王迪毅

摘 要：近年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各種新建工程、擴(kuò)建工程和改建工程出現(xiàn)在人們的視線里，從而導(dǎo)致城市建設(shè)檔案的數(shù)量得到了不斷增加。在這種情況下，城建檔案管理不得不進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)，以便在提高自身工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，滿足國家的城市化建設(shè)需求。因此，有必要對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題展開探討，從而為國家城市化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)問題

1 城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1、數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性

使用數(shù)字化方式進(jìn)行檔案的管理，需要依靠技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和管理，所以將導(dǎo)致存儲(chǔ)資料的穩(wěn)定性受到計(jì)算機(jī)軟硬件條件的影響。在一些特殊條件下，一旦計(jì)算機(jī)受到技術(shù)、載體和設(shè)備等外部環(huán)境的干擾，就容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)變化，甚至直接導(dǎo)致檔案無法使用，繼而影響檔案管理工作的開展。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性的問題將影響其數(shù)字化進(jìn)程。

2、城建檔案信息易泄露

不同于其他檔案資料，城建檔案關(guān)系到城市規(guī)劃建設(shè)，所以只有一部分檔案資料可以向外流傳?？紤]到城建檔案的保密性，過去都會(huì)安排專門的地點(diǎn)和人員進(jìn)行一些檔案的管理，并且會(huì)利用法律對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行約束。但是，利用數(shù)字化管理方式進(jìn)行城建檔案的管理，不僅檔案資料比較容易受到外界的干擾，并且一些檔案資料的管理還要承擔(dān)被篡改和被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)?，在現(xiàn)代化電子檔案中，可以利用一些手段不留痕跡進(jìn)行檔案信息的盜取和篡改。所以，采取這樣的管理方式，不僅不能確保原始信息能夠得到完好保存，同時(shí)檔案具有的法律效力也將遭到降低。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案信息易泄露問題的存在，將導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)得到增加。

3、數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息

在進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字資料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且進(jìn)行文字的輸入、保存和校驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，還需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行搜索引擎和條目的制作。而在這一過程中，如果不同檔案管理單位使用不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)化，將會(huì)導(dǎo)致同一檔案資料庫中出現(xiàn)各種不同的檔案版本，從而給檔案資料的共享帶來困難，甚至直接導(dǎo)致一些檔案資料無法使用。但就目前來看，城建檔案數(shù)字化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和交換。因此，還需要使數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息的問題得到解決，才能順利實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

2 做好城建檔案管理數(shù)字化管理的措施

1、前期的全面規(guī)劃

具體來講，就是在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化之前，開展相應(yīng)的調(diào)查工作，從而對(duì)檔案室內(nèi)的存儲(chǔ)檔案數(shù)量和類型有一個(gè)深入的了解，根據(jù)館藏檔案的重要性和使用頻率等制定數(shù)字化的先后順序。與此同時(shí)，需要制作出清晰的檔案條目，并且做好數(shù)字存儲(chǔ)檔案的分類。在這一過程中，需要進(jìn)行重點(diǎn)資料的標(biāo)記，以確保檔案整理工作的順利開展。而通過在建設(shè)前期制定全面的管理規(guī)劃，將能使數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤得到有效減少，繼而使城建檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)效率得到有效提高。目前，泉州市數(shù)字檔案館建設(shè)綱要初稿已形成，各縣（市、區(qū)）正有序推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

2、重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，意味著檔案管理方式和方法的變化，檔案數(shù)字化雖然可以采取外包的形式，但是還是要以檔案館人才自主管理為主，社會(huì)外包服務(wù)為依托，所以，需要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而通過提高檔案管理人員的素質(zhì)水平使其更好的適應(yīng)檔案管理方式的變化。為此，城建檔案管理單位需要對(duì)管理人員提出更高的要求，要求其不僅具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化設(shè)備的操作管理能力。為了達(dá)成這一目標(biāo)，檔案管理單位需要遵照公開、公正的原則進(jìn)行檔案管理人員的選聘，從而使掌握信息技術(shù)的檔案管理人員得到重用。同時(shí)，檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，通過各種渠道對(duì)管理人員的數(shù)字化能力展開培養(yǎng)，從而使管理人員成為信息時(shí)代的高素質(zhì)管理人才。在日常的教學(xué)活動(dòng)中，除了進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)和相關(guān)知識(shí)的教授，還要結(jié)合城建的具體職能加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。此外，檔案管理單位還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)人才類型的細(xì)化處理，從而通過引進(jìn)檔案采集人才、數(shù)據(jù)庫加工人才和檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)人才等各類人才打造一支高素質(zhì)和高管理水平的城建檔案管理隊(duì)伍。

