文/北京林業(yè)大學(xué)檔案館 李偉利

高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)研究

文/北京林業(yè)大學(xué)檔案館 李偉利

本文分析了檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，介紹了其特點(diǎn)和意義，闡述了檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的基本策略，并對其建設(shè)模式提出了一個設(shè)想。

高校；數(shù)字化；檔案信息資源

隨著計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)今世界各行業(yè)已進(jìn)入了信息化的時代，信息已經(jīng)成為工作中越來越重要的組成部分，對信息資源的組織、管理、建設(shè)、開發(fā)和利用成為人們普遍關(guān)心的問題，對信息資源管理的研究也成為國內(nèi)外研究的熱點(diǎn)之一。在高校檔案領(lǐng)域，如何搞好檔案信息資源的建設(shè)，以適應(yīng)高校改革和發(fā)展的需要，是擺在廣大高校檔案工作者面前的一個重要課題。

一、檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與分析

檔案信息資源的價值主要體現(xiàn)在其第二價值上，即對社會和普通利用者的價值。而檔案館對檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)正是實(shí)現(xiàn)檔案社會價值的平臺和最佳途徑。要建設(shè)和利用好這個平臺，就要以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障，而檔案信息資源是這一切的核心。

然而由于現(xiàn)行管理觀念及管理手段的限制，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)大部分還停留在案卷數(shù)據(jù)建設(shè)階段，缺乏對檔案資源進(jìn)行深層次加工整理，與檔案信息資源信息化管理和共享的要求還存在著差距，檔案館藏信息資源的特殊價值還遠(yuǎn)沒有被挖掘利用。許多高校由于人力物力的限制，數(shù)字化的檔案信息資源少，可利用的信息資源有限，而且內(nèi)容大多偏向于黨政和教學(xué)管理，大部分信息資源也存在諸多限制，交流范圍與程度也受到很大的制約，必然會影響檔案館的信息資源最大程度的共享，讓信息資源的利用受到限制。

在服務(wù)功能的建設(shè)方面，作為信息資源開發(fā)的核心目的——檔案的檢索利用功能的開發(fā)，需要付出更大的努力，檢索僅僅覆蓋文件級目錄，對檔案利用者來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更具實(shí)用價值的是檔案的全文檢索，而在這一點(diǎn)上許多高校都很難滿足。

二、信息化時代檔案信息資源建設(shè)的特點(diǎn)

（一）開放化。隨著檔案信息資源的與日俱增，信息的交流和利用變得廣泛而頻繁，檔案的利用已不僅僅局限在一個小范圍內(nèi)，高校內(nèi)的每個人，甚至高校外的許多群體都可能成為檔案資源的需求者，檔案信息資源的建設(shè)需要向開放化和社會化方向發(fā)展。

（二）多元化。由于信息化建設(shè)的要求，檔案信息資源的形式開始多元化，不再僅僅是簡單的文字?jǐn)?shù)據(jù)，還包括照片、圖紙、視頻、音頻等多種形式，信息的來源也同樣豐富起來。在檔案信息資源建設(shè)中，要注意加強(qiáng)紙質(zhì)信息資源、電子信息資源、網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)與優(yōu)化配置。

（三）高效化。因?yàn)闄n案信息資源的使用頻率加大，要求檔案的使用和管理必須高效，信息資源的傳輸變得方便快捷，其流通速度加快，用戶需求的頻率隨之加快，這就要求檔案信息資源能快捷、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在用戶面前。

（四）專題化。檔案信息資源不僅僅要在目錄和全文上滿足利用者的需求，還應(yīng)在編研成果上滿足不用群體不同層次的利用需求，這就需要檔案資源具有一定的專題化，并根據(jù)使用者的要求多層次、多角度的解決問題，從而滿足網(wǎng)絡(luò)用戶集成性、綜合性等利用特點(diǎn)，

三、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案的數(shù)字化建設(shè)能有效促進(jìn)企業(yè)管理效率的提高，有助于促進(jìn)企業(yè)決策科學(xué)合理，歐美許多國家在檔案工作上一直比較重視檔案的利用。而我國檔案信息管理的觀念較為落后，對檔案信息資源的開發(fā)建設(shè)工作不夠重視，國內(nèi)企業(yè)加強(qiáng)檔案信息化的開發(fā)建設(shè)能有效促進(jìn)企業(yè)決策的科學(xué)合理，有利于企業(yè)的長久健康發(fā)展。

高校作為信息技術(shù)的引領(lǐng)行業(yè)，在檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)方面應(yīng)該也走在各行業(yè)前列。高校檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，可以提高檔案的使用效率，發(fā)揮出檔案信息資源的最大價值，同時可以提高高校檔案信息資源的使用和管理效率，滿足高校和學(xué)生對信息資源的日常需求，同時也能促進(jìn)高校信息管理技術(shù)和管理水平的有效提升。

四、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)基本策略

（一）爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅(jiān)持開發(fā)實(shí)體檔案與信息化檔案兩者并重，支持檔案館做好數(shù)字化信息資源的優(yōu)質(zhì)建設(shè)和優(yōu)化配置。檔案資源是學(xué)校建設(shè)歷史軌跡的體現(xiàn)，是校史研究的基地，檔案資源可以從一個方面反映一個學(xué)校的規(guī)模、性質(zhì)、特點(diǎn)和能力。高校的檔案資源建設(shè)在許多方面都能影響到學(xué)校在社會上的地位、作用和發(fā)展前途。因此，大力支持檔案信息資源建設(shè)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不容忽視的一項(xiàng)重要工作。

