郝麗

[摘要]事業(yè)單位的人事檔案管理因?yàn)閱挝坏墓芾砟Ｊ礁淖兌霈F(xiàn)了功能性的改變，所以傳統(tǒng)的檔案管理與新建立的管理模式之間必然會(huì)出現(xiàn)缺失之處，所以必須對(duì)檔案管理進(jìn)行逐步完善才能適應(yīng)其社會(huì)化市場(chǎng)化的需求，并以此提高其管理的效率與效果。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理 存現(xiàn)困境 社會(huì)化完善

一、現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案模式存在的問(wèn)題

（一）檔案管理內(nèi)容不夠完善

針對(duì)事業(yè)單位而言固定的管理模式是限制檔案管理發(fā)展的重要禁錮，人事檔案的采集與管理往往是被動(dòng)狀態(tài)，且格式化明顯。一些檔案管理的方式仍然處在傳統(tǒng)體制中，紙質(zhì)檔案多，文書檔案多、機(jī)關(guān)活動(dòng)檔案多，而反映問(wèn)題的檔案、專門檔案、聲像檔案少。在各種考核都與市場(chǎng)、績(jī)效接軌的情況下，不能真實(shí)而客觀地反映工作人員乃至流動(dòng)人員的工作情況，從而不能為管理提供明確的選擇指向。

（二）真實(shí)性與安全性缺陷

在檔案管理中會(huì)出現(xiàn)一些造假的情況，在三齡一歷中會(huì)出現(xiàn)篡改與不規(guī)范的問(wèn)題，一些人員利用檔案管理的安全性不足，對(duì)檔案或者標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篡改，甚至是在填寫過(guò)程中就出現(xiàn)錯(cuò)誤，這就導(dǎo)致了人事檔案記錄的錯(cuò)誤，從而影響最終的管理效果。這主要是新形勢(shì)下標(biāo)準(zhǔn)與管理制度不夠一致而導(dǎo)致的工作安全性缺失。

（三）信息化與資源開(kāi)發(fā)效果差

人事檔案中紙質(zhì)檔案仍然是一種重要的資料保存形式，但是這樣的保存形式不能實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的快速檢索與統(tǒng)計(jì)，這就導(dǎo)致人事管理與人才的交流出現(xiàn)脫節(jié)，一些人員已經(jīng)離職或者獲得提升等，其資料不能及時(shí)更新，導(dǎo)致管理困難。同時(shí)紙質(zhì)資料不能進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)，影響了信息交流與服務(wù)的提供，嚴(yán)重影響了人事部門與其他部門的直接溝通。還有就是一些單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化改造，但是在改造中沒(méi)有針對(duì)自身的特征進(jìn)行人事檔案資料庫(kù)的更新與改進(jìn)，表面上實(shí)現(xiàn)了人事檔案的電子化管理，但是其作用不大，電子系統(tǒng)淪為了簡(jiǎn)單的記錄工具，不能發(fā)揮其信息化的真實(shí)作用，這樣的信息化也不能起到幫助提高效率開(kāi)發(fā)資源的作用，流于形式。

二、人事檔案模式的社會(huì)化轉(zhuǎn)變

人事檔案管理已經(jīng)不能獨(dú)立于社會(huì)而獨(dú)立存在，人才的流動(dòng)已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)化資源的流動(dòng)，檔案的開(kāi)放是必然的，人事檔案關(guān)乎的是人才流動(dòng)與發(fā)展的軌跡，所以人事檔案管理必須進(jìn)入社會(huì)化的進(jìn)程。傳統(tǒng)的檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題就是人才與檔案的流動(dòng)相互脫節(jié)，不能體現(xiàn)以人文本的管理思想，而這樣的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)市場(chǎng)化的進(jìn)程。所以在完善中必須實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。

