秦國平

摘 要 檔案是一種非常重要的具有較權威信息的資源。檔案管理的好壞關系到一個單位的工作能否正常運行。事業(yè)單位生產以及經營的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調動和職務安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。人事檔案是圍繞著個人開展的，一個人的基本情況和工作表現(xiàn)等等都會記錄在這個檔案里，包括出身背景、社會關系、工作表現(xiàn)以及社會獎懲等等。這些檔案是上級組織在選拔、任命時的重要參考依據(jù)。但是我國事業(yè)單位人事檔案管理存在很多問題，比如制度不完善、管理人員素質不高、管理信息不普及以及利用率低等等。但是隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人事檔案管理水平提高是一種必然的趨勢。

關鍵詞 人事檔案 管理 存在問題

中圖分類號：D523. 2 文獻標識碼：A

1事業(yè)單位人事檔案管理概述

（1）事業(yè)單位人事檔案管理的內涵。眾所周知，事業(yè)單位是我國國家機構中不可忽視的一部分，發(fā)揮著科學、教育、社會福利等多方面的社會功能，以服務為主，因此此項工作直接關系到國家的發(fā)展，社會的穩(wěn)定以及人民安定的生活。事業(yè)單位人事檔案是由一系列文檔組合而成的，記錄著每個員工的成長階段與經歷，社會關系和所獲榮譽、獎懲，是可以反映一個人思想素質和業(yè)務能力水平的關鍵憑證。領導可以通過人事檔案對一個人的德、能、勤、績、廉等各方面進行考察，了解他們的錄用、干部任免、崗位調換等等。因此，人事檔案的管理事關國家發(fā)展與經濟命脈，是推動社會主義事業(yè)的加速器。

（2）做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是事業(yè)單位開展各項工作的基礎性材料，也是維護事業(yè)單位工作人員個人利益的關鍵憑證。因此，隨著經濟的發(fā)展和社會各項制度的改革，簡單的人事檔案管理已經不能滿足當今社會的需要，各種工作單位與個人之見的利益糾葛已經是必須要解決的問題，檔案管理可以很好地解決由于歷史遺忘帶來的問題，也是法律依據(jù)之一。由于人事檔案記載了一個人的出身、生活經歷、學習狀況、工作能力以及社會榮譽的獎懲，而且很多材料都是原始材料，不可復制的，因此在必要的時候是解決矛盾的重要砝碼。

2事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題剖析

（1）一些領導干部對人事檔案管理工作重視不足。對于人事檔案的管理一直存在一定的誤區(qū)，大家都以為這種工作比較瑣碎且沒有技術含量，不容易獲得成績或者提升的可能。尤其是領導干部，更覺得對于人事檔案的管理，任何人都可以通過抄抄寫寫來完成，只要保證保密性、完整性即可。因此很多人事部門的領導經常會安排一些兼職人員來負責此項工作。也導致了實際工作中很多應付的現(xiàn)象發(fā)生，這些都阻礙了各個事業(yè)單位的進一步發(fā)展和改革，甚至降低了服務質量。

（2）人事檔案管理人員素質需提高。檔案管理，大家都知道是一項十分重要而且繁瑣的事情，而且隨時時代的發(fā)展，對這項工作的要求逐漸向著專業(yè)性發(fā)展，工作人員往往需要連續(xù)工作很久，而且不宜頻繁地流動人事。總之，沒有一定的物力、財力就不可能保障人事檔案的真實性、及時更新性以及準確性。因此如果讓人事部門的相關人員來兼任這項工作，或者是臨時借調都是很難高效率、高質量地完成這項工作的，現(xiàn)實當中也出現(xiàn)過很多不能及時歸檔、材料丟失等問題的，以致于造成了很多不能挽回的損失。

（3）人事檔案管理信息化尚未普及。為了適應信息化的時代，我國很多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于此系統(tǒng)在設計的時候定位并不專一，因此在適用的過程當中只能記錄員工的一些基本資料，對于員工在工作中的資料或者社會獎懲很難一一記錄，這也就導致了員工檔案材料記錄不全、準確性等問題。再加上事業(yè)單位人事檔案管理在實際操作中手工的內容比較多，紙質檔案仍然普遍存在，這是很多資料和檔案不能長期保存的根源所在。因此事業(yè)單位的信息化管理有待進一步加強，這樣才能更好地推動其信息化發(fā)展。

（4）人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料制作不規(guī)范是現(xiàn)實中常見的，主要的表現(xiàn)也不過以下兩大類：第一，人事檔案材料的分類不規(guī)范，比如管理人員確實知道人事檔案需要分類管理方便查詢和更替，但是在實際操作中，分類標準并不好把握，這也就給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便。第二，材料制作過程不嚴謹，很多材料在制作過程當中沒有統(tǒng)一的標準，都是一些默認的規(guī)則。

（5）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理?，F(xiàn)如今已經進入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式?；ヂ?lián)網(wǎng)具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關事業(yè)單位信息化建設力度不足的情況下，應當將互聯(lián)網(wǎng)辦公結合到檔案管理中，建立健全相關檔案管理設備，大力發(fā)展相關系統(tǒng)的開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節(jié)約紙質檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

3總結

綜上，我國目前事業(yè)單位人事檔案管理當中的問題還很多，已經影響了我國人事檔案管理工作的改革與進一步發(fā)展。因此我國應該采取相關措施進一步完善各項管理制度，重點提升管理人員的素質以及事業(yè)單位中領導對于人事檔案管理的重視程度，這樣才能推動我國事業(yè)單位人事檔案管理進一步發(fā)展。加強人事檔案管理隊伍的素質建設，引進先進的管理設備和手段，充分利用信息化時代帶來的便利，建設對社會開放的管理平臺，這樣既可以制約人才流動，也可以解決很多現(xiàn)有的問題。只有這樣，我國事業(yè)單位的人事檔案管理才能再上新臺階，從而為我國社會主義事業(yè)貢獻一份力量。endprint