王慶齡

自媒體時代電子文件歸檔方式分析

王慶齡

現(xiàn)如今，多媒體的出現(xiàn)使信息的傳播快速普及到人民群眾當中，媒體可以記錄當下時代的社會風(fēng)氣與特征，信息管理中檔案保存的工作應(yīng)及時完善，電子文件為許多企業(yè)當中信息的管理工作提供便利。媒體是電子文件歸檔的重要組成部分，推動信息管理工作走向科學(xué)化管理的道路。

媒體時代 電子文件 歸檔

現(xiàn)代社會的經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)在不斷地發(fā)展更新，檔案管理工作的進行相比于之前出現(xiàn)了更多的問題，在工作初期如果沒有將電子文件歸檔工作做好的話，到后期工作上就會出現(xiàn)更大的漏洞。歸檔文件可以將信息來源與信息儲存工作清晰地劃分開來，電子文件的歸檔在信息管理工作當中占有非常重要的部分，它具有證據(jù)價值，是發(fā)生問題時解決糾紛的基準。

一、自媒體的概念

（一）電子文件的歸檔方法

在檔案管理工作當中，電子文件歸檔至關(guān)重要，自媒體是當下社會比較流行的信息傳播渠道，正在向大眾群體普及。電子文檔歸檔的方法有邏輯歸檔和物理歸檔兩種。邏輯歸檔是通過網(wǎng)絡(luò)的連接將文件轉(zhuǎn)移到其他部門，但是在轉(zhuǎn)移當中單純只是將文件的邏輯地址轉(zhuǎn)移，實際上，相關(guān)部門只有查閱的功能，并不能徹徹底底的掌握文件，所以，一旦發(fā)生意外導(dǎo)致電子文件銷毀，其中的內(nèi)容也會一并銷毀，由此看來，邏輯歸檔的方式并不能從根源上將電子文件轉(zhuǎn)移，無法掌控文件的實際操作權(quán)。另外一種方法是物理歸檔，物理歸檔是通過將文件傳輸?shù)姆绞綄⑽募Υ嬖谳d體上移交給檔案管理相關(guān)單位，是連同電子文件的物理位置一起轉(zhuǎn)移，通過載體將文件完整無誤地轉(zhuǎn)移發(fā)送到相關(guān)部門，這種方法更加的完整，使檔案部門抓住了對文件掌控的實際操作權(quán)。相比于邏輯歸檔，這種方式更為大眾所認可，保持了電子文件的完整度，也從根源上避免了一些意外的發(fā)生。

（二）自媒體與電子文件之間的關(guān)聯(lián)

網(wǎng)絡(luò)信息資源在迅速地增長，有很多互聯(lián)網(wǎng)用戶自己成立社交網(wǎng)站，使網(wǎng)絡(luò)信息資源更具有隨意性，信息來源廣泛且紛雜不一，此時應(yīng)該正確的判斷有利信息進行歸檔，主觀和客觀地去判斷網(wǎng)絡(luò)信息的價值。自媒體是電子文件歸檔的信息來源，現(xiàn)在化信息技術(shù)在不斷地發(fā)展，電子產(chǎn)業(yè)融入到生活中的各個角落，人類全面的進入信息化時代，企業(yè)當中的智能越來越受人們應(yīng)用。自媒體時代在社會當中覆蓋面甚廣，通過網(wǎng)絡(luò)傳播，這些有價值的信息便成為電子文件歸檔的來源，在生活當可以作為證據(jù)存在[1]。

二、自媒體時代中電子文件的歸檔方法

（一）準確無誤的操作登記

相比于之前的信息管理，現(xiàn)有的電子文件時代改善了過去的紙質(zhì)信息化時代存在的種種問題，舊時代的紙質(zhì)文件具有更改性和復(fù)制性，這種方式極易造成文件的真實性損傷，而現(xiàn)在的電子文件恰好解決了這一問題，電子文件的備份并不能從根源上更改控制權(quán)和實際操作權(quán)，要想將電子文件歸檔，就必須將實際操作權(quán)一起轉(zhuǎn)移，由此可以看出電子文件在歸檔時需將穩(wěn)健的載體一同轉(zhuǎn)移，相比于紙質(zhì)文件更具有安全性和保險性[2]。

（二）加強開發(fā)電子文件

電子文件是檔案資源的重要組成部分，而只有將資源合理的運用才會對社會的發(fā)展起到幫助作用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件技術(shù)不能滿足現(xiàn)代化人類的工作需求，我們需要將更多的科學(xué)技術(shù)融入到電子文件的歸檔當中，積極地去挖掘電子文件信息資源，為社會經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻。且現(xiàn)在化信息技術(shù)在不斷地發(fā)展，電子產(chǎn)業(yè)融入到生活中的各個角落，人類全面的進入信息化時代，企業(yè)當中的智能越來越受人們應(yīng)用，更應(yīng)該將這種電子文件加以研究開發(fā)，讓電子文件歸檔的方式被更多地人們運用，有效地推動社會經(jīng)濟發(fā)展。

（三）結(jié)合實際情況將文件歸檔

每個電子文件都應(yīng)結(jié)合實際情況采取正確的歸檔方式，部分重要的電子文件應(yīng)該及時歸檔到信息管理部門中，將其統(tǒng)一規(guī)范，如果數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，就會造成數(shù)據(jù)紛雜，一旦脫離原有的系統(tǒng)，就會造成損失?，F(xiàn)如今，國際上已經(jīng)推出統(tǒng)一對多媒體互動信息的儲存標準，但只是少量的企業(yè)應(yīng)用這種歸檔方式，且電子文件的歸檔一定要仔細登記，準確的記錄儲存流程[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，自媒體時代將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件改善成現(xiàn)在的電子文件，使信息的現(xiàn)代化管理上升新高度，促進了社會的發(fā)展，隨著時代的進步，電子文件的歸檔越發(fā)的受到檔案管理工作人員的重視，檔案管理工作是一項長期的工作，自媒體在不斷地革新，而檔案管理人員應(yīng)該不斷地更新自己的工作方式，盡快融入到新時代的發(fā)展當中，用優(yōu)良的專業(yè)技術(shù)面對工作；加強對電子文件的開發(fā)與創(chuàng)新；結(jié)合實際情況對每個信息資源進行歸檔，將其統(tǒng)一規(guī)范，避免不必要的損失。隨著社會在不斷地進步，企業(yè)當中大量的信息資源不斷地涌現(xiàn)，電子檔資源會越來越豐富，對于檔案管理人員來說，將已歸檔的電子文件發(fā)揮其最大的作用，合理的運用起來才是最正確的做法。檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該與互聯(lián)網(wǎng)部門緊密合作，將電子文件數(shù)據(jù)發(fā)揮出它的價值。

[1]余杰．網(wǎng)絡(luò)信息資源歸檔研究[D]．武漢:華中師范大學(xué),2016(06)．

[2]張玉．自媒體時代電子文件歸檔方式研究[J]．山西檔案，2015,04(04):85～87．

[3]黃新榮,王曉杰,龐文琪．網(wǎng)絡(luò)時代電子文件歸檔方式研究——兼論邏輯歸檔的可行性[J]．檔案學(xué)通訊,2014,02(05):49～53．

（作者單位：深圳市聯(lián)鑫達檔案用品有限公司）