衛(wèi)麗亞

摘要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，由于電子檔案有其自身無法克服的缺陷以及管理的局限性，使得電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，因此在現(xiàn)階段檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)并存是客觀需要的。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存；管理

檔案是社會(huì)信息的歷史沉淀，也是人類社會(huì)歷史發(fā)展的軌跡。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)文件作為檔案的主要載體被保存、利用。信息時(shí)代的到來，作為信息重要承載形式的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，以紙質(zhì)為主要介質(zhì)的傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)形式正在逐步向以磁盤、光盤等為介質(zhì)的電子檔案存儲(chǔ)形式過渡。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段。因此探索電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，對(duì)建立與發(fā)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息共享、充分利用檔案信息資源有著重大意義。這兩類檔案有著各自的特點(diǎn)，決定了它們將長(zhǎng)期共同存在、共同發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)及電子檔案概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊?！按髷?shù)據(jù)”是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合，是基于云計(jì)算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，通過數(shù)據(jù)的整合共享，交叉復(fù)用，形成的智力資源和知識(shí)服務(wù)能力。

（二）大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

一是數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）。當(dāng)前，典型個(gè)人計(jì)算機(jī)硬盤的容量為TB量級(jí)，而一些大企業(yè)的數(shù)據(jù)量已經(jīng)接近EB量級(jí)。二是數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數(shù)據(jù)被分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。除了以文本為主的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，包括網(wǎng)絡(luò)日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力提出了更高要求。三是價(jià)值密度低（Value）。如何通過強(qiáng)大的機(jī)器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價(jià)值“提純”成為目前大數(shù)據(jù)背景下亟待解決的難題。

（三）電子檔案的概念

電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案是具備數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多特征的數(shù)據(jù)集合。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較各自不同的特點(diǎn)

從本質(zhì)上講，電子檔案與紙質(zhì)檔案都是文件存在的形式，是信息與載體的集合體，電子檔案與紙質(zhì)檔案都是社會(huì)活動(dòng)者真實(shí)活動(dòng)的記錄，具有參考利用價(jià)值，需要存檔備查。所不同的是，電子檔案在記錄方式上有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。

（一）信息存儲(chǔ)的高密度性

電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達(dá)紙質(zhì)文件無法表達(dá)的信息內(nèi)容，而紙質(zhì)檔案只以紙質(zhì)為載體。無論是磁盤還是光盤，有海量存儲(chǔ)之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。

（二）依賴性和不可識(shí)別性

電子檔案是利用計(jì)算機(jī)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，它是電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。電子檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能識(shí)別出來。然而，紙質(zhì)檔案采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出。

（三）信息與載體間的可分離性

就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質(zhì)間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。相對(duì)于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的載體是實(shí)體，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，那么，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在承載信息的穩(wěn)定方面仍然處于高優(yōu)勢(shì)狀態(tài)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必要性、長(zhǎng)期性

檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，檔案管理的最終目的是為了查閱，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存恰恰滿足了檔案本身的這兩種基本功能。在檔案管理實(shí)踐中，紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但其承載的信息量較小，占據(jù)空間較大，管理與檢索不便。而電子檔案體積小、信息量大、檢索迅速便捷，但其數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易失真，一旦被修改則無法識(shí)別，沒有確定的法律地位。同時(shí)，電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對(duì)設(shè)備有著很強(qiáng)的依賴性，并且壽命短，影像記錄的穩(wěn)定期不長(zhǎng)。比較兩者的優(yōu)劣不難看出，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存融合了兩種檔案的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效檢索功能，又可保證檔案的憑證價(jià)值。因此，在電子檔案的局限性未得到根本解決之前，兩種檔案將長(zhǎng)期并存。

四、對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的探索

（一）建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

（二）并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制

鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

（三）實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式

電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

（四）建立一套科學(xué)合理的管理制度

電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

五、結(jié)束語

綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢(shì)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)及服務(wù)中各自發(fā)揮著特殊的作用。因此現(xiàn)階段做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期并存工作，相輔相成，相得益彰，逐步完善檔案管理手段，是檔案管理工作的重要課題。

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（作者單位：中國(guó)建筑第七工程局有限公司）