文/海南省?？谑腥嗣襻t(yī)院 王曉

如何做好文書檔案管理工作

文/海南省?？谑腥嗣襻t(yī)院 王曉

文書檔案是企業(yè)進(jìn)行人事管理、財務(wù)管理等的重要文件。通過對文書檔案的有效性管理，可以為企業(yè)提供有效性的發(fā)展信息，有利于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)性的決策。本文就文書檔案管理特點展開分析，旨在解決文書檔案管理過程中的問題，完善文書檔案管理制度，優(yōu)化文書規(guī)范化管理體系，增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，順應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。

文書檔案；檔案管理；優(yōu)化策略；管理制度

一、文書檔案管理的現(xiàn)實意義

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系的不斷健全，各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，在這個過程中，文書檔案管理工作逐漸引起社會各界的重視，通過對文書檔案管理工作的科學(xué)性管理，有利于為企業(yè)的業(yè)務(wù)活動、財務(wù)活動提供完善的決策資料，有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展效率。隨著社會市場環(huán)境的不斷深化，各個企業(yè)面臨著巨大的競爭壓力，為了推動企業(yè)的穩(wěn)定性發(fā)展，必須優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等環(huán)節(jié)。這需要為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息發(fā)展環(huán)境，必須優(yōu)化文書檔案管理方案，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化發(fā)展。

二、文書檔案管理工作的特點

（一）工作模式的復(fù)雜性。文書檔案管理工作具備復(fù)雜性的特點，其需要進(jìn)行各類信息資源的整理及收集。文書檔案管理主要是針對業(yè)務(wù)過程、人事組織、決策事件等資料的記錄、管理及存檔的過程，在這個過程中，需要按照不同的工作業(yè)務(wù)內(nèi)容做好資料的分類管理工作，整體來看，文書檔案管理工作具備繁瑣性、復(fù)雜性的特點。

（二）工作內(nèi)容的豐富性。隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，建筑工程的各類文書資料不斷增多，文書檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，在這個過程中，文書檔案管理主要涉及行政管理、黨群管理等內(nèi)容。隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的不斷深入，文書檔案管理的載體日益多元化，常見的載體模式包括視頻、圖片、電子文件等。

（三）公文管理的規(guī)范化。隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展業(yè)務(wù)的日益精細(xì)化，其對文書檔案的管理形式提出了更高的要求，文書檔案管理工作必須確保其科學(xué)化、規(guī)范化，提升所存儲及管理資料的完整性及科學(xué)性。這對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更為嚴(yán)格的要求，需要相關(guān)人員端正自身的工作態(tài)度，踏實履行好文書檔案管理工作的各項標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化運作。

三、文書檔案管理工作的常見問題

（一）缺乏足夠的重視。整體來看，文書檔案管理工作程序比較復(fù)雜，其需要耗費大量的人力、物力及時間，有些企業(yè)管理者缺乏對文書檔案管理工作的認(rèn)識。在具體檔案管理工作中只要求工作人員進(jìn)行簡單的文件保管，并沒有進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)文件的科學(xué)性處理。由于管理層文書檔案管理意識的缺乏，導(dǎo)致各個部門缺乏對文書檔案管理工作的足夠性重視，從而導(dǎo)致文書文件收集整理的效率較低。

（二）管理方法落后。隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其對文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的要求日益嚴(yán)格，但在實際工作場景中，很多企業(yè)缺乏專業(yè)性的文書檔案管理者，很多檔案工作人員缺乏專業(yè)性的檔案管理知識，這就難以深入了解文書檔案的管理要求及必要性，其缺乏科學(xué)性的檔案工作及管理意識。在一些企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，有些檔案管理者往往身兼數(shù)職，不能全身心地投入到文書檔案管理工作中，這就不能進(jìn)行文書檔案的及時性調(diào)整及歸檔，其整體檔案管理素質(zhì)低下。

（三）文書檔案管理方法不規(guī)范。科學(xué)性的文書檔案管理方法有利于推動企業(yè)業(yè)務(wù)活動效率的提升，但在有些企業(yè)發(fā)展過程中，其缺乏規(guī)范化的文書檔案管理制度，導(dǎo)致其檔案管理方法的不規(guī)范，具體表現(xiàn)在檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范等方面，在有些檔案中其缺乏規(guī)范性的卷內(nèi)目錄，容易導(dǎo)致組卷混亂的情況，這不利于企業(yè)業(yè)務(wù)活動的正常開展。

