文/海南熱帶海洋學(xué)院檔案館 張曼麗

加強(qiáng)高校合并更名后檔案工作之我見(jiàn)
——以海南熱帶海洋學(xué)院為例

文/海南熱帶海洋學(xué)院檔案館 張曼麗

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。高校檔案是對(duì)高校教學(xué)、科研及管理等活動(dòng)的重要記錄，是高校發(fā)展各個(gè)階段的見(jiàn)證，是高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障?！昂喜⒏本褪歉咝０l(fā)展中的一個(gè)重要的標(biāo)志，它不僅為高校的改革發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)高校各項(xiàng)管理工作提出挑戰(zhàn)和要求。高校檔案工作者如何把握機(jī)會(huì)，迎接挑戰(zhàn)，讓檔案工作更好地適應(yīng)高?？焖侔l(fā)展的新形勢(shì)，值得探究。

高校；更名；檔案管理

一、高校合并更名及其對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)

隨著教育體制的改革創(chuàng)新和高等教育事業(yè)的良好發(fā)展，以優(yōu)化教育資源配置、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模和提高辦學(xué)質(zhì)量為目的的高校合并更名已經(jīng)成為重要的辦學(xué)模式。高校合并更名后，有的實(shí)現(xiàn)教育資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，有的實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，突顯特色，有的實(shí)現(xiàn)學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力質(zhì)的飛躍，這些都給高校帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和契機(jī)。筆者所在的“海南熱帶海洋學(xué)院”，其前身是1954年創(chuàng)辦的海南黎族苗族自治州師范學(xué)校和1958年創(chuàng)辦的海南黎族苗族自治州師范?？茖W(xué)校。后幾經(jīng)分合、調(diào)整、更名，于1993年在通什師范?？茖W(xué)校和通什教育學(xué)院的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦瓊州大學(xué)（專科）；2006年更名為瓊州學(xué)院（本科）。為了響應(yīng)國(guó)家“一帶一路”和海洋強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，經(jīng)教育部正式批準(zhǔn)，于2015年9月，組建并更名為“海南熱帶海洋學(xué)院”。更名后的學(xué)校，進(jìn)入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的快車道。同時(shí)，這也給我校檔案管理工作帶來(lái)了一系列新的挑戰(zhàn)。主要可概括為三大問(wèn)題：

（一）有待拓寬檔案的收集能力。檔案的收集能力，體現(xiàn)了檔案管理工作的水平。檔案管理的關(guān)鍵要點(diǎn)是保障歸檔的完整性和多樣性。以我校為例，保障檔案完整性時(shí)，會(huì)遇到以下挑戰(zhàn)：首先是更名后，各類檔案的激增，如不及時(shí)收集處理，可能導(dǎo)致檔案不全。由于我?？焖俎D(zhuǎn)型發(fā)展，學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)部分設(shè)置變更，人事變更，院系內(nèi)外調(diào)整，學(xué)校擴(kuò)招，學(xué)科、專業(yè)設(shè)置調(diào)整，基礎(chǔ)建設(shè)大量投入，校企間以及校際間的交流與合作等，所形成的相關(guān)文件材料數(shù)量激增，如不重視這些相關(guān)材料的及時(shí)收集、整理，歸檔工作，勢(shì)必造成檔案收集不全。其次，信息載體豐富多樣。如僅重視文書檔案，而忽視對(duì)聲像、照片等載體的收集，也會(huì)導(dǎo)致檔案收集不全。同時(shí)，我校更名前后，經(jīng)歷了大量見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展的重大事件，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察，學(xué)校更名掛牌儀式，重大的基建項(xiàng)目奠基儀式和學(xué)校舉辦的各種大型活動(dòng)等所形成的錄音、錄像、照片等不同載體的檔案材料也應(yīng)該被記錄收集。再次，材料來(lái)源多元化。如沒(méi)有廣泛收集的意識(shí)，也會(huì)破壞檔案的完整性。高校更名后，備受社會(huì)各界關(guān)注。如主管單位、兄弟高校、社會(huì)媒體等，都會(huì)按一定形式去反映學(xué)校的發(fā)展，產(chǎn)生一系列的材料。如各類網(wǎng)站、報(bào)刊公告、廣播電視等。作為社會(huì)對(duì)高校辦學(xué)活動(dòng)的描述和評(píng)價(jià)，這些資料也應(yīng)是被選擇收集。檔案收集能力，還需要體現(xiàn)在保障檔案歷史的延續(xù)性，特別是校史類檔案。學(xué)校合并更名前這是一段特殊時(shí)期，這段時(shí)期的檔案有著承前啟往的作用。我們?nèi)绮恢匾曅Ｃ?、?；?、校旗、印章、校歌等的收集，學(xué)校合并更名后，學(xué)校許多之前的標(biāo)志物可能會(huì)從此消失，就會(huì)造成校史材料的斷層缺失。

