肖玉鳳

(廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 廣東 廣州 510000)

高校圖書(shū)館開(kāi)放狀態(tài)下圖書(shū)抽樣清查的實(shí)踐
——以廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書(shū)館為例

肖玉鳳

(廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 廣東 廣州 510000)

圖書(shū)清查是一項(xiàng)重要的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜和艱苦的工作。文章以廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書(shū)館為例，詳細(xì)介紹在正常開(kāi)放狀態(tài)下開(kāi)展圖書(shū)抽樣清查工作的實(shí)踐。

高校圖書(shū)館；圖書(shū)清查；抽樣清查

1 前言

廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書(shū)館創(chuàng)建于1987年，分廣州校區(qū)圖書(shū)館和珠海校區(qū)圖書(shū)館，目前有紙質(zhì)圖書(shū)150多萬(wàn)冊(cè)和電子圖書(shū)近70萬(wàn)冊(cè)。自建館以來(lái)，圖書(shū)館沒(méi)有開(kāi)展過(guò)圖書(shū)清查工作。

2 圖書(shū)抽樣清查的背景

2016年5月20日，我校印發(fā)《廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院2016年國(guó)有資產(chǎn)清查工作實(shí)施方案》。方案要求，為了全面摸清學(xué)?！凹业住?，進(jìn)一步強(qiáng)化資產(chǎn)管理，夯實(shí)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，推進(jìn)學(xué)校資產(chǎn)管理與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，健全國(guó)有資產(chǎn)管理體制，依據(jù)2016年廣東省的有關(guān)文件要求，決定在全校范圍內(nèi)組織開(kāi)展資產(chǎn)清查工作。根據(jù)要求，本次全校資產(chǎn)清查，圖書(shū)館是重點(diǎn)清查對(duì)象，其中圖書(shū)的清查又是最重要的部分。由于圖書(shū)清查數(shù)量大，情況復(fù)雜，并且時(shí)間短，學(xué)校規(guī)定的清查時(shí)間只有約20天，因此全館上下都十分重視本次圖書(shū)的清查工作。

3 圖書(shū)抽樣清查的實(shí)踐

在時(shí)間短、人手不足，并且圖書(shū)館要正常開(kāi)放的情況下，不可能對(duì)全部150萬(wàn)冊(cè)的圖書(shū)進(jìn)行清查。經(jīng)過(guò)館務(wù)會(huì)議研究決定，抽樣清查我館圖書(shū)的十分之一，約15萬(wàn)冊(cè)。既然是抽樣清查，就要選擇有代表性的圖書(shū)類(lèi)別，還要考慮圖書(shū)利用率、可借數(shù)量、館藏分布情況、自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)圖書(shū)、易操作性等因素，最后我們選擇了C、G、K和TG四大類(lèi)別進(jìn)行清查。

3.1 圖書(shū)清查的準(zhǔn)備工作

首先成立圖書(shū)清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由館長(zhǎng)和各部部長(zhǎng)組成，對(duì)清查工作進(jìn)行科學(xué)安排。其次是購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)條碼采集工具，為了提高圖書(shū)清查的效率，向?qū)W校購(gòu)買(mǎi)了北京人天圖書(shū)公司的便攜式智能圖書(shū)采集器；然后是對(duì)清查的工作量進(jìn)行測(cè)試，大約每人每天可以?huà)呙柙诩軋D書(shū)條碼1200冊(cè)。

3.2 圖書(shū)整架和查錯(cuò)架

我館是全開(kāi)放的管理模式，各類(lèi)圖書(shū)在館內(nèi)自由閱覽，為了保證所清查的圖書(shū)準(zhǔn)確排列，發(fā)動(dòng)全體館員對(duì)所有在架圖書(shū)進(jìn)行一次全面整架和查錯(cuò)架，盡量把錯(cuò)架的清查圖書(shū)歸到原位，降低漏查的比例。

3.3 圖書(shū)清查的任務(wù)分配

圖書(shū)清查期間，圖書(shū)館的主要工作正常開(kāi)展，做到服務(wù)工作不受影響，因此我們臨時(shí)從資源建設(shè)部、信息技術(shù)部和參考咨詢(xún)部各抽出4名館員，組成3個(gè)小組。然后把清查任務(wù)細(xì)分到每一個(gè)小組和每一個(gè)人，責(zé)任到人，保證了清查工作效率高，質(zhì)量高。具體是資源建設(shè)小組負(fù)責(zé)K類(lèi)圖書(shū)，信息技術(shù)小組負(fù)責(zé)C和TG類(lèi)，參考咨詢(xún)小組負(fù)責(zé)K類(lèi)。

3.4 圖書(shū)清查人員的培訓(xùn)

