治教育工作，加大對辦公室人員的思政教育力度，從而達到培養(yǎng)辦公室人員職業(yè)素養(yǎng)的目的。辦公室應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理工作情況和發(fā)展實況，針對內(nèi)部管理和發(fā)展問題，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定具有針對性的解決方案和發(fā)展措施，并積極加強與企業(yè)各部門之間的溝通與聯(lián)系，進而認真貫徹落實黨和國家的政策與方針，提升辦公室人員自身理論功底和戰(zhàn)略思維。

（二）提升服務(wù)意識?，F(xiàn)階段，企業(yè)的管理方向和服務(wù)方向應(yīng)以市場為主，并結(jié)合市場和自身發(fā)展情況改變管理理念，積極引入“管理即為服務(wù)”的管理理念，實現(xiàn)轉(zhuǎn)變辦公室人員管理理念和服務(wù)態(tài)度的目的。這就需要辦公室人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，并加強對辦公室管理工作的重視，充分認識到辦公室管理工作在石油企業(yè)管理體系的重要作用和意義，在日常工作中不斷強化服務(wù)意識、擴寬工作領(lǐng)域、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，進而維護石油企業(yè)的市場形象。

（三）提高辦公室工作人員的執(zhí)行力。辦公室工作具有特殊性，每一個小的細節(jié)都不能忽視，要提高員工的執(zhí)行力，關(guān)鍵點就是目標（任務(wù)）明確，使員工明確工作方向；工作方法得當，具有可操作性；考核監(jiān)督到位。比如辦公室工作人員在進行文稿起草的時候，可以根據(jù)公司既定的階段性目標和規(guī)劃，提前進行相關(guān)文稿的起草工作，留給自己相對寬裕的時間。要理解領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，深入工作基層收集文稿起草的相關(guān)資料和信息，同時也留給了管理層寬裕的時間對文稿進行評判，以便形成相關(guān)的工作部署。在進行客戶接待的工作就更加顯得重要了，如果不對客戶接待的事務(wù)進行提前規(guī)劃，不盡早進行方案的制定，而且方案的制定也顯得倉促或者是不周全，在客戶接待的過程中就會導(dǎo)致這樣那樣的問題，因小失大，影響到公司的整體布局。

由此看來，提高辦公室員工的執(zhí)行力不是不可能做到。辦公室員工們也要常常反思相關(guān)的工作問題，從自身出發(fā)，找出自己在工作中的態(tài)度問題，即“六何追問法”?！皐hat”，應(yīng)該處理那些事情，做這件事情的相關(guān)工作步驟是否妥當；“why”問什么要采取這一步驟，如果省掉這一步驟結(jié)果會怎樣；“where”這一步驟應(yīng)該在什么地方進行；“when”這一步驟在什么時間做作合適；“who”這一步驟有什么人來具體實施最合適；“how”這一步驟用什么方法做達到的效果最好。

（四）健全和完善規(guī)章制度。在新形勢下，石油企業(yè)要想取得競爭優(yōu)勢、樹立良好的企業(yè)形象，需要結(jié)合內(nèi)部管理實況健全和完善規(guī)章制度，從而確保辦公室各項工作的有序展開。規(guī)章制度的提出和建立，既可以提高管理工作的規(guī)范性，又可以增強辦公室人員的責任意識，進而將辦公室管理工作落實到企業(yè)內(nèi)部管理體系和工作實質(zhì)中。與此同時，針對石油企業(yè)內(nèi)部激勵機制的不健全和完善這一問題，企業(yè)應(yīng)積極引入科學的獎懲制度，并健全和完善激勵機制，避免辦公室管理工作流于形式。

（五）提高人員綜合素質(zhì)。新形勢下，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合市場發(fā)展新態(tài)勢，采用科學有效的方式引導(dǎo)辦公室管理人員轉(zhuǎn)變管理理念和管理方式。比如鼓勵員工加強自我學習，營造學習型企業(yè)的氛圍，鼓勵創(chuàng)新，開展聯(lián)誼活動和內(nèi)部人員培訓活動等，其目的是提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，進而實現(xiàn)提高辦公室管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。

四、結(jié)束語

新形勢下，石油企業(yè)的發(fā)展離不開辦公室管理工作的有效性。這就需要企業(yè)結(jié)合辦公室工作具體落實情況制定具有針對性的規(guī)章制度，提高人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而為辦公室工作提供不竭動力。

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