衛(wèi)麗亞

摘要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，由于電子檔案有其自身無法克服的缺陷以及管理的局限性，使得電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，因此在現(xiàn)階段檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)并存是客觀需要的。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存；管理

檔案是社會信息的歷史沉淀，也是人類社會歷史發(fā)展的軌跡。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。長期以來，紙質(zhì)文件作為檔案的主要載體被保存、利用。信息時代的到來，作為信息重要承載形式的檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，以紙質(zhì)為主要介質(zhì)的傳統(tǒng)檔案存儲形式正在逐步向以磁盤、光盤等為介質(zhì)的電子檔案存儲形式過渡。在今后相當(dāng)長的一個時期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段。因此探索電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，對建立與發(fā)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息共享、充分利用檔案信息資源有著重大意義。這兩類檔案有著各自的特點，決定了它們將長期共同存在、共同發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)及電子檔案概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊?！按髷?shù)據(jù)”是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合，是基于云計算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，通過數(shù)據(jù)的整合共享，交叉復(fù)用，形成的智力資源和知識服務(wù)能力。

（二）大數(shù)據(jù)的特點

一是數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）。當(dāng)前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業(yè)的數(shù)據(jù)量已經(jīng)接近EB量級。二是數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數(shù)據(jù)被分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。除了以文本為主的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，包括網(wǎng)絡(luò)日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)的處理能力提出了更高要求。三是價值密度低（Value）。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價值“提純”成為目前大數(shù)據(jù)背景下亟待解決的難題。

（三）電子檔案的概念

電子檔案是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案是具備數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多特征的數(shù)據(jù)集合。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較各自不同的特點

從本質(zhì)上講，電子檔案與紙質(zhì)檔案都是文件存在的形式，是信息與載體的集合體，電子檔案與紙質(zhì)檔案都是社會活動者真實活動的記錄，具有參考利用價值，需要存檔備查。所不同的是，電子檔案在記錄方式上有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點。

（一）信息存儲的高密度性

電子檔案的儲存介質(zhì)或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達(dá)紙質(zhì)文件無法表達(dá)的信息內(nèi)容，而紙質(zhì)檔案只以紙質(zhì)為載體。無論是磁盤還是光盤，有海量存儲之稱，這種信息存儲的高密度性可節(jié)省檔案的存儲空間。

（二）依賴性和不可識別性

電子檔案是利用計算機形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，它是電子計算機在檔案工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。電子檔案必須依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能識別出來。然而，紙質(zhì)檔案采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出。

（三）信息與載體間的可分離性

就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質(zhì)間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。相對于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的載體是實體，具有相對的穩(wěn)定性，那么，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在承載信息的穩(wěn)定方面仍然處于高優(yōu)勢狀態(tài)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必要性、長期性

檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，檔案管理的最終目的是為了查閱，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存恰恰滿足了檔案本身的這兩種基本功能。在檔案管理實踐中，紙質(zhì)檔案具有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但其承載的信息量較小，占據(jù)空間較大，管理與檢索不便。而電子檔案體積小、信息量大、檢索迅速便捷，但其數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易失真，一旦被修改則無法識別，沒有確定的法律地位。同時，電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對設(shè)備有著很強的依賴性，并且壽命短，影像記錄的穩(wěn)定期不長。比較兩者的優(yōu)劣不難看出，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存融合了兩種檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效檢索功能，又可保證檔案的憑證價值。因此，在電子檔案的局限性未得到根本解決之前，兩種檔案將長期并存。

四、對紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的探索

（一）建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

（二）并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

（三）實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式

電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時，進行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

（四）建立一套科學(xué)合理的管理制度

電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

五、結(jié)束語

綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢，在經(jīng)濟建設(shè)及服務(wù)中各自發(fā)揮著特殊的作用。因此現(xiàn)階段做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存工作，相輔相成，相得益彰，逐步完善檔案管理手段，是檔案管理工作的重要課題。

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（作者單位：中國建筑第七工程局有限公司）