梅龍

【摘要】檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化，高校檔案信息

高校檔案信息是高校信息資源管理的重要組成部分，高校檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)代高校檔案工作的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，是檔案工作發(fā)展的方向和時(shí)代特征的表現(xiàn)，但我國(guó)高校檔案的信息化工作仍存在一些亟待解決的問(wèn)題：

（1）檔案信息化工作的重視不夠認(rèn)識(shí)模糊。

有的人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，無(wú)非就是整理資料之類(lèi)的事情，只要不出差錯(cuò)就可以了。因而在行動(dòng)上表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的工作態(tài)度。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要思想根源。甚至有些高校領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為檔案信息化對(duì)高校發(fā)展作用不大。我們要從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作者的思想觀念，同我國(guó)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

（2）檔案管理以傳統(tǒng)模式為主，信息化開(kāi)發(fā)利用不足。

目前存在的問(wèn)題主要是檔案現(xiàn)代化管理落后，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍在主導(dǎo)地位。多數(shù)檔案館（室）采取被動(dòng)上門(mén)服務(wù)的方式。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，同時(shí)還需大量資金支持維護(hù)與更新，資

金投入不足已成為制約高校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。信息化管理手段亟待加強(qiáng)。

（3）網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患，對(duì)高校檔案安全是一個(gè)挑戰(zhàn)

高校檔案的內(nèi)容日趨豐富，檔案信息的數(shù)量也隨之增加。各種先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，信息共享更加便捷。但是檔案信息具有本身的特殊性需要正確處理開(kāi)放與保密、檔案利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門(mén)與校內(nèi)校外的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來(lái)了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問(wèn)竊取信息等造成的安全問(wèn)題。

（4）檔案制度不健全及工作人員工作不規(guī)范

工作人員未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的重要性不理解，在收集、整理、歸檔時(shí)分類(lèi)不準(zhǔn)確，造成查詢(xún)、調(diào)閱時(shí)諸多不便。

要想適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，從隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、保障檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入。

高校檔案管理信息化就是以電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶(hù)提供更為便捷、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化工作應(yīng)取得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視大力推廣普及計(jì)算機(jī)管理檔案，結(jié)合檔案整理新規(guī)則的貫徹，抓住機(jī)遇，創(chuàng)造條件，使應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的程度達(dá)到80%，多數(shù)高校檔案室（館）需要實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，高校檔案室（館）需要專(zhuān)線接入校園網(wǎng)。在信息化的建設(shè)中加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是成功的基本保證，足夠的經(jīng)費(fèi)是建設(shè)信息化必要的投入。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識(shí)水平

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用將帶來(lái)檔案管理工作的革命，檔案信息化是檔案改革和發(fā)展的制高點(diǎn)與突破口。要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，檔案信息化是一個(gè)關(guān)鍵因素。作為檔案工作人員要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，在工作中善于分析、總結(jié)檔案信息化工作的規(guī)律。

三、建設(shè)高質(zhì)量的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

高校檔案信息化是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)。準(zhǔn)確、規(guī)范、穩(wěn)定的數(shù)字信息以及完整的數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容是高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫(kù)的基本要求。作為高校檔案管理部門(mén)首先要做好前期的調(diào)查研究工作，根據(jù)用戶(hù)的需求和館藏檔案的實(shí)際情況，按照輕重緩急循序漸進(jìn)地進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作的實(shí)際成效，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍是高校檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。要努力提高檔案人員的政治素質(zhì)。提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過(guò)繼續(xù)教育、專(zhuān)題培訓(xùn)、專(zhuān)題講座等形式普及信息化管理知識(shí)，提高在職人員的信息處理的能力，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使他們的業(yè)務(wù)水平得到顯著提高。檔案是為工作服務(wù)的，是各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的保障，檔案人員應(yīng)具備與時(shí)代步伐相一致的思想觀念。

五、重視檔案信息的安全管理

務(wù)必要高度重視檔案安全管理工作，忠實(shí)履行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”職責(zé)，擔(dān)負(fù)起檔案安全管理工作責(zé)任，抓好檔案安全管理工作。由于檔案信息不像公開(kāi)出版發(fā)行的雜志、報(bào)刊信息那樣可以在網(wǎng)上任意發(fā)布，它有一定的保密性。因此要在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)多媒體檔案信息的檢索和利用，首先要解決不同用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限問(wèn)題。檔案信息的安全技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、身份認(rèn)證和安全通信等。加密技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全最有效的技術(shù)之一，

它是應(yīng)對(duì)非法用戶(hù)通過(guò)惡意攻擊、電磁竊取手段等造成文件丟失、信息泄密等不安全現(xiàn)象的主要安全手段之一。

當(dāng)代對(duì)高校檔案信息化管理模式和工作人員都提出了更新更高的要求，要充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，使高校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足高校各項(xiàng)工作的需求。endprint