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        信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

        2017-11-10 00:44:11譚婧
        商情 2017年35期
        關(guān)鍵詞:處理措施檔案管理問題

        譚婧

        [摘要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用,信息技術(shù)逐漸成為主流形式,在檔案管理過程中也慢慢表現(xiàn)出信息技術(shù)的巨大作用,和以往檔案管理不同的是,信息環(huán)境下檔案管理是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的數(shù)字化檔案方法,在檔案管理中使用電子數(shù)字技術(shù),可是對著使用規(guī)模的擴(kuò)展,在信息環(huán)境下檔案管理過程中的問題就逐漸顯現(xiàn)出來,由此,文章在介紹信息社會檔案管理任務(wù)問題的同時,提出了有效的處理對策。

        [關(guān)鍵詞]信息社會 檔案管理 問題 處理措施 分析

        國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展促進(jìn)了信息技術(shù)的建設(shè),目前,中國已成功邁入互聯(lián)網(wǎng)時代,數(shù)字管理和數(shù)據(jù)技術(shù)的使用已變成國家經(jīng)濟(jì)水平和高新科技水平提高的主要表現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理任務(wù)是一個復(fù)雜且綜合性的工作,對信息化檔案管理的合理使用,可以提高檔案管理任務(wù)的效率和質(zhì)量。

        一、信息社會檔案管理任務(wù)所遇到的重要問題

        (一)管理系統(tǒng)缺乏通用性

        以往檔案管理任務(wù)達(dá)到檔案管理工作的數(shù)字化,多樣化的檔案管理系統(tǒng)取得了全面的推行和應(yīng)用。但就檔案管理任務(wù)來說,盡管新興的檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)了檔案資料的數(shù)字化和信息化,可是依舊存在很多的不足,減少了檔案管理任務(wù)的效率和質(zhì)量。比如,在具體應(yīng)用的時候,檔案管理系統(tǒng)缺乏通用性,每個企業(yè)機(jī)構(gòu)利用計(jì)算機(jī)規(guī)格和型號存在差異,系統(tǒng)之家無法兼容,不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,給數(shù)字化檔案管理任務(wù)的正常開展造成了不良影響。

        (二)安全性和保密性尚待提升

        在信息化的大環(huán)境下,以往的檔案管理任務(wù)正慢慢由人工管理逐漸變成電子化的數(shù)據(jù)檔案管理模式,電子檔案存在很明顯的可調(diào)整性,其針對整個檔案的完善性與安全性將會造成很大的安全問題。少數(shù)不法者就會利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)對原始檔案資料進(jìn)行調(diào)整、盜取和破壞等,這會直接造成檔案資源面臨嚴(yán)重的泄露和破壞問題。同時,電子檔案信息其組成模式比較復(fù)雜,資料的保存方式也是多元化的,一般在出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)軟件癱瘓、黑客攻擊以及病毒入侵等現(xiàn)象后,就會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)損壞、丟失,出現(xiàn)無法換回的損失。

        二、信息社會檔案管理任務(wù)問題的處理措施

        (一)加大數(shù)字化建設(shè)力度,促進(jìn)系統(tǒng)兼容

        強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)是處理信息社會檔案管理任務(wù)不可或缺的環(huán)節(jié),達(dá)到檔案數(shù)字化管理的目的在于共享檔案信息,全面挖掘檔案資料在企業(yè)內(nèi)部的作用。由此,為了達(dá)到檔案信息的共享,相關(guān)部門一定要引入科學(xué)的數(shù)字技術(shù),對方案管理形式進(jìn)行改進(jìn),實(shí)現(xiàn)智能化處理,進(jìn)而提高檔案資源的檢索速度。比如,在實(shí)施檔案信息分類保存的過程中,檔案管理機(jī)構(gòu)能夠采取信息管理軟件、CAD或CAM軟件、資料管理軟件和ERP軟件等對管理系統(tǒng)展開變成,利用計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)來對文字類資源及圖像類資源進(jìn)行智能辨別,并保存至對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi),達(dá)到系統(tǒng)之間的兼容。接著再借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞檔案信息,促進(jìn)信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程、無障礙共享,如此不但可以保存大量的檔案信息,還能夠防止產(chǎn)生以往檔案信息管理的老舊與損壞等情況。

        (二)增強(qiáng)檔案管理工作的保密性和安全性

        中國信息資料是多種多樣的,檔案資料是信息數(shù)據(jù)中關(guān)鍵的組成內(nèi)容,不管是在中國的政治發(fā)展中,或者在中國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)中,均發(fā)揮出了較大的作用。由此,在信息化檔案管理過程中,若要提高檔案管理工作的保密性和安全性,就一定要制定健全的檔案資源安全保護(hù)制度,落實(shí)好相關(guān)的管理任務(wù)。主要能夠從如下幾點(diǎn)著手:信息技術(shù)的建設(shè),就信息來說存在兩面性,盡管客觀上出現(xiàn)了信息競爭,可是針對檔案信息應(yīng)用的安全性來說,依舊存在一定的安全問題。所以,要想提高檔案管理應(yīng)用的安全和保密性,就一定要創(chuàng)新落后的管理思維,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全觀念,采用科學(xué)的方法避免不法分子的影響,防止他們調(diào)整、盜取檔案資源。此外,管理部門還應(yīng)當(dāng)采取客戶身份檢驗(yàn)方法,強(qiáng)化檔案資源的管理,有效監(jiān)督計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)軟件,保證檔案資源的保密性和安全性。比如,在檔案管理過程中,將遇到電腦病毒襲擊的問題,造成檔案資源遺失與泄露,無法查閱檔案信息。由此,為了保證檔案數(shù)字化管理的穩(wěn)定,檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大檔案管理力度,避免不法分子侵襲軟件,強(qiáng)化對客戶登錄名和密碼的檢驗(yàn),利用密鑰控制的方法,提高軟件應(yīng)用的安全性。此外,加大計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)軟件的監(jiān)督力度,在電腦軟件中安置最新的清毒軟件,盡可能分割電腦的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)。且定時做好信息庫的備份任務(wù),由此確保檔案資源應(yīng)用的安全性和保密性。

        (三)加大檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度

        落實(shí)好信息環(huán)境下檔案管理任務(wù)并非是個簡單的事情,對專業(yè)人才的要求也非常高,所以,檔案管理部門需要強(qiáng)化其管理水平與綜合素養(yǎng)的培育力度,組建一支專業(yè)技能較高、整體水平高的專業(yè)人才團(tuán)隊(duì),為信息化檔案管理任務(wù)的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。需要檔案管理專業(yè)人才不但要熟練把握檔案管理的專業(yè)理論,還應(yīng)借助業(yè)余時間努力學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)科技、計(jì)算機(jī)技術(shù)等層面的新理論,由此來促進(jìn)檔案管理任務(wù)的可持續(xù)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

        三、結(jié)語

        信息社會檔案管理任務(wù)是創(chuàng)建在數(shù)字技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的前提下,屬于信息社會建設(shè)的必然需求,屬于檔案管理任務(wù)穩(wěn)定進(jìn)行的重點(diǎn),無論在數(shù)字化檔案管理過程中產(chǎn)生多么嚴(yán)峻的難題,均需要盡全力去處理,確保信息環(huán)境下檔案管理任務(wù)的安全性與保密性,充分提升檔案管理任務(wù)的質(zhì)量與效率。endprint

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