范磊

【摘要】機(jī)關(guān)檔案工作主要基于以檢查工作需要為基礎(chǔ)，以推動社會主義現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，以不斷進(jìn)行開發(fā)創(chuàng)新為途徑，從而推動機(jī)關(guān)管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案 開發(fā)與利用

檔案資源是一種不明顯的生產(chǎn)資源，是寶貴的物質(zhì)財(cái)富。檔案管理質(zhì)量的高低，能表現(xiàn)出整個(gè)機(jī)構(gòu)工作水平的優(yōu)劣。檔案信息是承載著機(jī)關(guān)發(fā)展歷史的重要來源，同時(shí)又對社會智力的發(fā)展起著重要作用，其檔案信息的合理開發(fā)與利用有著十分重大的意義。機(jī)關(guān)檔案工作主要基于以檢查工作需要為基礎(chǔ)，以推動社會主義現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，以不斷進(jìn)行開發(fā)創(chuàng)新為途徑，從而推動機(jī)關(guān)管理水平的提升。

一、提升檢索系統(tǒng)，力爭達(dá)到高質(zhì)量開發(fā)利用水平

建立檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)多角度檢索。使用優(yōu)質(zhì)的檢索工具是提升檢索效率的關(guān)鍵所在，是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量信息檢索利用的前提基礎(chǔ)。首先，要求我們提升檔案索引工具的覆蓋面與準(zhǔn)確度，力爭讓索引工具能夠覆蓋檔案室的全部資源，同時(shí)增加資源索引的準(zhǔn)確度。然后，依據(jù)檢索人員的需要，依據(jù)不同的內(nèi)容與資源庫，分門別類地制作出多種專題檢索工具。最后，為了提升索引信息的準(zhǔn)確度與深度覆蓋率，要編出全宗介紹、案卷目錄、雙套制文件目錄、全引目錄等多層次目錄，從多角度建立索引系統(tǒng)，讓機(jī)關(guān)檔案的索引工作能夠?qū)崿F(xiàn)多角度全方位開展成為可能。

采用現(xiàn)代化手段管理檔案，實(shí)現(xiàn)高效率檢索。檔案管理人員應(yīng)該使用高科技管理檔案資料，建設(shè)高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)，讓檔案管理從原始的手工錄入方式向高科技方式改變。使用高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)是檔案室現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)尺。計(jì)算機(jī)索引系統(tǒng)有存儲空間容量大、密度高，對周邊環(huán)境要求低，并且提取輸入的速度非常快等特點(diǎn)。其存儲的信息還可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳播，讓用戶在不同的空間時(shí)間內(nèi)能夠迅速獲得想要的資源信息，可以實(shí)現(xiàn)不同計(jì)算機(jī)之間的資源分享。因此使用高科技索引工具管理檔案，已經(jīng)成為檔案室工作人員的共同需求。

二、強(qiáng)化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案資源的開發(fā)提供物質(zhì)基礎(chǔ)

首先要強(qiáng)化對檔案資源的收集工作，豐富檔案資源。檔案收集工作是檔案信息匯總的主要渠道，豐富的信息資源是檔案利用開發(fā)的物質(zhì)條件。檔案室工作人員要采取積極主動的工作態(tài)度，不斷擴(kuò)展收集方式，改變機(jī)關(guān)檔案資源管理松散無序，不斷發(fā)掘室藏資源，建立起分門別類、結(jié)構(gòu)層次清晰、知識覆蓋面有深度與廣度的資源信息庫，把檔案室發(fā)展成為多層次全方位的現(xiàn)代化綜合性檔案室。其次，我們要健全檔案管理制度，對檔案進(jìn)行分類整理。檔案室的資料是否方便提取，對檔案資源的有效可行整理是其前提條件。如若檔案資料隨意亂放，毫無頭緒，或者無規(guī)律可循都會造成檔案索引工作的困難，甚至連基本的查檔接待工作都難于登天，更無法對資源進(jìn)行開發(fā)使用。所以，我們必須建立檔案資源管理的工作細(xì)則與制度措施，要保持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，使用科學(xué)的管理方法，遵守檔案管理工作細(xì)則與制度，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

三、增加檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)，提升其信息開發(fā)利用技能

檔案信息資源的有效使用程度與檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)高度相關(guān)。為跟上社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展步伐，機(jī)關(guān)檔案室的管理人員必須不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)與信息開發(fā)使用技能，主要包含調(diào)研能力，把握檔案信息需求的分析能力；對檔案資源的熟悉程度，了解檔案信息的“來源”；對檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，編制科學(xué)的索引工具，提高檔案室資源查找的準(zhǔn)確度；深入研究檔案資源，對檔案資源進(jìn)行深度加工與編輯；能熟練使用現(xiàn)代化索引工具，對檔案信息進(jìn)行查證、分類與整理的能力。

四、提高檔案管理與利用效率，增進(jìn)檔案管理實(shí)際效益

首先檔案管理員要做好借閱登記工作。借閱登記是檔案室查閱信息時(shí)非常重要的環(huán)節(jié)。在借閱的同時(shí)，要積極主動地把借閱信息錄入系統(tǒng)，需要填寫的項(xiàng)目信息必須一一填寫；其次，要對借閱者的借閱目的進(jìn)行調(diào)查，不可登記得過于簡單，如“查閱信息”等，要具體指出需要查閱檔案的何種信息，這種信息對于工作所發(fā)揮的作用與效果，這樣便于后期對檔案資源的開發(fā)使用效益進(jìn)行調(diào)查與取證，以確定是否需要進(jìn)一步進(jìn)行跟蹤調(diào)查。

其次，要定時(shí)分發(fā)檔案信息反饋調(diào)查表。即在檔案資源借出后，需要發(fā)放信息反饋表，用于調(diào)查檔案信息資源借閱所收獲的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益，特別是針對效益的信息要寫得更為詳細(xì)具體，要包含人、事物、地點(diǎn)與事例。

最后，及時(shí)對檔案信息所帶來的效益進(jìn)行歸納總結(jié)。要把檔案信息所取得的具體效益反饋給社會，這樣有利于大眾了解檔案管理的作用、如何查閱檔案以及使用檔案資源，特別要讓有關(guān)國家部門了解檔案管理工作的重要性，讓國家進(jìn)一步對檔案工作進(jìn)行支持。endprint