黃雅瑛

摘 要：通過觀察檔案信息化建設(shè)工作，能夠發(fā)現(xiàn)其仍然存在很多問題，這對于檔案網(wǎng)絡(luò)化以及企業(yè)信息化發(fā)展都有著十分不利的影響。針對這種情況，我國企業(yè)一定要利用好信息化發(fā)展的契機，在多個方面加大檔案信息化建設(shè)的力度。因此，本文主要研究了檔案信息數(shù)字化與檔案工作，旨在給其提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化；企業(yè)

企業(yè)檔案信息數(shù)字化實際上是通過使用信息技術(shù)工具，采集和處理以及傳輸，還有運用企業(yè)檔案信息資源，最大限度挖掘、采集企業(yè)檔案資源，給社會提供良好服務(wù)的一種技術(shù)方法。當前我國很多企業(yè)的檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作可以說是百花齊放，各有各的特點，怎樣解決發(fā)展和使用信息數(shù)字化建設(shè)時遇到的問題，完善信息數(shù)字化建設(shè)工作，已經(jīng)變成新的階段企業(yè)檔案管理者不得不認真思考的問題。因此，下面將進一步闡述檔案信息數(shù)字化與檔案工作的有效策略。

1 檔案信息數(shù)字化與檔案工作的重要意義

1.1 企業(yè)層面

由于辦公自動化水平持續(xù)提升，而無紙化辦公這一背景環(huán)境下，產(chǎn)生了海量的數(shù)字信息和光盤等這些作為保存的載體，同時形成很多動態(tài)化的數(shù)字檔案信息。檔案管理依照以往的管理方式很明顯沒有辦法滿足企業(yè)發(fā)展提出的要求。檔案數(shù)字化能夠把很多不一樣的載體檔案信息和數(shù)字化規(guī)范相同的形式保存起來。達到檔案信息資源快速傳播和方便使用共享，很大程度上降低了工作的勞動量。所以，檔案管理人員一定要積極的掌握企業(yè)信息化和檔案數(shù)字化發(fā)展的形勢，改變以往管理的模式，適應(yīng)時代的發(fā)展，把紙質(zhì)的載體和電子信息還有數(shù)字格式轉(zhuǎn)換保存管理。

1.2 信息處理層面

檔案信息數(shù)字化建設(shè)這項工作能夠幫助各種類型的檔案信息資源快速傳播與共享，由于社會信息化程度持續(xù)推進，檔案信息資源獲得了人們極大的關(guān)注，使用需求也持續(xù)提高，價值逐漸凸顯出來。檔案信息數(shù)字化能夠快速的檢索，多向傳遞，僅需要擁有相應(yīng)的權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)覆蓋地方以及利用者在任何時間和任何地點就能夠查找到相應(yīng)的檔案信息，能夠很大程度上減少人力和物力，節(jié)省時間，數(shù)字化轉(zhuǎn)變成信息資源，不會受到時間和空間方面的影響，很大程度上提高了檔案使用效率，將檔案作為信息資源這一作用最大限度的發(fā)揮出來，促進了檔案工作的發(fā)展，加大了社會服務(wù)的覆蓋面積和共享范圍。

1.3 檔案管理層面

檔案信息數(shù)字化可以說是加快檔案現(xiàn)代化管理的結(jié)果，企業(yè)各種類型的檔案每年都在增加，大部分的檔案室?guī)旆慷荚诟婕?，很多載體形式檔案占據(jù)了極大的空間，利用以往檔案管理的方式根本無法達到使用者提出的需求，檔案信息數(shù)字化此時便應(yīng)運而生。檔案管理實際上是唯一的孤本，一旦損壞根本沒有辦法挽回，產(chǎn)生極大的損失，而檔案數(shù)字化能夠利用計算機調(diào)試信息，能夠保存大量的信息。在經(jīng)濟方面減少了檔案信息資源管理和使用的成本，節(jié)省檔案保存網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)實的空間，緩解了檔案庫房的壓力以及網(wǎng)絡(luò)空間檔案信息的保存局面。所以，檔案數(shù)字化可以說是檔案管理必須要符合教育改革發(fā)展的趨勢，適應(yīng)社會發(fā)展提出的要求，加強檔案數(shù)字化建設(shè)工作的速度，能夠讓企業(yè)檔案管理工作給社會提供更好的服務(wù)。