（二）有待加強(qiáng)檔案的保管能力。檔案保管能力是檔案工作的關(guān)鍵組成部分，如果我們保管能力不足，就可能會(huì)造成檔案的破損、遺漏、泄密或遺失，影響檔案的服務(wù)利用。以我校為例，學(xué)校辦學(xué)已有60多年的歷史，其館藏檔案豐富，載體形式多樣，有黨群類、行政類、基建類、音像類、實(shí)物類等11大類。如何更科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行保管，更好地為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)，是檔案管理人員面對(duì)的新挑戰(zhàn)。

（三）有待提高檔案的利用服務(wù)能力。檔案工作的最終目的不是對(duì)資料進(jìn)行“收”和“藏”，而是“用”。檔案部門是服務(wù)窗口，如何能按時(shí)按需、保質(zhì)保量地給用戶提供所需的資料，是檔案工作的重心。學(xué)校合并更名后，檔案查詢利用的需求激增：院系機(jī)構(gòu)、人員調(diào)整期間，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)原來(lái)的院系機(jī)構(gòu)、人員情況進(jìn)行了解，一個(gè)最主要的途徑就是查閱相關(guān)檔案；新晉的高校教師，對(duì)于所在學(xué)科的發(fā)展，也有不同的查詢需求；來(lái)自五湖四海的學(xué)生，對(duì)于校史的了解，也需要檔案服務(wù)的支持；社會(huì)各界，特別是與學(xué)校有聯(lián)系的企業(yè)和個(gè)人，也會(huì)因?yàn)樾Ｃ兏?，前?lái)咨詢考證。因此，在學(xué)校合并更名后，檔案利用服務(wù)能力有提升的必要和空間。

二、應(yīng)對(duì)建議

針對(duì)以上提到的檔案收集能力、保管能力和提供利用能力三大方面的挑戰(zhàn)，筆者從以下幾個(gè)方面談?wù)剳?yīng)對(duì)建議：

（一）在思想上提高認(rèn)識(shí)，加大宣傳教育力度，提升全員檔案意識(shí)。首先，要做好宣傳工作，利用國(guó)際檔案日、世界海洋日等契機(jī)，大范圍地進(jìn)行檔案知識(shí)的教育宣傳，加強(qiáng)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和師生們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和關(guān)注，理解檔案工作的重要性。此外，檔案工作人員要在日常工作中，主動(dòng)向服務(wù)對(duì)象介紹檔案工作，讓她們?cè)谙硎軝n案服務(wù)的同時(shí)，親身感受到檔案工作的意義。鼓勵(lì)師生參與到檔案工作中，依照檔案管理法規(guī)條例，共同保障檔案的完整與準(zhǔn)確，提升檔案利用率，發(fā)揮其作用。同時(shí)，作為檔案事業(yè)發(fā)展的主體力量，高校檔案工作人員更需要確立正確的檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，從而更好地指導(dǎo)日常工作的開(kāi)展。其次，提高檔案人員服務(wù)意識(shí)。服務(wù)觀念是高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案人員要提高服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變舊觀念，走出傳統(tǒng)的你查我調(diào)的“擺菜攤”的被動(dòng)模式，積極主動(dòng)分析預(yù)測(cè)不同類別檔案使用者的需求，及時(shí)整理組合相應(yīng)檔案信息，持續(xù)探索服務(wù)方向，創(chuàng)新服務(wù)方式，滿足各類需求，提高服務(wù)滿意度，讓檔案工作改進(jìn)能與學(xué)校建設(shè)發(fā)展同步。例如：在學(xué)校更名后的組織人員調(diào)整期間，為了滿足領(lǐng)導(dǎo)的查檔需求，檔案部門應(yīng)該提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料的分類，及時(shí)高效地為領(lǐng)導(dǎo)提供給所需的檔案資料，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到利用檔案資源的優(yōu)越性和檔案工作的重要性。

