楊武
(長江南京通信管理局,江蘇 南京 210011)
蕪湖海事局人員動態(tài)管理系統(tǒng)研究
楊武
(長江南京通信管理局,江蘇 南京 210011)
隨著計算機信息化的影響不斷加深,信息產業(yè)日趨成熟,在實際的操作過程中,通常把計算機互聯(lián)網(wǎng)技術與單位的具體事務結合起來,實現(xiàn)信息化的目標。本文在總結了蕪湖海事局人員管理的現(xiàn)狀后,利用計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術,針對現(xiàn)有情況設計開發(fā)了人員動態(tài)管理系統(tǒng),提高了人事管理的工作效率。
人事;考勤;管理;信息化
蕪湖海事局現(xiàn)有的人事考勤全部是人工手動完成??记跀?shù)據(jù)采集不精確,請假等數(shù)據(jù)采集不方便,考勤統(tǒng)計報表錯誤多,需要大量的人工修正,大量考勤工作集中在人事一個部門處理。蕪湖海事局下轄五大海事處,海事處多則七十多人,少則二三十人。地域分布廣,人員分散。各處的上班制度也有不同,主要有四類制度:①長白班制度。例如機關人員的上班制度,有具體的上下班要求。②上五天休兩天,人員和時間不是固定的。③三班倒制度。④六個班,每次派出四個班,人員班次不固定。
現(xiàn)有的考勤簡介。當前,web考勤系統(tǒng)在企業(yè)原有考勤系統(tǒng)的基礎上,實現(xiàn)考勤的網(wǎng)絡化異地管理,軟件安裝在服務器上,分布在不同地域考勤機構可共用一套管理軟件,各個分支機構可獨立管理本部考勤。web考勤系統(tǒng)支持組織架構無限分級,對排班進行分析優(yōu)化;可實現(xiàn)自動給排班,考勤優(yōu)化分析;統(tǒng)計數(shù)據(jù)優(yōu)化分析。web考勤系統(tǒng)主要通過準確計量和科學安排員工工時,集中分析勞動力在企業(yè)內的投入產出比問題以及勞動力優(yōu)化的問題。幫助企業(yè)提升員工個體有效工時、最小化合規(guī)風險和提高勞動力生產率,最終提高企業(yè)對內部勞動力的管理能力。系統(tǒng)可對員工的出勤情況完全實現(xiàn)自動化管理。在人力成本日益高漲的今天,是企業(yè)管理的得力幫手。
現(xiàn)狀分析:①整個考勤的主要過程還處于手工處理階段,無法精確采集考勤數(shù)據(jù)(工作疏忽和人情因素),不能適應管理要求;②整個信息處理和傳遞的過程冗長,極易造成信息的失真;③考勤數(shù)據(jù)不能充分共享,形成信息孤島。
根據(jù)蕪湖海事局人員管理需要,充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息化技術在人員管理過程中的巨大作用,形成相對統(tǒng)一的人員管理操作流程,實現(xiàn)人員的請假、加班以及考勤的自動化。具體來說,人員按照分類設置不同權限,數(shù)據(jù)按權限共享,實現(xiàn)人與人、人與機器之間的數(shù)據(jù)交換。方便人事部門人員管理的目標。充分利用積累下來的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。
重點將請假加班、人員考勤、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理等模塊集成整合在一個平臺之上,即蕪湖人員動態(tài)管理系統(tǒng)。
根據(jù)蕪湖海事局需求和前期調研,我們將蕪湖海事局人員信息進行了分類,即普通用戶人員,審核審批人員,系統(tǒng)管理員三種。根據(jù)用戶的不同,具有不同的功能。
本系統(tǒng)主要功能包含管理員工請假、加班的申請、審核、審批功能,員工日考勤功能,以及員工月度統(tǒng)計、請假加班工作動態(tài)統(tǒng)計功能。
本系統(tǒng)分為三類用戶,普通員工、審批審核人員、管理員。下面根據(jù)用戶類別介紹各自的功能。
普通用戶:
申請請假功能,根據(jù)用戶個人情況,申請請假單,報送相關人員進行審核、審批。
申請加班功能,根據(jù)用戶工作情況,申請加班單,報送相關人員進行審核、審批。
審核審批人員:
審核審批人員除具有普通用戶的相關功能外,還具有以下功能:
審核審批請假單,根據(jù)請假人的實際情況,對請假單進行同意或不同意的標記。
審核審批加班單,根據(jù)請假人的工作情況,對加班單進行同意或不同意的標記。
系統(tǒng)統(tǒng)計功能,對員工的考勤情況進行統(tǒng)計,主要有月度考勤統(tǒng)計、年度出勤統(tǒng)計和請假統(tǒng)計。
管理員:
管理員除擁有審核審批人員的功能外,還具有以下功能:
用戶權限管理,對審批審核人員的增、刪管理、對管理員的增刪管理。
系統(tǒng)中,員工加班需要提交加班申請單,并且在加班申請單得到領導的審核審批通過后,系統(tǒng)會自動地把加班時間轉換為調休假假期。
根據(jù)需要,員工請假時也是同樣提交請假申請單。如果員工請假類別為調休假和年休假,必須是該員工的調休假和年休假假期天數(shù)大于零,否側請假單不會生成。
請假加班申請單主要側重了兩個方面:一個方面是時間,即請假加班的開始時間和結束時間;另一方面,是審核審批人員的選擇,根據(jù)單位的具體要求選擇正確的審核人和審批人。
員工的請假單與加班單生成后,會在數(shù)據(jù)庫中保存相關的具體信息,以備查詢時使用。同時也在員工登錄后顯示自己當前的請假加班信息。如圖1所示。
圖1 請假加班列表
圖2 審核審批申請單
當審核審批人員登錄,可以在動態(tài)管理欄目中查看自己需要審核審批的請假加班申請單,根據(jù)實際情況,對加班請假申請單進行人審核審批操作。如圖2所示。
申請單通過審核審批后,系統(tǒng)會自動匯入考勤機系統(tǒng)的考勤打卡記錄的數(shù)據(jù)信息中,在月度統(tǒng)計的時候,能夠自動計算員工的出勤情況。
根據(jù)實際需要,系統(tǒng)中的實現(xiàn)了三種統(tǒng)計功能,主要有月度報表統(tǒng)計、年度情況統(tǒng)計以及用戶請假統(tǒng)計,如圖3所示。
圖3 統(tǒng)計功能
月度報表統(tǒng)計是分部門統(tǒng)計員工在當月的實際工作情況。報表顯示每一天的情況,并且匯總每個人當月的請假、加班等情況。
年度情況統(tǒng)計主要統(tǒng)計部門員工在一個年度中的出勤、事假、病假、年休假、遲到、草退以及加班情況。用戶請假統(tǒng)計則是對員工請假類型和請假的時間進行統(tǒng)計。
系統(tǒng)中由于融合了指紋考勤機與自有的數(shù)據(jù),在系統(tǒng)的維護方面,主要分為了兩個大的部分,一個是考勤機系統(tǒng)的維護,另一個是自有的系統(tǒng)維護。
系統(tǒng)中對考勤機的管理以及維護,利用了原有的考勤機管理系統(tǒng),把二者有機的結合在一起,在信息數(shù)據(jù)方面互聯(lián)互通。考勤機維護主要分為對班次、人員、部門以及排班的功能。
系統(tǒng)中對自有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護主要分為三個方面。審核審批的權限管理、用戶管理員權限管理、以及對員工年休假信息的管理。如圖4所示。
圖4 數(shù)據(jù)維護
應蕪湖海事局的需要,在用戶信息方面要與海事局原有的OA系統(tǒng)的用戶信息進行對接,即利用原有的OA系統(tǒng)的用戶名稱以及密碼可以登錄本系統(tǒng),同時也需要把用戶相關信息保存更新到本系統(tǒng)中。
本系統(tǒng)也與蕪湖海事局原有的短信平臺進行了對接,在固定的時間對相關人員進行一個短信提醒。
系統(tǒng)利用web服務相關技術,實現(xiàn)了以上兩個要求,使得用戶只需要一個用戶名和密碼就可以同時登陸兩個系統(tǒng),解除用戶對記憶密碼的煩惱。同時也對具有審核審批權限的人員發(fā)送短信,提醒用戶進行審核審批操作。
以上僅是針對蕪湖海事局的實際情況通過信息化技術實現(xiàn)的部分功能,如今隨著信息化技術的快速發(fā)展,我們相信還會有更多智能化的功能需要我們去思考、去開發(fā),通過高度智能化的管理模式,有效節(jié)約人員管理成本,達到節(jié)省開支的目的,使人員的管理更加智能化、科學化。
U692.2
A
1006—7973(2017)10-0030-02
10.13646/j.cnki.42-1395/u.2017.10.012