2 檔案信息數(shù)字化實施時必須解決的問題

2.1 檔案初期整理

企業(yè)檔案館有著十分悠久的歷史，館藏量較為巨大，任何一個階段的檔案之整理編制手段都不一樣，根據(jù)當前檔案整理的要求，庫存檔案量存在很大的差別，因此，檔案清庫工作占有重要的的地位。清庫工作主要是對庫存檔案實施清庫核對工作，把那些缺頁和漏頁的檔案或者是是存在錯誤等歷史遺留的問題全部整理出來，方便檔案信息化掃描工作的開展。大部分的企業(yè)檔案系統(tǒng)當中缺少卷內(nèi)條目，這是因為前期檔案整理工作不夠標準，所以在實施掃描過程中卷內(nèi)文件怎樣交接也是在組織檔案信息化業(yè)務(wù)之前必須要明確的問題。針對歷史檔案卷內(nèi)文件處理手段主要有兩種。第一個在檔案管理系統(tǒng)當中把那些缺少的卷內(nèi)條目一一錄入進去，之后再實施掃描交接。第二個，在掃描的過程中進行交接，這兩種方式都有自己的優(yōu)勢和劣勢。第一種交接起來比較方便，不容易出現(xiàn)錯誤，但是初期錄入工作量較大，并且需要花費大量的時間。而第二種交接要求工作人員擁有較高的工作素養(yǎng)，一定要十分認真細致，要不然十分容易導(dǎo)致交接不正確。每個企業(yè)需要針對自身的具體情況選擇歷史檔案卷內(nèi)條目處理的手段。

2.2 每類檔案信息數(shù)字化的秩序

針對企業(yè)檔案利用的角度，企業(yè)各部門對檔案的利用是頻率較高的，因此必須要從這種類型的檔案開始開展數(shù)字化。文書這類的檔案，包含黨群以及行政檔案，企業(yè)管理黨群以及行政工作的過程中所形成的文件，是保證企業(yè)運行的前提，并且起到指導(dǎo)的作用。查詢和使用檔案的數(shù)量也很大，因此，也要重視這類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。聲像檔案當中的照片檔案實際上是企業(yè)最為寶貴的歷史記錄，大多數(shù)的照片因為時間太久，已經(jīng)開始變得模糊不清，甚至有的因為保存不當已經(jīng)破損，如果完全損壞根本沒有挽回的辦法，許多企業(yè)對于照片的錄入也十分重視?；n案中的圖紙在科技檔案當中查閱的較多，大量的基建圖紙已經(jīng)不是很完整，這些圖紙對學?；椖恐蟮木S修和改建十分重要。

2.3 信息數(shù)字化保存形式

通過研究發(fā)現(xiàn)，TIFF圖像數(shù)據(jù)格式需要很大的保存空間，而JPEG和雙層PDF這兩種類型的保存形勢是使用較多的。雙層PDF文件板件文本和圖像兩層結(jié)構(gòu)，不盡能夠保存初始版面的效果，同時下層文字的信息還可以進行選擇和拷貝以及檢索等各種功能。所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，使用這種格式能夠?qū)崿F(xiàn)目錄和全文檢索的功能。既能夠提高查詢工作的工作效率，并且管理起來也十分方便。

3 檔案信息數(shù)字化管理時必須解決的問題

檔案管理出入庫必須要進行嚴格的管理，檔案出庫過程中必須要做好登記，填寫相應(yīng)的出庫單，其中包含日期和種類以及具體的數(shù)量和頁數(shù)，登記人等。同時還要填寫檔案入庫記錄，認真的核對出庫的信息，細化到每一頁，防止造成不應(yīng)該的損失。檔案柴娟和裝訂也一定要認真，很多檔案時間較長，紙張十分脆弱，若翻折不小心，十分容易導(dǎo)致?lián)p壞。因為外包人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在開展檔案工作裝訂的過程中，容易出現(xiàn)操作不當?shù)那闆r，檔案館應(yīng)該設(shè)置專業(yè)的人員對其進行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，盡可能的避免不必要的情況出現(xiàn)。并且還要注意檔案管理的安全問題，一些保密的檔案，需要簽訂保密協(xié)議，同時在掃描的時候必須要嚴格，要求實體檔案出入庫手續(xù)必須要完整，不準工作人員攜帶U盤這類物品入內(nèi)，如果需要網(wǎng)絡(luò)必須要在單獨的局域網(wǎng)當中操作，避免安全隱患。

掃描結(jié)束的案卷一定要按時的檢查，重點檢查的地方就是，掃描的影響數(shù)據(jù)和相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)是不是一直，存不存在漏掃和缺掃的情況，或者是二次掃描的情況。一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須要及時和有關(guān)人員進行協(xié)調(diào)，進行指導(dǎo)和糾正，保證信息數(shù)字化的質(zhì)量和效率，可以采取抽查和全部檢查這兩種方式。最后還要對數(shù)據(jù)進行報備，可以選擇移動硬盤的方式進行備份，要定期的進行更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。

4 結(jié)束語

通過對本文的闡述，能夠發(fā)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)是每個企業(yè)信息化發(fā)展的必經(jīng)之路，也是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點要求，其效果的好壞對于檔案信息數(shù)字化及檔案工作有著直接影響。這也凸顯出信息化建設(shè)的重要性。因此，希望通過本文的闡述，能夠給企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供一定的參考和幫助。

參考文獻

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