（二）在規(guī)章制度上，不斷建立和完善檔案管理機(jī)制。1.明確檔案收集原則。首先，要保證檔案材料收集工作的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性。制定出涵蓋各級(jí)各類檔案材料的系統(tǒng)收集規(guī)范，規(guī)定好材料收集的各項(xiàng)流程計(jì)劃，考慮到不同情況下，檔案收集應(yīng)包括的完整范圍。其次，要確保所收集材料的原始性。堅(jiān)持對(duì)各類文件材料原件的收集，并對(duì)材料的真跡做好保護(hù)。此外，要保證歸檔材料的真實(shí)性。對(duì)于關(guān)鍵材料，要多維度考證其來(lái)源的真實(shí)性；對(duì)于不合理或存在沖突的材料，要組織好研究辨別工作。只有準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的檔案材料，才能更好地具備參考、考證和憑據(jù)的作用。2.完善收集方法。第一，定期集中收集。對(duì)于適用于集中定期收集的檔案類型，如教學(xué)檔案和黨政管理等，依據(jù)有關(guān)制度的歸檔時(shí)限要求，與各立卷部門協(xié)商好收集時(shí)間，負(fù)責(zé)人員和收集內(nèi)容，從而開(kāi)展收集工作，保證收集的效率和質(zhì)量。第二，重點(diǎn)收集和日常收集結(jié)合。重點(diǎn)收集，即對(duì)重點(diǎn)部門、活動(dòng)、人物產(chǎn)生的重要材料進(jìn)行收集。例如學(xué)校更名事件、校慶活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)組織專人專項(xiàng)，及時(shí)完整地進(jìn)行收集整理；日常普遍收集，在定期收集的基礎(chǔ)上，有意識(shí)地收集日常產(chǎn)生的檔案。例如，由于學(xué)校檔案館收藏的有關(guān)海洋類檔案資料極少，為了學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，要在日常加強(qiáng)對(duì)性地收集海洋類方面的檔案，如：（1）各地海洋類專家、教授、學(xué)者來(lái)學(xué)校作的講座報(bào)告。（2）老師、學(xué)生到三沙等地考察實(shí)習(xí)、校企合作等形成的有關(guān)海洋類方面的材料。（3）檔案館應(yīng)主動(dòng)與全國(guó)各類海洋類學(xué)校檔案館有業(yè)務(wù)上的合作往來(lái)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享。第三，現(xiàn)場(chǎng)記錄，及時(shí)歸檔。有些材料的收集具有實(shí)時(shí)實(shí)地性的要求，例如領(lǐng)導(dǎo)重大活動(dòng)的關(guān)鍵講話，基建工程奠基儀式及竣工驗(yàn)收等。若在事后對(duì)這些材料進(jìn)行收集，其難度會(huì)增加，效果也會(huì)大打折扣。第四，要激發(fā)非檔案部門人員參與檔案工作的熱情。檔案的產(chǎn)生無(wú)處不在，如果只靠檔案人員去收集整理，肯定會(huì)有疏漏。因此，檔案人員需要維護(hù)好與各校內(nèi)各兼職檔案管理人員的關(guān)系，贏得他們的支持和配合，積極開(kāi)展對(duì)檔案立卷的檢查指導(dǎo)工作。同時(shí)要和社會(huì)有關(guān)機(jī)構(gòu)媒體保持聯(lián)系，收集好與學(xué)校相關(guān)的通告和報(bào)道等。

（三）不斷提高檔案的保管能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。第一，要有足夠的庫(kù)房使用面積。學(xué)校有60多年的辦學(xué)歷史，檔案資源豐富，學(xué)校更名轉(zhuǎn)型后，各類檔案更是成倍增加，學(xué)?，F(xiàn)有檔案庫(kù)房建筑面積偏小，由于檔案庫(kù)房面積不夠充足，使得很多實(shí)物檔案分散在各個(gè)地方，不能集中收藏、展示出來(lái)，在一定程度上影響了檔案的保管以及服務(wù)利用。因此，我們要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，改善現(xiàn)有的庫(kù)房條件，以適應(yīng)檔案快速增長(zhǎng)的需要。第二，科學(xué)地對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行日常管理。如檔案存放位置與上架排列順序工作、庫(kù)房溫濕調(diào)節(jié)、整潔衛(wèi)生、保密安全與各類防護(hù)工作等。第三，加快檔案信息化建設(shè)，開(kāi)展高水平的檔案管理工作。檔案部門需要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，采用先進(jìn)的軟件技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)信息資源互通，積極推行文檔一體化管理。同時(shí)，還要特別注意保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定與數(shù)據(jù)的安全。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。在提升服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，提高檔案人員隊(duì)伍的工作水平也是很重要的。第一，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，產(chǎn)生檔案的方式和檔案的載體形式越來(lái)越數(shù)字化；檔案管理也日益專業(yè)化、復(fù)雜化；檔案服務(wù)也不斷朝著高效化、多元化和數(shù)字化發(fā)展，因此檔案管理人員需要通過(guò)不斷地自學(xué)或培訓(xùn)，鞏固自身的專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，不斷提高業(yè)務(wù)技能。第二，提升檔案工作人員的信息化水平，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。隨著計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用日趨普及成熟，高校檔案工作已不僅是用原始的方式對(duì)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，它需要檔案工作者能準(zhǔn)確熟練地使用計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)范化管理，高效高質(zhì)，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供更便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案工作是高校工作的重要組成部分，其意義影響廣泛深遠(yuǎn)。檔案管理部門要抓住學(xué)校更名變革等重大歷史契機(jī)，迎接挑戰(zhàn)，不斷完善工作制度，提高工作效率，提升服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮好檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)師生和社會(huì)各界人士，為學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步持續(xù)獻(xiàn)策獻(xiàn)力。

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