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        淺析云計算技術(shù)在高校數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

        2017-11-14 10:57:52王姝姝
        西部論叢 2017年4期
        關(guān)鍵詞:云計算檔案管理

        王姝姝

        摘 要:云計算技術(shù)是一種新興的數(shù)據(jù)計算和存儲技術(shù),將資料上傳至云端服務(wù)器,從而享受云計算成本低廉、不受空間限制的特點,以及其強大的運算能力和傳輸速度給檔案管理工作帶來的好處。同時也要注意云傳輸過程中的保密工作和終端硬件的保養(yǎng),防止傳輸過程中出現(xiàn)資料毀壞。本文通過對幾個詳細的例子進行解析,進而分析出云計算技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用方式。

        關(guān)鍵詞:云計算 檔案管理 數(shù)字化

        引 言

        隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的興起,云計算技術(shù)也運用到了各行各業(yè)之中去。在高校的檔案管理過程中引入云計算技術(shù)將檔案管理數(shù)字化,能夠?qū)n案管理方式變得更加現(xiàn)代化,從而提高檔案管理的便利性和效率。

        一、云計算技術(shù)概念與特點

        (一)概念

        云計算技術(shù)是一種將計算過程分布于互聯(lián)網(wǎng)上的一種計算方法[1]。所謂的云計算是運用連在同一個服務(wù)器上的計算機群進行計算。通過將計算機聯(lián)系在一起,從而提高運算速度,突破傳統(tǒng)計算機硬件上的桎梏,從而提升計算速度。具體操作流程是利用終端計算機將資料上傳到云端服務(wù)器,通過所有連接該服務(wù)器的計算機共同承擔計算負載,在計算完成之后將計算結(jié)果存儲到云端服務(wù)器之中。這時任何一臺終端機便可隨時下載其內(nèi)容,做到數(shù)據(jù)的云端共享。在此程度之上消除了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲上的局限于空間方面的問題。只要在任何一臺能夠連接于云端服務(wù)的終端機上都能夠下載到之前存儲過的數(shù)據(jù)。

        (二)特點

        1.云計算技術(shù)成本相對低廉

        云計算技術(shù)在存儲過程中相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言成本低廉。不論是在管理維護費用上還是管理難度上都是云技術(shù)更加優(yōu)秀。

        2.云計算技術(shù)不受空間限制

        云計算一大特點就是數(shù)據(jù)的瀏覽和下載不受空間的影響,只要手頭有一臺能夠登錄云端服務(wù)器的終端,不論是筆記本電腦也好手機也好都能夠隨時獲得儲存在云端服務(wù)器里的數(shù)據(jù),這也彌補了傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的檔案尋找困難和空間上的局限性[2]。云計算應(yīng)用于高校的數(shù)字化檔案管理手段之中,使得隨時隨地進行檔案的閱覽和管理成為了可能。

        3.云計算技術(shù)傳輸速度極快

        云計算的傳輸速度有著網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃刑攸c,而其傳輸速度也是十分迅速的。在有相關(guān)條件的高校里通過架設(shè)專用服務(wù)器,能夠讓信息以極快的速度在校內(nèi)架設(shè)的終端之間快速傳遞,不僅使檔案管理過程更加的簡便,還使傳輸?shù)馁Y料變?yōu)榱瞬粌H限于文字和圖像的多媒體資料。運用高速傳輸?shù)奶卣鳎瑢⒃贫藱n案應(yīng)用于校內(nèi)教學(xué)等方面,能夠有效地提高教學(xué)質(zhì)量,提升校方管理質(zhì)量。

        4.云計算技術(shù)計算能力強大

        云計算技術(shù)的計算能力十分突出。在運用云端的所有計算機進行聯(lián)合運算的過程中,不僅便于資料的統(tǒng)一,還能夠讓主服務(wù)器的負載降低,分散到各個終端上,提高計算能力。與傳統(tǒng)的單個計算機進行計算的方式相比,計算速度與整理速度都大幅增加。能夠有效提高高校的檔案管理整理速度,提升校方的檔案管理效率。

        二、高校檔案管理存在的問題

        (一)紙質(zhì)檔案不易管理

        傳統(tǒng)的檔案管理方式是利用紙媒介來對檔案進行儲存,紙媒介十分容易出現(xiàn)受潮、蟲蛀、發(fā)霉等情況。紙媒介的維護與管理十分地不方便,且尋找過程十分地費時費力。有些學(xué)校雖然引進了數(shù)字化設(shè)備,但是數(shù)字設(shè)備一般將檔案存儲在本機內(nèi)存之內(nèi),這些檔案受到硬件的限制,一旦內(nèi)存受損,整個檔案就全都損壞了,也有將檔案存貯至硬盤里后保管起來的方法,然而這些硬盤也會遭受紙媒介檔案的同樣的困擾。

