文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理現(xiàn)代化程度也在不斷提高，檔案作為事業(yè)單位的重要信息資源，加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是提高管理水平的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化的要求。因此，本文對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行簡要概述，分析了創(chuàng)新醫(yī)院檔案提高檔案管理水平的措施，旨在促進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理質(zhì)量，對其管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，更好地為醫(yī)院進(jìn)行服務(wù)，推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

創(chuàng)新；醫(yī)院檔案管理；措施

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息逐漸變成一種資源，在信息發(fā)達(dá)的今天，醫(yī)院檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展也是一種必然趨勢，具體表現(xiàn)為計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理，通過檔案網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，系統(tǒng)等進(jìn)行檔案存儲、檔案查詢以及檔案管理和檔案保護(hù)等，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已成為醫(yī)院所關(guān)注的課題。

一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化概述

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化指的是根據(jù)檔案管理的原則，把現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)社會運(yùn)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)動態(tài)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的長期留存，方便查閱，滿足社會日益增長的信息獲取需要。具體來說，醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化就是最大限度地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備來建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，包含檢索、保存、篩選等各子功能，把圖書、病例、檢查報告等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，與人工管理進(jìn)行結(jié)合，讓醫(yī)院的工作人員在辦公室就能通過網(wǎng)絡(luò)查詢到想要的檔案信息。

二、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的必要性

（一）醫(yī)院檔案管理模式的升級需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在問題日益突出，需要創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理模塊。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理問題：一是管理難度大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了檔案管理難度。二是由于紙質(zhì)檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分醫(yī)院沒有建設(shè)專門的檔案室，檔案的儲存管理混亂，容易出現(xiàn)存放安全問題。四是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，不利于檔案的使用。

（二）醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要內(nèi)容，首先醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距，是適應(yīng)人們不斷增長的醫(yī)療需要。其次，網(wǎng)絡(luò)化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，還能更好、更便捷地為地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)，例如病人的診療記錄，可以及時調(diào)閱藥方，避免糾紛并且增加看病效率，解決看病難問題。第三，醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也是貫徹落實(shí)國家檔案管理部門加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)文件精神的體現(xiàn)?？偟膩碚f，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高檔案工作水平，是醫(yī)院信息化發(fā)展的必由之路。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效措施

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，首先要建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。具體來說，第一，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該采用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進(jìn)性，管理人員要建立文件級目錄，并實(shí)現(xiàn)文件資料打印與目錄文檔生成的同時運(yùn)作，提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認(rèn)真地輸入檢驗(yàn)以確保文件資料錄入的準(zhǔn)確性。此外，要重視對檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文檔案內(nèi)容。

（二）檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化利用。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員可以采用建立網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)來提高檔案資源的利用，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，充分利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提高檔案的管理效率。其次，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，不斷提高檔案資源利用。在不涉及單位機(jī)密的前提下，可以進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，向社會提供更多的檔案資源共享服務(wù)。最后，檔案管理部門應(yīng)該積極創(chuàng)新管理思想，適應(yīng)日益增長的社會需求，為醫(yī)院人員、就醫(yī)人員提供更好的服務(wù)。

（三）加快檔案管理軟件開發(fā)。網(wǎng)絡(luò)化的核心是計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，所以需要加快檔案管理軟件的開發(fā)，醫(yī)院根據(jù)檔案服務(wù)的需求，加大檔案管理軟件開發(fā)投入，制定完善的后臺管理系統(tǒng)的前端檢索系統(tǒng)，可以通過APP或者微信公眾號等形式體現(xiàn)出來，通過設(shè)置醫(yī)護(hù)人員賬號及權(quán)限實(shí)現(xiàn)各個涉密等級文的獲取，實(shí)現(xiàn)軟件與數(shù)據(jù)庫的對接，并通過拍照掃描等實(shí)現(xiàn)檔案的一鍵錄入，通過對檔案管理軟件的開發(fā)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，為檔案數(shù)據(jù)的批量檢索提供便利。

（四）加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，需要選擇正規(guī)安全的操作系統(tǒng)，正確設(shè)置防火墻，對計算機(jī)的聯(lián)網(wǎng)和共享進(jìn)行嚴(yán)格審查，可以設(shè)置訪問受控功能，確保重要的檔案信息的可靠性、完整性和保密性，避免信息泄露，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，加強(qiáng)機(jī)房管理工作，根據(jù)病毒防護(hù)軟件的維護(hù)提示進(jìn)行相關(guān)操作，保障網(wǎng)絡(luò)安全。其次，檔案管理工作需要具有一定專業(yè)水平的人員進(jìn)行操作，系統(tǒng)管理人員應(yīng)該委托有資質(zhì)的專業(yè)公司進(jìn)行維護(hù)，在檔案的管理人員任用上可以多招納一些年輕的員工，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，并舉行入職培訓(xùn)的定期培訓(xùn)，把檔案管理網(wǎng)絡(luò)化操作納入到考核中去，通過定期考核不斷提高人員的操作能力，自然也就提高了檔案網(wǎng)絡(luò)化的安全性，推動醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

[1]齊鑫.論檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院, 2012(44):95-96.

[2]王藝凱.醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2015(3):29.