于佳含
摘要:投票系統(tǒng)的主要設(shè)計思路是將評委在計算機上投的電子票,通過Excel軟件中的公式進行匯總、統(tǒng)計,從而實現(xiàn)提高效率及準確率的目的。本文對利用Excel制作簡易投票系統(tǒng)問題進行了相應(yīng)探索,并根據(jù)實際操作給出了一定建議。
關(guān)鍵詞:Excel 投票系統(tǒng) 匯總 統(tǒng)計
中圖分類號:TP311文獻標識碼:A文章編號:1009-5349(2017)20-0194-02
人事工作中,每年年終都會對本單位各部門進行年終考核,學(xué)校通過對各部門本年度工作業(yè)績成果進行相應(yīng)打分,最終評選出優(yōu)秀單位并給予相應(yīng)獎勵。隨著民主選舉的深入人心,考核多以投票表決的方式來進行。投票方式一般有兩種,一種是采用人工方式進行唱票、 計票和統(tǒng)計,一種是利用計算機對投票進行處理。前者耗費人力物力,且準確率低,后者自動化程度高、 準確率高,隨著辦公自動化水平的提高,后者逐漸成為處理投票問題的首選辦法。雖然計算機在投票領(lǐng)域有專門的投票系統(tǒng)可以對整個流程進行專業(yè)性把控,但這種投票系統(tǒng)制作成本較高,如果缺乏制作條件,則可能需要從其他途徑進行購買。如何利用現(xiàn)有Excel軟件制作簡易投票系統(tǒng),降低人力物力成本的同時提高選舉統(tǒng)計的工作效率,就是本文要討論的問題。
一、設(shè)計思路
專業(yè)投票系統(tǒng)可以對現(xiàn)場投票情況進行實時統(tǒng)計,而Excel軟件進行統(tǒng)計的簡易投票系統(tǒng)則無法做到這點。簡易投票系統(tǒng)是在投票全部結(jié)束后對打分票進行統(tǒng)計,其基本設(shè)計思路為“測評票→匯總票→統(tǒng)計票”,即每位評委一臺電腦,投票時評委對電腦上的測評票進行操作,工作人員投票結(jié)束后對各個電腦上的測評票進行匯總,利用Excel公式對投票結(jié)果進行計算。
二、實施方法
(一)測評票
(1)測評票制作。
如圖1所示,制作一張簡單的電子打分票,為方便后期匯總統(tǒng)計,不建議設(shè)置表頭名稱及合并單元格,另外還需刪除同一工作簿中的其他工作表,僅保留測評票工作表,并將工作表下方名稱由“Sheet1”改為“測評票”。按照投票順序?qū)⒏鲉挝慌帕?,首列字段分別為“序號”“單位名稱”和用于填寫評委號碼的單元格,并對相應(yīng)注意事項進行標注。為規(guī)范打分結(jié)果,應(yīng)對打分欄設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。假設(shè)評分在70至100之間,則打分欄所在單元格數(shù)據(jù)有效性設(shè)置方法為:①選擇Excel菜單欄“數(shù)據(jù)”選項卡,點擊數(shù)據(jù)驗證;②在彈出的設(shè)置選項卡中,將“任何值”改為“小數(shù)”,“數(shù)據(jù)”選擇“介于”,最小值填“70”,最大值填“100”;③在出錯警告選項卡中,錯誤信息內(nèi)容填寫為“請輸入介于70至100之間的數(shù)字”。這樣就可以有效避免分數(shù)的錯誤輸入,保證打分結(jié)果的規(guī)范性。
(2)投票注意事項。
打分表制作好后,在正式投票前需要對評委進行簡單的培訓(xùn)。評委知道自己的評委號碼后,首先需要對測評表的文件名進行修改,文件名為評委號碼,例如“25.xls”。修改完文件名后,評委打開測評票,在指定單元格輸入自己的評委號碼,例如“評委25”。這樣,文件名為評委號碼且文件內(nèi)容也標有評委號碼的測評票就可以進入下一步操作了。
(二)匯總票
投票結(jié)束后,將所有標有評委號碼的測評票工作簿匯總到一個文件夾中,然后利用Kutools插件及INDIRECT函數(shù)將所有數(shù)據(jù)匯總到匯總票工作簿中。
(1)利用Kutools插件將所有測評票工作表匯總至匯總票工作簿。
Kutools是一款可以大大提高Excel工作效率的插件,安裝Kutools之后打開Excel,在菜單欄中會出現(xiàn)“企業(yè)”面板,點擊“匯總”按鈕,在彈出的選項卡中選擇 “復(fù)制多個工作簿中的工作表到一個工作簿中”,點擊“下一步”,選中所有需要匯總的測評表工作簿,點擊“下一步”,根據(jù)個人需要設(shè)置相關(guān)條件或者直接點擊完成。匯總后的所有測評票工作表將以“測評票(2)、Sheet1、Sheet1 (2)、Sheet1 (3)……”等名稱依次排列,為方便后續(xù)的匯總操作,需統(tǒng)一工作表名稱,即將“測評票(2)”改為“Sheet1 (0)”,將“Sheet1”改為“Sheet1 (1)”,同時在最前方新建匯總票工作表,如圖2、圖3。
(2)利用INDIRECT函數(shù)采集匯總數(shù)據(jù)。
