文/長江航道局 徐菲

關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考

文/長江航道局 徐菲

事業(yè)單位的檔案管理信息化是一種必然的趨勢，這是由現(xiàn)代社會的經(jīng)濟水平以及科學(xué)技術(shù)決定的，這對于社會、事業(yè)單位的發(fā)展都具有積極作用。本文主要針對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)的問題進行了分析，提出了幾點建議，希望可以用于指導(dǎo)實踐。

事業(yè)單位；檔案信息化；問題；思考

事業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一個現(xiàn)代社會很常見的現(xiàn)象，事業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的中心，本身就已經(jīng)開始向信息化管理邁進。目前事業(yè)單位還存在一些影響檔案信息化管理的問題，這些問題阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要及時加以調(diào)整和糾正，才可以做好檔案信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)確實還存在一些問題，這些問題對于事業(yè)單位的檔案管理工作以及事業(yè)單位本身都存在消極影響。事業(yè)單位本身對于檔案管理數(shù)字化這一點沒有足夠的重視，或者對于當前的檔案管理信息化發(fā)展態(tài)勢認識不夠等。具體來講有以下幾個方面：1.檔案管理當中的信息化建設(shè)平臺的更新速度相當?shù)穆?。這主要是因為一些事業(yè)單位盡管已經(jīng)建立了具有完備性的檔案信息化管理平臺，但是實踐操作的時候總是不夠重視實驗操作的系統(tǒng)更新，導(dǎo)致檔案信息一直延后，影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。2.事業(yè)單位信息化建設(shè)形成的檔案管理平臺的使用效率不高。我國的事業(yè)單位存在一些檔案管理信息化平臺的作用發(fā)揮力度不夠的情況。3.事業(yè)單位聘請的檔案管理人員素質(zhì)不高，影響了平臺的利用效率。一些事業(yè)單位的檔案管理人員的專業(yè)技能技術(shù)不高。比如檔案管理人員不會計算機技術(shù)，也不會信息化管理。管理人員的道德水平不高，也會給事業(yè)單位檔案信息化管理造成消極影響。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

（一）協(xié)調(diào)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的關(guān)系。檔案管理人員以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的關(guān)系要協(xié)調(diào)，這樣才可以利用事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方式提高事業(yè)單位的水平。檔案信息化建設(shè)依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在這一環(huán)節(jié)當中的作用不容忽視，需要其就檔案信息進行錄入以及更新實現(xiàn)技術(shù)支持。同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員還要承擔起維護檔案管理系統(tǒng)安全性的責(zé)任，并為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)等。所以本身網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的地位是相當高的，應(yīng)當被尊重。而檔案管理人員主要就檔案管理工作進行統(tǒng)籌安排，通過綜合這兩個方面的內(nèi)容可以知道，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員與檔案管理人員之間的關(guān)系要協(xié)調(diào)，才可以保證檔案信息及時錄入與更新，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。日常的事業(yè)單位檔案管理當中，管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的服務(wù)意識要增強，提升檔案管理信息化的規(guī)范性。

（二）推動信息化建設(shè)平臺的構(gòu)建。事業(yè)單位推動檔案信息化管理發(fā)展的主要目的，就是讓事業(yè)單位檔案信息化管理能夠為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以在實際的工作當中，事業(yè)單位本身要重視信息化平臺的建設(shè)。綜合事業(yè)單位的各方面情況，形成符合人們要求的平臺，使其基本的科學(xué)性得到保障。事業(yè)單位的發(fā)展依靠信息化建設(shè)，同時人們生活水平的提高對于信息化技術(shù)的依賴也逐漸增加。所以事業(yè)單位針對信息化平臺的建設(shè)需要建立在人們對于檔案使用的要求上面，只有這樣才會令建設(shè)成立的檔案信息化管理平臺能夠在實踐當中發(fā)揮出預(yù)期的作用。當然一旦事業(yè)單位所建立的檔案信息化平臺達到了一定的水平之后，事業(yè)單位的相關(guān)人員可以就這一平臺加以推廣，使其影響力擴大。這樣長期推廣，事業(yè)單位檔案信息化管理的平臺信譽度以及知名度都會上升，這就給現(xiàn)在很多人提供了選擇的依據(jù)。為此事業(yè)單位要積極借鑒社會當中一些大型企業(yè)在檔案信息化管理方面的成功經(jīng)驗以及失敗經(jīng)驗，找準自身發(fā)展當中的問題和方向，令檔案管理信息化平臺的建設(shè)走向成功。

（三）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。事業(yè)單位當中的檔案管理人員都是通過了嚴格的考試選擇的，但是即便是這樣，仍然存在部分檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高的情況。一方面是因為一些檔案管理工作人員的年紀太大，對于新的信息技術(shù)沒有足夠的認識，而且沒有掌握現(xiàn)代化的計算機技術(shù)，所以導(dǎo)致檔案管理的效率始終提升不了。另外一些檔案管理工作人員是事業(yè)單位聘用的合同工，所以常常會出現(xiàn)員工素質(zhì)無法滿足事業(yè)單位檔案信息化管理的要求。針對這些情況，最主要的是就這些人員的工作素質(zhì)采取培訓(xùn)提高的措施。比如在事業(yè)單位內(nèi)部開展提升員工素質(zhì)的活動，組織員工自行成立互動學(xué)習(xí)小組，向網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員掌握計算機技術(shù)以及其他的信息化相關(guān)的技術(shù)。除了這種方法之外，還可以選擇一部分檔案管理人員到相關(guān)單位進行學(xué)習(xí)，掌握了信息化管理檔案的方法之后，回到事業(yè)單位內(nèi)部向其他工作人員傳授。還有一個方法就是要在事業(yè)單位招聘檔案管理人才的時候，選擇那些與檔案管理有關(guān)的應(yīng)聘者，既要具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計算機技術(shù)能力，同時要具備較高的道德素質(zhì)，才能避免事業(yè)單位的檔案被不合法地利用。防止出現(xiàn)檔案管理人員利用職權(quán)收購或者出賣、篡改檔案情況的發(fā)生，從根本上維護事業(yè)單位在社會上的形象以及信譽。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的發(fā)展影響著我國的發(fā)展，因此事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當緊跟時代社會發(fā)展的步伐。事業(yè)單位當中如果存在了問題需要及時解決，就檔案管理而言主要的就是信息化管理問題，在實踐當中努力吸收先進的技術(shù)，提高檔案管理水平。

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