文/中國(guó)民用航空局檔案館 孟祥喜

檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的若干問(wèn)題及對(duì)策研究

文/中國(guó)民用航空局檔案館 孟祥喜

本文通過(guò)對(duì)部分現(xiàn)行檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較分析，指出目前檔案行業(yè)部分標(biāo)準(zhǔn)之間、標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間存在相互沖突，編寫(xiě)不規(guī)范等問(wèn)題。結(jié)合我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作現(xiàn)狀，建議通過(guò)加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，組織標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)培訓(xùn)，制定標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)范等措施加以規(guī)范和改進(jìn)。

檔案標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)準(zhǔn)化工作；標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)

一、引言

檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等制定出科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，克服各自為政、各行其是的局面，以獲得最佳的工作秩序和社會(huì)效益。結(jié)合工作中遇到的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)目前依然存在著標(biāo)準(zhǔn)之間、標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間規(guī)定沖突以及不熟悉標(biāo)準(zhǔn)編制方法等問(wèn)題。筆者試以若干現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)為例逐一論述。

二、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的若干問(wèn)題分析

（一）標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)之間的沖突問(wèn)題。行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)之間存在沖突。主要是指針對(duì)同一規(guī)范對(duì)象的不同標(biāo)準(zhǔn)要求不一致的情況。以文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為例，2001年《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2000（下文僅顯示標(biāo)準(zhǔn)號(hào)，其他標(biāo)準(zhǔn)表述方式同此）下發(fā)實(shí)施，改變了過(guò)去立卷的整理方式，但《文書(shū)檔案案卷格式》GB/T9705卻未被廢止。按照《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)化法》）第六條以及《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》）第十四條的相關(guān)規(guī)定，在規(guī)范對(duì)象相同的情況下，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)予廢止。然而DA/T22作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不但未被廢止，且其“范圍”中明確規(guī)定本標(biāo)準(zhǔn)適用于作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理，與GB/T9705產(chǎn)生沖突。導(dǎo)致以“件”為單位的整理方式大行其道，卻實(shí)質(zhì)上處于不合法狀態(tài)。檔案行業(yè)與其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之間存在沖突。這一沖突是指針對(duì)同一規(guī)范對(duì)象的不同行政主管部門(mén)或標(biāo)準(zhǔn)化主管部門(mén)間要求不一致。如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的6.1.1中規(guī)定頁(yè)碼采取按件編頁(yè)的方式。與住建部的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》5.3.1.1中規(guī)定編頁(yè)方式依然采取每卷檔案編一個(gè)流水號(hào)的方式產(chǎn)生了沖突。導(dǎo)致有些工程項(xiàng)目無(wú)法確定應(yīng)該按照哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)整理建設(shè)項(xiàng)目檔案，造成人財(cái)物的浪費(fèi)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間的沖突問(wèn)題。法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的主要區(qū)別在于法規(guī)是由國(guó)家立法機(jī)構(gòu)發(fā)布的規(guī)范性文件，在其轄區(qū)內(nèi)具有強(qiáng)制性。標(biāo)準(zhǔn)是由公認(rèn)機(jī)構(gòu)發(fā)布的規(guī)范性文件，供有關(guān)人員自愿采用。法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)又是有聯(lián)系的。為了保護(hù)人類健康、安全等目的，法規(guī)中常常涉及技術(shù)問(wèn)題，通常這類法規(guī)叫技術(shù)法規(guī)。技術(shù)法規(guī)常常引用標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間的沖突主要是指針對(duì)同一規(guī)范對(duì)象，檔案標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)在要求上、適用條件上呈現(xiàn)的對(duì)立、矛盾的現(xiàn)象。二者的沖突大致有兩種情況，一是出臺(tái)了新的法規(guī)，與該法規(guī)規(guī)范內(nèi)容沖突的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)卻未被廢止或修訂。如《企業(yè)檔案工作規(guī)范》與《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》規(guī)范對(duì)象有重合的部分，但迄今DA/T 42依然存在并未修訂。二是相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已更新，但引用該標(biāo)準(zhǔn)的法規(guī)未同步修訂。如《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》第十三、十五條中引用的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)均已更新，該規(guī)章卻未同步更新。這些標(biāo)準(zhǔn)之間、標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間的沖突必然帶來(lái)重復(fù)勞動(dòng)、成果認(rèn)定不一等問(wèn)題，造成上述問(wèn)題的直接原因是制定標(biāo)準(zhǔn)的行政主管部門(mén)之間，行政主管部門(mén)與標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)之間協(xié)調(diào)機(jī)制缺失導(dǎo)致的，根本上則是由于標(biāo)準(zhǔn)化法規(guī)建設(shè)實(shí)踐滯后造成的。

