文/山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 徐洪欣

食藥局機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平的提升

文/山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局 徐洪欣

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理作為一個(gè)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工作，對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)具有較高的要求，食藥局機(jī)關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理信息化意識(shí)，提高檔案管理信息化水平，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。基于此，本文就食藥局機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平的提升提出幾點(diǎn)建議，以期能促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

食藥局機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化水平；信息查詢；高效性

食藥局機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)是指工作人員借助于電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的分類和整理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)和共享。檔案管理信息化建設(shè)不但能夠使繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單，在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且能使檔案管理的成本實(shí)現(xiàn)較大程度的降低。

一、食藥局機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

近年來，隨著食品藥品安全監(jiān)管工作的深入開展，檔案的數(shù)量迅速增加，其中不但包括檢測(cè)報(bào)告等專業(yè)性比較強(qiáng)的檔案，還包括執(zhí)法文書等公安機(jī)關(guān)立案審查的檔案，也包括經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)申請(qǐng)材料，此類檔案的保密程度較高，與一般檔案相比具有一定的特殊性，因此食藥局機(jī)關(guān)檔案管理工作具有更加嚴(yán)格的要求。

食品安全檢查報(bào)告、醫(yī)療器械檢測(cè)報(bào)告等檔案能夠?qū)κ称匪幤钒踩珕栴}提供預(yù)警，因此具有較高的社會(huì)價(jià)值，而且此類檔案能夠?yàn)楦鞯貐^(qū)和各部門所共享，從而為人民群眾的身體健康提供堅(jiān)實(shí)的保障。因此，食藥局機(jī)關(guān)開展機(jī)關(guān)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、食藥局機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化的優(yōu)勢(shì)

隨著食藥安全監(jiān)管檔案數(shù)量的逐漸增加，以傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行檔案管理需要較大的檔案存放場(chǎng)地。而信息化檔案管理模式通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但能夠節(jié)約檔案存放場(chǎng)地，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速傳輸和數(shù)據(jù)的共享。此外，信息化管理模式通過硬盤等途徑進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，不但符合我國(guó)的低碳環(huán)保要求，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)時(shí)間的延長(zhǎng)，真正實(shí)現(xiàn)高效存儲(chǔ)。

傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于數(shù)據(jù)查詢和分析，而信息化檔案管理模式不但有利于數(shù)據(jù)的查詢，而且便于數(shù)據(jù)的整理和分析，確保食藥監(jiān)管工作能夠科學(xué)、有效地開展。在信息時(shí)代，工作人員按照操作流程只需很短時(shí)間就可以獲取需要的信息，而在傳統(tǒng)的檔案管理模式下則需要較長(zhǎng)的時(shí)間。

三、食藥局機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)對(duì)策

（一）樹立檔案管理信息化意識(shí)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷地提升對(duì)管理信息化的認(rèn)知程度，正確認(rèn)識(shí)信息化檔案管理的重要意義，將檔案管理過程中的問題與信息化發(fā)展趨勢(shì)相統(tǒng)一。檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論與方法，全面提升自身的業(yè)務(wù)能力和水平，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)步驟的重視程度，通過構(gòu)建科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，為其他部門的工作提供數(shù)據(jù)方面的支撐。

（二）增加檔案信息化硬件投入。食藥局機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的硬件投入，采購(gòu)一批有助于單位檔案管理的計(jì)算機(jī)、掃描儀、濕度計(jì)、文件柜等硬件設(shè)施。為了提高檔案管理的規(guī)范化程度，單位應(yīng)當(dāng)安裝檔案管理系統(tǒng)軟件，提升數(shù)據(jù)的檢索速度和檔案的管理質(zhì)量。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)化的管理模塊，確保所有電子文檔都能夠完整歸檔。

（三）加強(qiáng)電子文檔規(guī)范化管理。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過局域網(wǎng)的快速傳輸功能，第一時(shí)間將歸檔后的電子信息在單位內(nèi)部進(jìn)行歸檔，并通過電子文件的查詢檢索系統(tǒng)，為本單位其他部門提供數(shù)據(jù)查詢方面的便利。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)電子檔案管理的規(guī)范化程度，依據(jù)我國(guó)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)本部門的實(shí)際情況開展檔案管理工作，通過紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重管理，確保電子文件的安全有效。

（四）提高檔案人員信息化素質(zhì)?；跈n案信息化管理的需要，檔案管理人員不但應(yīng)當(dāng)具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，而且必須牢固掌握計(jì)算機(jī)操作技能，因此，食藥局機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。首先，單位可以通過定期和不定期地舉辦教育和培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)。其次，單位可以通過職業(yè)道德教育和規(guī)章制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。再次，單位可以建立考核機(jī)制，通過評(píng)估考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制提高檔案管理工作人員的積極性。

四、結(jié)語

食藥局機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的高效性給檔案管理工作帶來了較大的便利。在這一背景下，檔案管理人員不但應(yīng)當(dāng)掌握原有的檔案管理知識(shí)，還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，從而使檔案管理工作更加有效地開展，為檔案管理提供更加堅(jiān)實(shí)的保障。

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