潘榮菊

規(guī)范學(xué)校檔案管理，提高學(xué)校管理層次

潘榮菊

學(xué)校檔案不僅記錄著它發(fā)展的歷程，還有全校師生工作以及學(xué)習(xí)情況的記載。對(duì)過去，它具有歷史意義，對(duì)現(xiàn)在，它體現(xiàn)管理現(xiàn)狀，對(duì)未來，它指明發(fā)展方向。無論是上級(jí)或社會(huì)的要求還是自我發(fā)展的需要，學(xué)校的檔案管理必須完整無缺，客觀真實(shí)，具有價(jià)值。本文通過對(duì)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀存在的問題進(jìn)行分析，提出以下幾點(diǎn)建議，盡些綿薄之力。

學(xué)校 檔案管理 措施 層次

一、對(duì)學(xué)校管理工作中存在的問題分析

從根源上，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案工作人員在管理意識(shí)上雖有一定的提高，但依然出于較薄弱層面，雖然管理工作在社會(huì)和制度的影響下有一定的進(jìn)步，但在主觀能動(dòng)性上依然欠缺，心理上沒有認(rèn)可檔案管理的重要性，這和學(xué)校以往發(fā)展管理問題有關(guān)。從及時(shí)上，檔案管理不能及時(shí)歸類整檔，存在有一定的延時(shí)性。從技術(shù)上，工作管理人員依然較習(xí)慣從傳統(tǒng)的文字記載入手，較少甚至不選擇信息化管理，這在一定程度上影響整檔速度。從水平上，學(xué)校檔案管理人員部分水平較低，存在過于‘年輕化’或者‘老齡化’，有些甚至只處于收集資料的層面，影響管理工作的進(jìn)展。從價(jià)值上，學(xué)校檔案的整理存在籠統(tǒng)性、片面性，缺少針對(duì)性和指向性。從利用上，學(xué)校檔案主體依然處于被動(dòng)備查局面，無法起到對(duì)檔案的歸檔研究，挖掘檔案的作用。

二、學(xué)校檔案管理工作問題對(duì)策分析

（一）選拔招聘合格管理人員，并對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)

若要提高檔案管理水平，就必須根源入手。首先在對(duì)人員進(jìn)行選拔上，一定要慎重，需對(duì)其文化水平、工作能力以及道德素質(zhì)進(jìn)行考察，招聘真正有能力、有道德修養(yǎng)和良好習(xí)慣的人才對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。在工作之余，學(xué)校要對(duì)工作人員進(jìn)行定期的座談，以便加強(qiáng)和鞏固對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，讓其不生絲毫懈怠之心。學(xué)校還要對(duì)工作人員的薄弱之處，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，制定學(xué)習(xí)進(jìn)度，并于與關(guān)注和檢測(cè)，達(dá)到提高工作人員工作水平能力的效果。開展校校聯(lián)合，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交流管理心得，工作人員互相學(xué)習(xí)技術(shù)，拓展工作人員的眼界，增強(qiáng)工作信心。

（二）優(yōu)化學(xué)校檔案管理人員結(jié)構(gòu)，保持管理層面良好發(fā)展

學(xué)校要優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)，定期開展一帶多，點(diǎn)帶面的幫扶，有意識(shí)的培養(yǎng)年輕管理人員，讓年輕的工作人員盡快成為學(xué)?？梢苑判牡墓芾碚撸乐谷藛T過于“年輕化”和“老齡化”，讓管理人員工作能力銜接有序，避免出現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)和精力不足的問題，從結(jié)構(gòu)上保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，讓檔案管理層面良好發(fā)展。

（三）提高管理人員技術(shù)應(yīng)用能力，與時(shí)俱進(jìn)

傳統(tǒng)管理模式在現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展下，已經(jīng)呈現(xiàn)落后疲憊之勢(shì)。因而，學(xué)校要鼓勵(lì)和支持管理工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式培訓(xùn)，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)資源，進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。學(xué)校聘請(qǐng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)，使學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。讓傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，優(yōu)化管理模式，提升管理效率。

（四）整合檔案，讓檔案簡而有質(zhì)

隨著教育事業(yè)的改革和社會(huì)的發(fā)展，學(xué)校檔案包含的內(nèi)容也隨之趨于復(fù)雜化和多樣化，讓檔案在數(shù)量上直線上升，加大了檔案的查詢和利用難度。這就需要我們管理人員從繁多的檔案中篩選出有價(jià)值的進(jìn)行整檔保留，首先，需要工作人員對(duì)檔案進(jìn)行基本的區(qū)分，區(qū)分出檔案的性質(zhì)。學(xué)校文書類檔案按照相關(guān)章程進(jìn)行收集和放置，類似教學(xué)檔案，工作人員可以從重復(fù)性，針對(duì)性入手，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行整理歸檔，在減少不必要的工作量的同時(shí)，也可以減小學(xué)校檔案保存難度。這樣，取其精華去其糟粕，從而讓檔案簡而有質(zhì)。工作人員還要對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行歸置和妥善保存，以備不時(shí)之需。

（五）充分利用檔案資源，提高教學(xué)質(zhì)量

學(xué)校檔案的建立不是永久性的封存，也不僅僅只是進(jìn)行檔案資料查詢。要定期開展教育教學(xué)會(huì)議，提高學(xué)校所有教師對(duì)檔案的全面認(rèn)識(shí)。學(xué)校開放信息化檔案，讓教師在遇到工作或者學(xué)生問題時(shí)，可以選擇從檔案入手，查找問題的根源，結(jié)合其它資源，進(jìn)行分析，進(jìn)而及時(shí)找到或者制定有效解決方法，這讓學(xué)校的檔案資源得以充分利用，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。在教師充分利用檔案資源的同時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案工作中的問題，也會(huì)讓檔案的管理工作更加完善。

（六）制定完善工作和管理機(jī)制

檔案管理工作的順利開展，離不開與之相匹配的完善管理機(jī)制。學(xué)校需要統(tǒng)籌管理，結(jié)合所有情況制定一個(gè)完善的檔案管理制度，建立一個(gè)使工作制度到有效發(fā)揮的機(jī)構(gòu)。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要將涉及到檔案資料整理的各個(gè)方面匯總起來，然后針對(duì)這些方面篩選出有意義、有價(jià)值的部分，分門別類的建立一些檔案收集和開發(fā)的專欄。然后從相關(guān)部門選拔有能力的管理人員，從宏觀和微觀上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的全面有效管理。最后，學(xué)校需要制定完善的檔案管理工作制度規(guī)范，使工作人員有條可依，有度可循。制定嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，讓工作人員規(guī)范的進(jìn)行有效率的管理。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作的進(jìn)度，并適時(shí)調(diào)度檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作機(jī)構(gòu)，使之有效的結(jié)合起來，形成良好的協(xié)調(diào)配合，從而確保檔案管理工作機(jī)制的運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)語

學(xué)校檔案不僅是學(xué)校 財(cái)富的所在，還彰顯學(xué)校文化品位，對(duì)學(xué)校各方面工作和所有工作人員都具有重要的意義。所以，規(guī)范學(xué)校檔案管理，充分利用學(xué)校檔案的管理作用，提高學(xué)校管理層次，成為讓社會(huì)認(rèn)可的學(xué)校。

[1]王建萍.高校檔案管理規(guī)范的探索與實(shí)踐[J].常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2007(04).

[2]周穎.新時(shí)期學(xué)校檔案工作所面臨的問題及解決辦法[J].蘭臺(tái)世界,2011(S1).

（作者單位：百色市民族衛(wèi)生學(xué)校）