通過以上操作,所有測評票工作表已全部放在匯總票工作簿中,通過觀察不難發(fā)現(xiàn),每個工作表下方標簽的名稱都是按規(guī)律排列,如果想采集每個測評票工作表中的數(shù)據(jù),需要采集公式根據(jù)工作表名稱的規(guī)律而進行變動,這就應(yīng)用到了INDIRECT函數(shù)。
INDIRECT函數(shù)是間接引用函數(shù),可以把一個字符表達式或名稱轉(zhuǎn)換為地址引用,通過Excel拖拽的方式進行規(guī)律性改變,從而達到批量引用不同工作表、單元格數(shù)值的效果。下面以圖2為例,對采集測評票工作表數(shù)據(jù)的公式進行分析。
C2采集第一個測評票,即“Sheet1 (0)”工作表中C2的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (0))'!C2")”,C3采集“Sheet1 (0)”工作表中C3的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (0)'!C3")”,C4采集“Sheet1 (0)”工作表中C4的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (0)'!C4")”……
D2采集第二個測評票,即“Sheet1 (1)”工作表中C2的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (1)'!C2")”,D3采集“Sheet1 (1)”工作表中C3的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (1)'!C3")”,D4采集“Sheet1 (1)”工作表中C4的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (1)'!C4")”……
E2采集第三個測評票,即“Sheet1 (2)”工作表中C2的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (2)'!C2")”,E3采集“Sheet1 (2)”工作表中C3的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (2)'!C3")”,E4采集“Sheet1 (2)”工作表中C4的值,公式為“=INDIRECT("'Sheet1 (2)'!C4")”……endprint
基于以上公式分析,圖2中公式排列如下:
(三)統(tǒng)計票
(1)利用TRIMMEAN函數(shù)計算投票結(jié)果。
將以上匯總結(jié)果保存后,新建副本,表名改為統(tǒng)計票,在單位后新插入兩行,分別命名為平均分和名次,隨后可以通過TRIMMEAN函數(shù)對匯總結(jié)果進行統(tǒng)計,如圖5。TRIMMEAN函數(shù)可以從數(shù)據(jù)集的頭部和尾部除去一定百分比的數(shù)據(jù)點,然后求其平均值,非常適用于投票中經(jīng)常出現(xiàn)的去掉幾個最高分及最低分的情況。其語法為TRIMMEAN(array,percent)。array 表示需要進行篩選并求平均值的數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域,percent表示計算時所要除去的數(shù)據(jù)點的比例。例如本文涉及的投票系統(tǒng),假設(shè)共有30個評委進行投票,所有打分票中需要去掉2個最高分,2個最低分,以文學(xué)院的平均分所在單元格C2為例,從評委1到評委30的區(qū)域范圍為E2至AH2,則公式可以寫為“=TRIMMEAN(E2:AH2,4/COUNTA(E2:AH2))”,如圖5-1。
(2)利用RANK函數(shù)對投票結(jié)果進行排名。
在名次列可以通過RANK函數(shù)對投票結(jié)果進行初步排名。其語法為RANK (number,ref,order)。number表示需要排名的單元格名稱,ref表示排名的參照數(shù)值區(qū)域,為防止參照數(shù)值區(qū)域隨著公式拖拽變動,需要絕對引用,order值為0或1,代表排列順序。以文學(xué)院名次所在單元格D2為例,則公式可以寫為“=RANK(C2,$C$2:$C$13,0)”,為方便查看是否有并列的情況,可以在D列設(shè)置突出顯示重復(fù)值,點擊開始選項卡中的“條件格式”,選擇“突出顯示單元格規(guī)則”,選擇“重復(fù)值”,點擊確定,得到結(jié)果如圖5-2,其中突出顯示的外國語學(xué)院和化學(xué)學(xué)院表示并列第二名。
三、小結(jié)
本文中的簡易投票系統(tǒng)在實際工作中取得了較好的效果,基于現(xiàn)實中的成績及經(jīng)驗,本文對打分制投票的統(tǒng)計問題提供了一定的解決思路,通過計算機投票、匯總、統(tǒng)計,將減少人力物力的投入,同時有效地提高選票統(tǒng)計的工作效率和準確率。
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責(zé)任編輯:于蕾endprint