文/西安醫(yī)學院 張銀芝

試論高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

文/西安醫(yī)學院 張銀芝

在高校圖書館管理工作中，檔案管理是其主要組成部分，優(yōu)質、高效的檔案管理對圖書館的建設發(fā)展意義重大。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的飛速發(fā)展，人們已不能滿足于以往的檔案文獻檢索方式，高效、便捷、全面的現(xiàn)代化檢索方式是圖書館檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)，它不僅可提高圖書館檔案資源的利用率，而且符合新時代的人們的需求。為了確保高校圖書館檔案管理工作的發(fā)展，需要探討研究新的管理思路。

高校；圖書館；檔案管理

近年來，隨著高校教學改革的不斷開展，學校對圖書館管理的重視程度越來越高。高校圖書館檔案管理是對具有價值的文檔及資料等進行歸檔保存的工作，種類繁多，工作復雜，是高校圖書館歷史軌跡前進的工作總結，也是學校教學水平的映射。現(xiàn)如今，數(shù)字信息技術不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在利用新科技作出行業(yè)改變。高校是前沿科技的溫床，應當與時俱進，利用新技術、新科技作出管理上的改變。隨著高校的不斷擴招，檔案管理工作也變得更加艱巨，高校檔案是從學校建立后逐漸積累起來的，面對如此龐大的工作，需要選擇簡單、快捷、高效的管理方式，為學校的發(fā)展提供保障。高校圖書館檔案管理工作，是學校教學、科研工作的堅實后盾，因此，管理人員的工作艱巨而有意義。

一、高校圖書館檔案管理工作內容

高校圖書館檔案管理工作的內容在廣義上講是對文本、文件以及設備的管理，具體來說包括對財產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻典藏檔案及情報交流檔案等的管理。為了完善和加強圖書館檔案管理工作，筆者建議應從以下幾方面開展工作：其一，圖書館必須建立一個系統(tǒng)化的檔案管理體系，通過培養(yǎng)管理人員的業(yè)務能力，以達到良好的管理效果。其二，培養(yǎng)管理人員學習掌握良好的計算機操作等技術水平，通過現(xiàn)代化的管理形式進行編目、查詢、歸檔、收集及保存等工作。其三，提高管理人員工作責任感，以保障檔案管理的順利開展。

二、高校圖書館檔案管理新思路

（一）規(guī)范管理體系，創(chuàng)新管理理念。管理工作的首要任務是創(chuàng)建一套完整的、規(guī)范的管理體系，方便對日常工作進行規(guī)范和管理。在制定管理規(guī)范的時候，可以參考國家頒布的《檔案法》并結合高校自身現(xiàn)狀，制訂符合自己實際的行之有效的管理規(guī)范。高校圖書館檔案管理工作的革新也要在思想上提高管理人員對工作的重視，通過改變傳統(tǒng)的思想理念，進行管理上的創(chuàng)新。圖書館中所有類別的檔案文件都是圖書館重要的組成部分，應當分門別類，做到保存完整、查找有序。因此，應當指定專人進行不同檔案的整理歸檔，并在日常會議中進行討論分析，提出個人觀點，總結行之有效的管理方案。只有提高對檔案管理工作的重視程度，才能夠逐步完善圖書館檔案管理工作。

（二）加強電子檔案建設，完善信息化管理。傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不僅效率低，且因管理工作繁重、工作量大，出現(xiàn)錯誤和檔案丟失等情況在所難免，給后期的工作帶來很大的麻煩。隨著電腦的普及、互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案在高校圖書館工作中逐步推廣開來。通過利用現(xiàn)代化的信息技術、先進的設備以轉變檔案的存儲方式，實現(xiàn)信息化管理，這樣不僅方便用戶在線查找，而且對檔案分類、歸檔都有很大幫助。電子檔案的應用很大程度上節(jié)約了人力、物力，從長遠的角度來看，對節(jié)約成本、實現(xiàn)環(huán)保的綠色化辦公十分有益。在電子檔案應用中，要逐步發(fā)展深化，搭建良好的互聯(lián)網(wǎng)平臺，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫。另外，為了方便管理與應用，可建立客戶端系統(tǒng)，實現(xiàn)與用戶間的時時對接。檔案多為機密文件，不可外泄，因此，利用網(wǎng)絡檔案平臺一定要做好后臺維護，不僅要保證系統(tǒng)的正常運轉，也要維護好網(wǎng)絡安全，避免資料外泄。

（三）提高管理人員素質水平，增強責任意識。人是管理工作的主體，在高校檔案管理的創(chuàng)新工作中，應當為工作人員制定長期的培養(yǎng)目標。工作人員在提高自身工作水平的基礎上，應當不斷學習新的管理理念和新技術，要做到與時俱進。另外，可引進年輕人才，通過年輕一代的創(chuàng)新思維幫助推動圖書館檔案管理的發(fā)展。除了良好的工作能力，工作人員自身責任感的提高也非常重要。首先要改變以往的服務意識，提高主動服務精神。其次，檔案是學校重要文件資料。在檔案管理中，對存取操作應當嚴格控制，提高管理人員的責任意識，按照規(guī)章制度進行各項操作，為了避免檔案的丟失、破壞，應當做到責任到人，落實責任追究制度，對泄露資料者嚴肅處理。

三、結語

圖書館檔案管理是圖書館工作中最重要的工作之一。隨著社會發(fā)展和各項新技術、新科技的推廣普及，圖書館工作人員應當面對挑戰(zhàn)，與時俱進，提高責任意識和創(chuàng)新思路，以及自身各項技術水平，在良好的服務意識與規(guī)章制度保障中，開拓新的管理局面，實現(xiàn)圖書館檔案管理的高效化、信息化和規(guī)范化，實現(xiàn)真正的資源共享與科學管理。

[1]姜翠娥.解析高校圖書館檔案工作的現(xiàn)狀及其問題[J].企業(yè)改革與管理,2017(23):210.

[2]梁繼宏.信息時代高校圖書與檔案資源的整合模式探討[J].邊疆經(jīng)濟與文化,2016(7):110-111.