四、文書檔案管理工作策略

（一）管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化。為了適應(yīng)現(xiàn)階段文書檔案管理工作的要求，必須要保障管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化，這需要深入了解檔案公文類型、處理程序等差異，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展環(huán)境，實現(xiàn)文書檔案管理體系的健全。隨著互聯(lián)網(wǎng)社會體系的不斷深入，檔案管理電子信息化模式不斷得到發(fā)展，為了滿足現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，企業(yè)必須進(jìn)行文書檔案的規(guī)范化管理，做好不同工作程序的文件歸檔工作，實現(xiàn)文書處理環(huán)節(jié)與檔案管理環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，實現(xiàn)文書管理及檔案管理的協(xié)調(diào)性發(fā)展，這需要做好文件的分類、歸檔等工作，在文書文件形成前做好相關(guān)信息的登記工作，進(jìn)行文書檔案管理程序的規(guī)范化處理。在檔案管理過程中，必須做好案卷的普查工作，剔除一些無用文件，避免檔案整理及應(yīng)用過程中的低效率問題，實現(xiàn)案卷的整合及應(yīng)用，將一些內(nèi)容混雜的案卷重新進(jìn)行組卷及整理，做好關(guān)聯(lián)案卷的整合工作，優(yōu)化案卷的利用效率，做好題名的規(guī)范化工作，優(yōu)化檢索工作效率。通過對精準(zhǔn)性題名的使用，有利于提升文書檔案的檢索效率，這需要引起相關(guān)工作人員的重視。

（二）文書檔案管理制度的完善。通過對文書檔案管理制度的優(yōu)化，有利于實現(xiàn)對管理人員工作行為的規(guī)范，這需要引起相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重視，優(yōu)化文書檔案管理機制，為企業(yè)的健康發(fā)展創(chuàng)造良好的制度環(huán)境，落實好文書檔案管理的各個步驟。在這個過程中，文書檔案人員需要深入學(xué)習(xí)及了解相關(guān)的法律法規(guī)，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r，制定檔案管理制度，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范，做好文書檔案的綜合性整理工作，實現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)、歸檔統(tǒng)計環(huán)節(jié)、文書處理環(huán)節(jié)等的協(xié)調(diào)。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理工作具備較強的技術(shù)性及實踐性，對于管理人員的業(yè)務(wù)能力有著嚴(yán)格的要求。為了提升企業(yè)的檔案文書管理水平，提升文書檔案管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是必要的。這需要企業(yè)強化人才選拔制度，在文書檔案管理人員招聘過程中，需要就應(yīng)聘者的實踐能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)展開考核，定期開展文書檔案管理素質(zhì)培訓(xùn)活動，提升工作人員的文書檔案管理能力，提升其對相關(guān)檔案管理技能的了解，切實增強其檔案資料收集能力、分類能力、歸檔能力。為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)階段的工作業(yè)務(wù)需求，必須要強化檔案工作隊伍建設(shè)體系，尤其是深化干部檔案工作機制，選擇責(zé)任心強、作風(fēng)良好的黨員干部擔(dān)任檔案文書的管理工作，加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，為了增強企業(yè)檔案文書管理水平，工作人員需要不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，開拓自身知識視野。

（四）提升文書檔案管理的信息化水平。電子檔案模式是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的重要方法，為了實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理工作的良好開展，必須提升檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案文書的業(yè)務(wù)處理過程與辦公自動化模塊的協(xié)調(diào)，確保文件起草環(huán)節(jié)、刪減環(huán)節(jié)、檢索環(huán)節(jié)等的規(guī)范化發(fā)展。文書檔案的信息化模式是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的主流趨勢。實踐證明，通過對文書檔案信息化管理活動的開展，有利于增強文書檔案管理工作的安全性及高效性。為了增強文書檔案的安全管理效益，企業(yè)需要健全相關(guān)信息管理制度及信息保護(hù)機制，避免出現(xiàn)文書檔案信息丟失的問題，提升文書檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)語

文書檔案管理工作是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展體系的重要組成部分，有利于提升企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方案的科學(xué)性，文書檔案管理工作具備較強的專業(yè)性及實踐性，為了適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展要求，必須充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，優(yōu)化文書檔案信息化管理機制。

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