        將數(shù)據(jù)上傳到云端服務(wù)器上,有專業(yè)的低溫機房,有員工對其進行專業(yè)的維護,只要服務(wù)器主機部分還在接受維護,在服務(wù)器中存儲的信息就幾乎是半永久地保存在服務(wù)器內(nèi)。只要是傳輸過程不受干擾,其數(shù)據(jù)的完整性是有保證的。

        (二)傳統(tǒng)檔案管理資料簡單

        傳統(tǒng)的檔案資料一般僅僅包括圖像和文字。在使用云端服務(wù)器作為儲存對象的儲存方式時,可以將音頻、視頻、圖表、圖片、文字等一并上傳到云服務(wù)器中,使傳統(tǒng)的資料不再僅限于少量的文字佐以圖片的單一形式,而是將檔案多媒體化,使檔案更加豐富,使需要查詢檔案的用戶能夠更加便捷地獲取大量的信息。

        (三)高校的檔案安全性不足

        在高校的檔案管理方面,一般都是在檔案室上掛上一把鎖就完事兒了。這種檔案的管理方式不僅不科學(xué),也十分地不安全。不論是校內(nèi)檔案還是學(xué)生的檔案,安保措施和保密性都受到質(zhì)疑。一旦有別有用心的人進入檔案管理設(shè)施,從中竊取信息,那么不僅造成的損失和影響對于校方而言十分地嚴重,也是一種對學(xué)生不負責任的行為。

        三、云計算技術(shù)在高校數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

        (一)運用云計算存儲方式節(jié)約檔案管理成本示例

        在將云計算服務(wù)導(dǎo)入高校檔案管理過程中,將高校的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)傳輸至云端服務(wù)器后,只需對服務(wù)器的管理者按時上繳一定的維護費用,服務(wù)器的管理者便能夠替代校方的管理人員進行數(shù)據(jù)的維護和服務(wù)器的維護。而上繳的費用可能僅是傳統(tǒng)的維護費用的幾分之一。從而達到節(jié)省經(jīng)費,提高檔案管理效率的目的。

        (二)跨空間下載所需檔案示例

        在進行檔案調(diào)取的過程中,運用校內(nèi)鋪設(shè)的光纖以及wifi信號連上網(wǎng)絡(luò),將密碼輸入校內(nèi)設(shè)置的網(wǎng)關(guān)和VPN等防御軟件后,便能夠利用任何終端登錄學(xué)校自有或租設(shè)的專用服務(wù)器上進行資料的下載或修改,省去了在檔案管理室翻找的麻煩,使得檔案的管理跨越空間的限制。

        (三)云計算高速傳輸技術(shù)示例

        在上課過程中,教師不必再在上課之前進行課件的尋找和教學(xué)檔案的布置,通過高速的校園網(wǎng)線路在學(xué)校的服務(wù)器內(nèi)下載存儲過的課件和資料,避免了因為攜帶的實體硬件損壞或丟失而導(dǎo)致教學(xué)進度延后的問題出現(xiàn)。在學(xué)生檔案管理方面也能夠高速地傳輸大量的學(xué)生信息,高速的校內(nèi)專用網(wǎng)絡(luò)甚至能夠達到10G/s的巨量傳輸速度,對于數(shù)據(jù)量十分大的學(xué)生檔案而言十分高效。

        結(jié)束語

        將云計算方式導(dǎo)入高校的檔案管理過程中充滿了挑戰(zhàn)。但是世界上沒有絕對萬無一失的技術(shù),即使如此方便的云技術(shù)仍然有著無法解決的網(wǎng)絡(luò)斷線之后出現(xiàn)的傳輸文檔損壞、傳輸過程中信息容易被攔截,以及服務(wù)器硬件的溫度和干濕度環(huán)境需要進行人工的細致調(diào)控等暫時無法解決的問題。只有在云計算方式上不斷地創(chuàng)新和改善,同時將高校的檔案管理方式進一步強化,才能將云計算完美地應(yīng)用于高校的檔案管理工作之中。

        參考文獻:

        [1] 楊劍云.將“云計算”技術(shù)引入高校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案,2016(02):64.

        [2] 嚴瑛,王卓平.云計算技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用探索[J].蘭臺世界,2015(23):94-96.

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