（一）適應(yīng)社會(huì)化的模式構(gòu)建

在事業(yè)單位的檔案管理中，人事檔案的管理歷來(lái)是人力資源或者辦公室管理的范疇，但是隨著聘用制的實(shí)施流動(dòng)人員的數(shù)量與比例增加，各個(gè)部門針對(duì)自身的需求會(huì)增加或者減少聘用人員的數(shù)量，此時(shí)人事檔案變動(dòng)頻率自燃增加，因此人事檔案管理必須體現(xiàn)一對(duì)多的管理模式，此時(shí)就應(yīng)建立一個(gè)適應(yīng)此模式的管理制度，即利用信息化技術(shù)幫助建立一個(gè)一對(duì)多的平臺(tái)，從而提高管理的效率。

（二）完善人事組織機(jī)構(gòu)

在人事檔案管理中也存在分工問(wèn)題，針對(duì)當(dāng)前的人才流動(dòng)社會(huì)化問(wèn)題，管理部門也應(yīng)進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的完善，及針對(duì)不同的管理對(duì)象進(jìn)行分工，從而盡快地適應(yīng)人事檔案管理的模式改變，如建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理崗位，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行處理，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，以此實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化的數(shù)據(jù)更新以便適應(yīng)社會(huì)化的人才流動(dòng)模式。同時(shí)在管理中應(yīng)增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全與監(jiān)督的職能，從而保證數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全，最大限度地保證數(shù)據(jù)的保密性。

（三）人事管理的職能轉(zhuǎn)變

人事檔案管理的組織機(jī)構(gòu)完善隨之而來(lái)的就是職能的轉(zhuǎn)變，在社會(huì)化的人事檔案管理拓展中，職能必須隨著工作內(nèi)容的改變而進(jìn)行調(diào)適，以此才能保證人事聘用的正常進(jìn)行，在保證人才正常流動(dòng)的同時(shí)也可突出管理職能的作用，監(jiān)督與管理流動(dòng)的良性循環(huán)。新出現(xiàn)的職能有：根據(jù)硬件與軟件的設(shè)置需求，保證人事檔案的質(zhì)量，保護(hù)多種信息與資源的安全；針對(duì)流動(dòng)性的增加進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，利用網(wǎng)絡(luò)資源提高工作的效率；對(duì)多種資料進(jìn)行完整性和對(duì)，制定相應(yīng)的登記表格保證人員資料等靜態(tài)材料的完整，并保證增減的準(zhǔn)確性。

（四）人事檔案管理內(nèi)容的調(diào)適

在適應(yīng)人才流動(dòng)社會(huì)化的同時(shí)，檔案管理必須適應(yīng)人事資源的多元化，因此人事材料已經(jīng)不能局限在紙質(zhì)材料的范疇內(nèi)，應(yīng)進(jìn)行強(qiáng)化檔案基本內(nèi)容的完善與真實(shí)性控制，可以利用多種媒介對(duì)人員資料進(jìn)行采集，從而保證人事檔案完整性與準(zhǔn)確性。如利用影像資料對(duì)人員進(jìn)行登記，利用逐級(jí)審核對(duì)人員資料進(jìn)行審核，利用網(wǎng)絡(luò)資源對(duì)人員資料的真實(shí)性進(jìn)行審核等等。同時(shí)一旦建立人事檔案就應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行不斷的補(bǔ)充，利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)對(duì)人員的工作狀況進(jìn)行采集，針對(duì)性的補(bǔ)充人事檔案的基本內(nèi)容，并將流動(dòng)人員與固定人員的資料進(jìn)行分離，針對(duì)流動(dòng)人員的高流動(dòng)性進(jìn)行登記與存檔模式調(diào)整，在提高準(zhǔn)確性的同時(shí)，保證人員進(jìn)出的效率，以此提高其他部門對(duì)人員進(jìn)出的靈活度，在監(jiān)督與管理中保證人員進(jìn)出的相對(duì)自由，以此提高人事管理的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中，其受到的影響來(lái)自于制度與社會(huì)化，針對(duì)這一改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷，以此必須利用多元化的措施對(duì)制度、技術(shù)、模式等進(jìn)行調(diào)整完善，從而幫助事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與管理水平的提高。endprint