文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化管理方案研究

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

國際標準是全球治理體系和經(jīng)貿(mào)合作發(fā)展的重要技術(shù)基礎。其中每一項事業(yè)的開展都伴隨著大量的信息與文件，科學化、標準化、規(guī)范化、制度化的檔案管理工作不僅順應我國的檔案管理要求，而且有利于檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，有利于提高信息的利用效率和促進各項事務及時有效地開展。

企業(yè)；檔案管理；標準化；規(guī)范化；方法

一、引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，伴隨著經(jīng)濟全球化的深入發(fā)展，標準化在便利經(jīng)貿(mào)往來、支撐產(chǎn)業(yè)發(fā)展、促進科技進步、規(guī)范社會治理中的作用日益凸顯。

二、提高檔案管理科學化水平的意義

（一）是順應信息化時代的必然要求。各種媒體技術(shù)和網(wǎng)絡傳播技術(shù)的發(fā)展，不僅便利了我們的生活，也使傳統(tǒng)的檔案管理方式不再適用于發(fā)展迅速的社會。因此只有不斷關(guān)注最新科技的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理的形式、載體和儲存方式，才能不被信息的洪流擾亂正常的檔案管理工作，才能更加高效、規(guī)范、科學地進行檔案管理事業(yè)。

（二）是促進檔案管理健康有序發(fā)展的有效途徑。檔案管理隨著我國社會的不斷發(fā)展和一系列政策的改進有了極大的進步，但目前也存在著很多困難，文件內(nèi)容的增加、信息形式的多變、管理制度的固化、儲存空間和方式的局限、管理人員整體科學素質(zhì)水平跟不上發(fā)展的數(shù)據(jù)庫技術(shù)等都對檔案的分類和有效利用產(chǎn)生一定的影響。

（三）是增強國家文化實力的重要措施。檔案是一個個體，是企業(yè)，甚至國家成長和發(fā)展的見證，它涵括過去，包含現(xiàn)在，指引未來。檔案的形式多種多樣，涉及的內(nèi)容方方面面。它作為歷史的重要載體，蘊藏著豐富的信息，對于國家來說是非常重要的文化資源?？茖W化的檔案管理能使檔案管理工作朝著標準和制度化發(fā)展，有利于信息的共享和利用，有利于我國文化軟實力的提升。

三、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）對企業(yè)檔案管理工作的認識不到位。長期以來，我國企業(yè)都忽視了檔案管理工作的重要性，近年來，我國企業(yè)多采用的是扁平化的組織模式，將檔案管理部門作為首當其沖的精簡部門，以此來達到管理機構(gòu)精簡化、管理層次簡化的目的，進一步降低企業(yè)的發(fā)展成本，從而增加企業(yè)的市場競爭力。對檔案管理認識的不到位直接影響到了企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

（二）檔案管理方式混亂。因為我國對于檔案管理的制度也還不盡完善，我國各企業(yè)所使用的檔案管理軟件不統(tǒng)一，有的地方采用傳統(tǒng)館藏方式，有的引進數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)導致信息的共享和傳輸產(chǎn)生阻礙。人工化管理使得人員調(diào)動、公司策略等因素也極大的影響檔案管理的規(guī)范化。管理水平和管理效率無法提高，甚至會造成檔案的遺失。也正是由于這個原因影響了我國檔案管理科學化水平的提高。

（三）檔案信息安全得不到有效保障。檔案管理信息化建設的進程，信息安全是一個需要重點關(guān)注的內(nèi)容，信息的不安全很有可能會給企業(yè)造成巨大的影響，例如，在2008年，東方航空公司就因為相關(guān)數(shù)據(jù)丟失，導致多架飛機無法正常起飛，給公司造成巨大經(jīng)濟損失。

四、企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化管理方法

（一）一體化管理模式。企業(yè)檔案管理，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。

（二）創(chuàng)新有效檔案管理方式。雖然現(xiàn)在科學化的檔案管理系統(tǒng)下已有電子化的運用，但是由于技術(shù)的不完善和網(wǎng)絡環(huán)境的多變性，檔案管理系統(tǒng)仍有不安全的因素。比如計算機病毒、黑客惡意侵入、系統(tǒng)的崩潰等都有可能給檔案管理工作帶來巨大的風險。所以在檔案管理工作中，一定要做好檔案重要信息的存檔和備份工作。比如電子版的可以將重要文件一式兩份，一份用作平時調(diào)用查看，一份放在U盤、硬盤等移動設備做長久保存。紙質(zhì)版的可以備份，原稿使用專用儲存室儲存，拓本用作平時使用。

（三）加強基礎設施建設。企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息的互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

五、結(jié)束語

檔案信息對于國家、企業(yè)、個人非常重要，作為企業(yè)有效運營和國家快速發(fā)展的重要基礎，它的科學化發(fā)展水平衡量著一個國家的實力。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

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