開(kāi)始清查圖書(shū)前，對(duì)所有清查人員進(jìn)行一次培訓(xùn)是十分有必要的。培訓(xùn)的內(nèi)容有以下幾點(diǎn)，一是清查工具采集器的使用，包括條碼的掃描，數(shù)據(jù)的查詢(xún)、保存、刪除和數(shù)據(jù)的導(dǎo)出等；二是圖書(shū)條碼采集的流程和注意事項(xiàng)；三是采編數(shù)據(jù)的處理；四是可能出現(xiàn)問(wèn)題的解決辦法。

3.5 圖書(shū)清查數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)之一

為了保證清查數(shù)據(jù)不遺漏，開(kāi)始采集在架圖書(shū)條碼前，必須使用匯文管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)“借出未還”圖書(shū)和“全部館藏”圖書(shū)兩組數(shù)據(jù)，每一條數(shù)據(jù)包括條碼號(hào)、書(shū)名和索書(shū)號(hào)三個(gè)字段。這兩組數(shù)據(jù)用于和采集到的在架圖書(shū)數(shù)據(jù)合并，防止數(shù)據(jù)遺漏。

3.6 圖書(shū)清查數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)之二

圖書(shū)清查開(kāi)展過(guò)程中，圖書(shū)館的服務(wù)工作沒(méi)有停止，因此有一些計(jì)劃清查的圖書(shū)可能被借閱。為了不遺漏這些被借出的圖書(shū)數(shù)據(jù)，需要在采集工作結(jié)束后馬上查詢(xún)統(tǒng)計(jì)“采集期間借出”圖書(shū)的數(shù)量。

3.7 采集“在架”圖書(shū)條碼號(hào)

采集在架圖書(shū)條碼號(hào)是圖書(shū)清查的一個(gè)重要而辛苦的環(huán)節(jié)。為了提高采集的工作效率，我們體積小、重量輕、采集速度快、數(shù)據(jù)保存和傳輸安全等優(yōu)點(diǎn)采集器。在架圖書(shū)條碼號(hào)采集過(guò)程中，要填寫(xiě)“圖書(shū)清查登記表”，登記表的登記內(nèi)容包括清查人員、日期、開(kāi)始時(shí)間、圖書(shū)類(lèi)別、起始索書(shū)號(hào)結(jié)束索書(shū)號(hào)、結(jié)束時(shí)間和清查冊(cè)數(shù)。每天做好清查登記，目的在于明確責(zé)任，做為事后驗(yàn)收核查的依據(jù)。

3.8 圖書(shū)清查數(shù)據(jù)處理

清查數(shù)據(jù)處理是難度很大的一環(huán)，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，要做到細(xì)心、耐心和專(zhuān)心。根據(jù)統(tǒng)計(jì)出的“借出未還”和采集到的“在架”圖書(shū)數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)和審查后，合并形成C、G、K、TG四大類(lèi)圖書(shū)的“實(shí)際館藏”數(shù)據(jù)。然后再與“全部館藏”數(shù)據(jù)合并，最后得到“丟失圖書(shū)明細(xì)表”。從“丟失圖書(shū)明細(xì)表”里，就能清楚知道各類(lèi)圖書(shū)的丟失情況。

3.9 丟失圖書(shū)的處理

圖書(shū)館圖書(shū)丟失現(xiàn)象普遍存在，在所難免，問(wèn)題在于丟失率必須在許可的范圍之內(nèi)。因此，對(duì)于圖書(shū)館確認(rèn)丟失的圖書(shū)，需要及時(shí)處理。本次圖書(shū)清查丟失的圖書(shū)，我館分兩種情況處理，一是零借閱歷史的圖書(shū)剔舊，二是購(gòu)買(mǎi)復(fù)本。

4 結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)清查工作的重要目的之一是查明館藏圖書(shū)的丟失情況，我館本次抽樣清查的4類(lèi)圖書(shū)流通率適中，丟失率也在正常的圖書(shū)損失范圍內(nèi)，總體上反映了我館館藏圖書(shū)的丟失情況。然而，具體到每一類(lèi)圖書(shū)丟失的情況如何，流通率高的圖書(shū)丟失率有多少，而那些借閱率特別高的圖書(shū)丟失數(shù)量又有多少，僅憑抽樣4類(lèi)圖書(shū)是不能客觀(guān)說(shuō)明問(wèn)題的，今后必須對(duì)全部圖書(shū)進(jìn)行清查。我館本次圖書(shū)抽樣清查工作順利開(kāi)展，既完成了學(xué)校布置的任務(wù)，又為圖書(shū)館今后全面清查圖書(shū)工作積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也為圖書(shū)館的資源建設(shè)工作提供一些依據(jù)。

[1] 郭小江.高職院校圖書(shū)館開(kāi)放狀態(tài)下圖書(shū)抽樣清查的實(shí)踐與思考[J].亞太教育，2016(10)：204-205.

[2] 陳國(guó)剛.圖書(shū)資產(chǎn)的清查與管理[J].圖書(shū)館界，2010(4)：63-65.

肖玉鳳(1968—)，女，漢族，湖南邵陽(yáng)人，助理館員，大學(xué)本科，研究方向：圖書(shū)館讀者服務(wù)及資源建設(shè)。

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