（三）標(biāo)準(zhǔn)編修規(guī)范化問(wèn)題。由于標(biāo)準(zhǔn)編修人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)要求不熟悉導(dǎo)致部分現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)中存有一些錯(cuò)誤，大概有以下幾種表現(xiàn)形式：一是在標(biāo)準(zhǔn)中引用法規(guī)。這種錯(cuò)誤不在少數(shù)，如DA/T42的5.2.4中引用了《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號(hào)）等法規(guī)?！稑?biāo)準(zhǔn)化工作指南第3部分：引用文件》GB/T20000.3-2014中明確指出標(biāo)準(zhǔn)中不宜再引用法律、行政法規(guī)、規(guī)章和其他政策性文件。二是編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)要素時(shí)出現(xiàn)的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)是由各種要素構(gòu)成的，如前言、引言、規(guī)范性引用文件等稱之為標(biāo)準(zhǔn)的要素，每個(gè)要素的編寫(xiě)均有相關(guān)要求，不注意則易出現(xiàn)錯(cuò)誤。如《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012的“規(guī)范性引用文件”中個(gè)別被引用標(biāo)準(zhǔn)排序錯(cuò)誤。

三、相關(guān)建議

（一）加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，編制完善標(biāo)準(zhǔn)化法規(guī)。針對(duì)行業(yè)內(nèi)不同標(biāo)準(zhǔn)間的沖突問(wèn)題，筆者認(rèn)為檔標(biāo)會(huì)每年制定新標(biāo)準(zhǔn)編修計(jì)劃的同時(shí)，可對(duì)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的修訂、廢止審查也做一計(jì)劃，并向各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人就標(biāo)準(zhǔn)的存廢改征求意見(jiàn)。針對(duì)檔案行業(yè)與其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)間存在的問(wèn)題，檔標(biāo)會(huì)可與其他標(biāo)準(zhǔn)化工作管理委員會(huì)協(xié)商后報(bào)標(biāo)準(zhǔn)化主管部門(mén)處理。針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)之間存在的沖突，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)經(jīng)常關(guān)注相關(guān)法規(guī)的變化情況，并與檔標(biāo)會(huì)建立專門(mén)的協(xié)調(diào)機(jī)制。但根本上還是有賴于相關(guān)法規(guī)的完善。目前《標(biāo)準(zhǔn)化法》《檔案法》均已公布征求意見(jiàn)稿，政策法規(guī)部門(mén)可以此為契機(jī)，制定本行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)定，補(bǔ)齊檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作長(zhǎng)期無(wú)行業(yè)法規(guī)的短板。

（二）組織標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)培訓(xùn)，制定標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)范。不熟悉標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)要求一方面是檔案標(biāo)準(zhǔn)宣貫及培訓(xùn)中缺少對(duì)標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)規(guī)則內(nèi)容的培訓(xùn)。在對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)宣貫、培訓(xùn)的同時(shí)，增加對(duì)標(biāo)準(zhǔn)適用范圍、條件、效力，檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作內(nèi)容、支撐標(biāo)準(zhǔn)編修的基礎(chǔ)性系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的介紹，能夠較好地改變這一現(xiàn)狀。

[1]蔣華.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀分析及對(duì)策[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2005(4):98.

[2]什么是法規(guī)[EB/OL].http://www.sac.gov.cn/bzhzs/201108/ t20110829_96211.html,2016-12-18.