3、加大管理資金投入

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工在的開展需要大量的資金，所以相關(guān)部門和單位還應(yīng)該加大管理資金的投入，從而為數(shù)字化建設(shè)工作的開展提供足夠的支持。為此，相關(guān)部門應(yīng)該將檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作加入到日常工作日程中，并且根據(jù)城市建設(shè)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的共同規(guī)劃和發(fā)展。其次，政府應(yīng)該加強(qiáng)城建檔案管理工作的宣傳力度，從而使各部門為相關(guān)工作的開展提供支持。再者，考慮到數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，所以政府還要為相關(guān)單位配備最基本的數(shù)字化設(shè)備，從而滿足城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。具體來講，就是在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面投入更多的資金，并且進(jìn)行硬件投入力度的加大，從而為檔案管理單位配備較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。此外，檔案管理單位也應(yīng)該在數(shù)碼設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備和防盜報(bào)警系統(tǒng)建設(shè)方面投入更多的資金，從而更好的推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

4、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法規(guī)建設(shè)

之所以進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，在很大程度上是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。所以，相關(guān)部門和單位還要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法律法規(guī)的建設(shè)，從而根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和利用。具體來講，就是需要建立一個(gè)數(shù)字檔案規(guī)范法制體系，而該體系的建立需要確保完整、科學(xué)和合法。在該體系中，應(yīng)該包含信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字化檔案管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容。其中，信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范因包含信息采集與整理標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)站架構(gòu)管理細(xì)則、信息安全保障規(guī)范和數(shù)字檔案格式標(biāo)準(zhǔn)等多項(xiàng)內(nèi)容，數(shù)字化檔案管理規(guī)范應(yīng)包含檔案接收和管理細(xì)則，而檔案數(shù)字化法律法規(guī)則需要涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)、電子檔案的憑證有效性等。通過不斷進(jìn)行這些標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的完善，則能夠建立一個(gè)科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系，繼而為數(shù)字檔案的規(guī)范管理和廣泛利用提供保障。

5、完善檔案資料庫建設(shè)

在實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理時(shí)，需要使檔案資料庫的建設(shè)得到完善。因?yàn)?，所有的城建檔案信息都將輸入到數(shù)據(jù)資料庫中，所以資料庫的建設(shè)將起到至關(guān)重要的作用。就目前來看，城建檔案管理單位主要需要完成目錄數(shù)據(jù)庫、目錄中心及全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在建設(shè)資料庫的過程中，檔案管理部門可以重點(diǎn)加強(qiáng)特色資源庫的建設(shè)，并且將各類型和各專業(yè)的檔案信息資料存放在專門的數(shù)據(jù)庫中，從而使數(shù)字檔案管理的專業(yè)性得到提高。此外，為確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，檔案管理部門還要建立計(jì)算機(jī)安全管理制度和信息保密制度等多種管理制度。在檔案管理的過程中，還需加強(qiáng)各種安全技術(shù)的使用，從而使數(shù)據(jù)庫的安全性得到提高。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著城市化發(fā)展的不斷加快，城建檔案管理工作也急需進(jìn)行管理效率和質(zhì)量的提升。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將能更好的滿足檔案管理的發(fā)展需求。所以，相關(guān)部門還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)問題的認(rèn)識(shí)，并且采取措施解決這些問題，從而進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]胡淑惠.有關(guān)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的分析[J].企業(yè)改革與管理，2015，23：67.

[2]苗萍，常建法.城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的必要性[J].城建檔案，2015，02：31-35.endprint