李立

摘 要：信息化已成為當今社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位檔案管理工作只有與信息化緊密結合才能積極適應社會形勢的發(fā)展變化，更好的發(fā)揮服務事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。本文就信息化浪潮下如何做好事業(yè)單位檔案管理工作做粗淺的探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

隨著信息化技術的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡的迅速普及，大眾對檔案資源的獲取方式變得更加高效便捷，需求也隨之變得更加多樣和復雜。因此，如何在新形勢下做好檔案管理的信息化建設，提高其服務公眾、服務社會的能力是擺在我們面前不得不重視的課題。檔案管理作為事業(yè)單位一項基礎性、長期性、常規(guī)性的工作，對促進單位的穩(wěn)定發(fā)展起著重要的作用。但就目前來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些問題，如專業(yè)人才缺乏、資金投入不足等，這些都在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的健全發(fā)展。為此，積極改變觀念，探索一條適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化建設道路，是現(xiàn)階段檔案管理工作者亟需認真思考、妥善解決的問題。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐。做好檔案管理信息化工作離不開先進的技術手段和系統(tǒng)的軟硬件配備。建立一套系統(tǒng)完備、運轉流暢的數(shù)字化運行體系對網(wǎng)絡環(huán)境、設備性能要求較高，需要較大的資金投入，事業(yè)單位資金有限，并且由于檔案管理信息化建設在短時期內無法取得顯著效果，得不到領導重視，使得本就在經(jīng)費有限的情況下無法得到充足的資金保障，這就大大阻礙了信息化建設的步伐。

（二）專業(yè)人才缺乏。檔案信息化管理作為一種網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的管理模式，對技專業(yè)人員的要求比較高。原始檔案管理載體以紙質材料為主，只需要簡單的登記、存儲，對人員專業(yè)要求不高，一般不需專職人員或專業(yè)人員負責，管理方式粗放、隨意，使得有價值的檔案資料很難有效的加以分析利用。將檔案管理與信息化技術充分結合，對管理人員專業(yè)水平提出更高的要求，但目前事業(yè)單位對這方面人才的引進力度不夠，即使有素質較高的人才也因為待遇等原因留不住，引不進人才、留不住人才，使得信息化建設工作無法落到實處。

（三）信息化建設存在安全隱患。目前，對大部分事業(yè)單位來說，紙質材料保管年限較長，管理工具落后，在利用過程中很容易造成信息丟失、破壞，從而影響信息化成果。另外，紙質材料的數(shù)字化工作主要依靠信息公司完成，社會上各類信息公司魚龍混雜，部分缺乏高度的安全意識，對于數(shù)據(jù)需高度保密性的事業(yè)單位來說，網(wǎng)絡化手段更是一大風險和挑戰(zhàn)。

（四）管理工作不規(guī)范、不嚴謹。檔案管理信息化建設是一項規(guī)范性、系統(tǒng)性的工程。需要完備的軟硬件設施、規(guī)范嚴謹?shù)牟僮髁鞒?、嚴格保密的工作程序，但目前，有的事業(yè)單位對此存在認識上偏差，認為只要有電腦、有網(wǎng)絡就能做好，并沒有真正領會信息化的內涵，各項工作缺乏完備的管理舉措，導致信息化建設存在漏洞、進程緩慢。

2 做好檔案管理信息化建設的幾點對策

（一）完善軟硬件設施配備。事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化工作，合理資金投入力度，及時購置與信息化建設相配套的儀器設備和系統(tǒng)軟件。只有具備能支撐數(shù)字化高效運轉的軟硬件設施，檔案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效的挖掘資源，服務于發(fā)展大局。

（二）提高專業(yè)技術人員綜合素質。人員素質對事業(yè)單位檔案管理水平和發(fā)展方向起著重要作用。要積極引進有檔案學、信息技術或計算機等專業(yè)背景的人才，將專業(yè)知識運用到檔案管理工作中，定期進行軟硬件系統(tǒng)維護以及數(shù)據(jù)資料的分析應用。加強對人員思想政治、專業(yè)技術培訓，積極培養(yǎng)符合工作需要、單位發(fā)展的人才。建立完善的考核激勵制度，最大程度的挖掘人員潛能，定崗定位，在各自的崗位上發(fā)揮出獨特作用。

（三）加強安全管理，提高防范意識。在信息化過程中要注意對原始紙質資料的保護，按照規(guī)范流程進行合理開發(fā)，避免因疏忽大意、操作不當造成資料損壞、丟失等現(xiàn)象。同時提高管理人員安全意識、保密意識，增強政治責任感，定期升級系統(tǒng)的安全性能，并對數(shù)據(jù)資料進行備份，防止因系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)外泄等原因影響工作大局。

（四）建立完善的規(guī)章制度。檔案管理的信息化建設需要配套的規(guī)章制度作為保障。根據(jù)工作需要和崗位要求，有必要對檔案管理的各項工作流程進行有效規(guī)范和嚴格控制。建立健全資料收集存儲、開發(fā)利用、安全管理、人員保密等工作制度，加強督查力度，對違反紀律規(guī)定，造成嚴重后果的人員嚴肅追責。

3 總結

網(wǎng)絡技術高速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應社會發(fā)展的需要，必須通過信息化改革。信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升事業(yè)單位發(fā)展水平的重要舉措。加強檔案管理的信息化建設，需要管理者正視檔案管理工作現(xiàn)狀，制定完善的管理舉措，積極解決工作中存在的問題，推動檔案管理與信息化充分結合，只有這樣才能更好的為事業(yè)單位發(fā)展服務、為群眾服務。endprint