黃華

[摘 要]當(dāng)今，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為了人們現(xiàn)實(shí)生活中的重要技術(shù)之一，尤其是隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，其在各大領(lǐng)域的運(yùn)用越來(lái)越廣泛。在我國(guó)的房地產(chǎn)發(fā)展中，檔案管理工作繁瑣，信息量大，因此，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用顯得十分重要?；诖?，本文通過(guò)對(duì)數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探討，希望能夠繼續(xù)強(qiáng)化應(yīng)用認(rèn)識(shí)，提高技術(shù)應(yīng)用效率，從而推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理整體質(zhì)量的提升。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.099

[中圖分類號(hào)]F299.23；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來(lái)了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來(lái)為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過(guò)大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過(guò)程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫(kù)，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來(lái)，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。

在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開(kāi)展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來(lái)了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒(méi)有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問(wèn)，使檔案的安全性得到充分的保障。

2 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性和項(xiàng)目性

專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過(guò)程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。

2.2 分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。

3.2 在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開(kāi)，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3 在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來(lái)越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來(lái)滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問(wèn)題的困擾，通過(guò)將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計(jì)工作，離不來(lái)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4 在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過(guò)對(duì)檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過(guò)程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過(guò)組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對(duì)于其他工作的開(kāi)展也能夠起到積極的輔助作用。

4 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對(duì)管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)代發(fā)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。

其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過(guò)高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來(lái)障礙?？傊?，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，只有通過(guò)對(duì)操作進(jìn)行規(guī)范、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。

最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢(shì)和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對(duì)檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠?？梢越⒃O(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對(duì)已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。

5 結(jié) 語(yǔ)

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無(wú)論是對(duì)于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來(lái)，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

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