（二）制定檔案信息資源建設(shè)的制度規(guī)范。檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)必須要有健全的制度規(guī)范，要確定檔案資源建設(shè)的任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)，并配合學(xué)校的基本情況和改革方向，讓檔案資源建設(shè)具體化，具有針對性。檔案館所服務(wù)的高校基本情況是檔案館制定制度規(guī)范的基本依據(jù)，高校檔案館信息資源的建設(shè)需要制度規(guī)范提供標(biāo)準(zhǔn)，隨著信息資源環(huán)境的變化，檔案館的資源獲取、歸檔、借閱和利用方式等都會發(fā)生變化，對此，都需要制訂一系列制度加以規(guī)范。

（三）檔案信息資源的重組與整合。在信息時代的檔案館中，紙質(zhì)檔案信息資源和數(shù)字化的檔案信息資源將共存，資源形式呈多樣化趨勢，紙質(zhì)檔案占據(jù)檔案館主要利用形式的格局已逐步發(fā)生變化，檔案館的檔案如果想要在網(wǎng)絡(luò)上傳遞和共享，那么就需要進(jìn)行數(shù)字化處理。但是，隨著檔案館所擁有的數(shù)字化信息資源存儲量和種類的增多，再有利用者存在對檔案信息資源不了解和對檔案系統(tǒng)不熟悉的問題，可能造成檔案信息資源難以被合理選擇和利用。另外，檔案館的數(shù)字化信息服務(wù)方式與非數(shù)字化的紙質(zhì)文獻(xiàn)服務(wù)方式存在相互脫節(jié)的現(xiàn)象。因此進(jìn)行數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)時，信息資源的重組和整合也要有合理的考慮。數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為利用的主要信息資源，數(shù)字化資源和紙質(zhì)信息資源需要進(jìn)行合理配置。首先，要加強(qiáng)對數(shù)字信息資源的評估，科學(xué)、合理地使用數(shù)字化信息資源，建立起一個科學(xué)的數(shù)字化信息資源的評估體系，將有利于合理、優(yōu)化地建設(shè)檔案館的信息資源。同時要對檔案的全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行綜合評價，通過科學(xué)分析，對數(shù)字信息資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，從而提高數(shù)字信息資源的利用率，降低成本。

（四）數(shù)字化檔案信息資源來源。一方面檔案館可以自主對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，即依靠縮微技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等信息處理技術(shù)，對館內(nèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，但這種方式所需人力物力、設(shè)備和技術(shù)的投入較大。另一方面檔案館可以購買服務(wù)，即向外界專門從事數(shù)字化的企業(yè)尋求幫助，以有償方式將館內(nèi)檔案分批次交給他們來進(jìn)行數(shù)字化，這對檔案館資金經(jīng)費(fèi)的要求較高。

（五）樹立信息服務(wù)新理念。信息化的環(huán)境使檔案館的組織結(jié)構(gòu)、思想觀念、工作方式等發(fā)生了較大的變化，檔案館為更好地發(fā)展就必須轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念。首先，要樹立以人為本的服務(wù)觀念。檔案館要充分利用和利用者接觸的機(jī)會，發(fā)現(xiàn)、積累和分析其需要的信息，根據(jù)每個用戶特定需求，進(jìn)行針對性的信息服務(wù)，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)觀念，樹立檔案館的良好形象。在信息化環(huán)境下，檔案館應(yīng)積累和運(yùn)用自身技術(shù)力量和專業(yè)人才優(yōu)勢，對檔案信息資源進(jìn)行編研，設(shè)立多種主題檔案資源，以配合學(xué)校在多方面的工作，提高檔案館自身價值。

五、檔案信息資源建設(shè)模式探討

信息資源建設(shè)模式的發(fā)展經(jīng)歷了三個演化過程，即面向資源型、面向交流型和面向用戶型。面向資源型是以信息資源的加工處理為核心的信息資源建設(shè)模式的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)過程；面向交流型是以信息資源的快速有效傳遞為核心的信息資源建設(shè)模式的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)過程；面向用戶型是以用戶利用信息的需求為核心的信息資源建設(shè)模式的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)過程，要求從用戶的角度來建設(shè)和評價模式的功能，并且以用戶的個性化需求為出發(fā)點(diǎn)，這明確地說明了檔案信息資源建設(shè)的目的和宗旨。

信息資源建設(shè)模式的優(yōu)點(diǎn)在于信息資源的交流便利性，并運(yùn)用最新的科技手段滿足人們對信息資源的需求。信息資源建設(shè)能快速幫助人們?nèi)〉孟胍男畔ⅲ⑼ㄟ^各種方式方法對外界信息進(jìn)行篩選，能高效、科學(xué)地給予用戶所需的資源。因此面向用戶的檔案館信息資源建設(shè)應(yīng)該以用戶的需求為導(dǎo)向，并利用大數(shù)據(jù)分析給予用戶最需要的資料，建設(shè)以“用戶為中心”全新的、多元的檔案館信息資源建設(shè)模式，而不是盲目搜索、沒有目標(biāo)的檔案信息資源建設(shè)，合理配置檔案信息資源管理的各項(xiàng)資源，協(xié)調(diào)處理好檔案管理人員之間的關(guān)系，發(fā)揮出信息資源建設(shè)的最大潛能，科學(xué)高效地為用戶提供服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，以用戶需求和用戶問題為重點(diǎn)，檔案信息資源建設(shè)就是將用戶信息資源需求與分布的信息資源相匹配的一個過程，從而滿足用戶查詢和利用檔案信息的目的。

在信息化時代的新形勢下，高校檔案館亟須利用好現(xiàn)代科技，創(chuàng)新工作的方式方法，促進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)合理發(fā)展，以提高服務(wù)效率和服務(wù)水平為宗旨，切實(shí)保障好高校檔案信息資源的開發(fā)建設(shè)工作。

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