竇莉 楊玲

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)天津300222）

基于層次分析法的高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估方法

竇莉 楊玲

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)天津300222）

為防范和化解高校檔案利用所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，對高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)特征進(jìn)行了分析，提出了一種基于層次分析法的檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估方法，建立了高校檔案利用評估層次分析模型，完成了風(fēng)險(xiǎn)評估過程中所需元素權(quán)重值的計(jì)算和一致性檢驗(yàn)。探索其合理性和可行性，以期把高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的范圍內(nèi)。

層次分析法高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估風(fēng)險(xiǎn)評估方法

G273.5

A

2017-04-12

一、引言

國家教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十八條明確指出：“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案?！币虼耍咝n案館（室）應(yīng)按照要求做好檔案的利用工作。高校檔案利用工作是指高校檔案館（室）以其所收藏的檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式和途徑直接為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足利用者需求的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，它也是高校檔案工作的根本目的。但在檔案利用過程中，諸多因素威脅著檔案信息的安全，檔案利用風(fēng)險(xiǎn)始終存在于整個(gè)利用工作之中。

所謂風(fēng)險(xiǎn)是指影響未來事件及其結(jié)果的某種不確定性，它是關(guān)于某一事件發(fā)生的可能性及其對發(fā)展目標(biāo)的影響的描述[1]57。對于檔案利用來說，風(fēng)險(xiǎn)評估就是要使檔案實(shí)體和檔案信息資源所面臨的威脅及其造成影響的可能性降至最低的評估。高校的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評估內(nèi)容，主要應(yīng)從檔案安全制度建設(shè)、檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施、檔案安全防護(hù)設(shè)施、檔案信息保密和檔案安全應(yīng)急機(jī)制等方面制定評估[2]54。高校檔案館（室）要在風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生時(shí)，第一時(shí)間做出反應(yīng)，及時(shí)有效地處理風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在較小的范圍，這就需要通過采取綜合手段來達(dá)到管控目的。如何用科學(xué)的方法和手段對高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評估，找出潛在損失的可能性，確定風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果并提出合理建議，從而能夠最大限度地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的完整與安全，是擺在高校檔案管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

本文從風(fēng)險(xiǎn)管理角度，分析了高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的特征，提出了一種基于層次分析法的高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估方法，建立了高校檔案利用評估層次分析模型，完成了風(fēng)險(xiǎn)評估過程中所需元素的權(quán)重值的計(jì)算和一致性檢驗(yàn)，為防范和化解高校檔案利用帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并將風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的范圍內(nèi)提供了科學(xué)的依據(jù)。

二、高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)特征

為做好高校檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)評估，首先要對那些威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)特征進(jìn)行分析研究。根據(jù)高校檔案利用環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，將檔案利用風(fēng)險(xiǎn)分為責(zé)任意識風(fēng)險(xiǎn)、館內(nèi)閱覽風(fēng)險(xiǎn)、借出風(fēng)險(xiǎn)和身份驗(yàn)證風(fēng)險(xiǎn)等，其主要特征表現(xiàn)為：

1.責(zé)任意識風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員在利用者利用檔案過程中起著橋梁和紐帶的作用。但是由于部分檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)，對檔案相關(guān)的法律法規(guī)學(xué)習(xí)不夠深入，缺乏檔案風(fēng)險(xiǎn)意識和安全知識，在利用者閱覽檔案材料時(shí)，未及時(shí)提示利用者應(yīng)注意的事項(xiàng)和要求，沒有起到監(jiān)督或監(jiān)管作用，造成利用者違反借閱規(guī)定或翻看與其不相關(guān)的檔案材料等，使重要的檔案信息泄露甚至失密。

2.館內(nèi)閱覽風(fēng)險(xiǎn)。利用者在檔案館（室）內(nèi)閱覽案卷時(shí)，無意識地在檔案材料上畫線、圈注甚至涂改，造成檔案污損或失真；在復(fù)制實(shí)體檔案時(shí)，容易發(fā)生折損現(xiàn)象，拆頁和拆卷的做法也會造成檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)；在利用數(shù)字檔案時(shí)，利用者一般能夠觀看計(jì)算機(jī)檢索界面，當(dāng)管理人員輸入模糊檢索詞時(shí)，許多相關(guān)的檢索內(nèi)容就會出現(xiàn)，不利于檔案信息安全，有可能造成檔案信息泄露；利用者不顧檔案館（室）的借閱制度，擅自用手機(jī)、相機(jī)拍照，使檔案信息安全受到威脅。

3.借出風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案館（室）的實(shí)體檔案一般情況下是不允許借出的，但特殊情況如工程維修、審計(jì)工作等，確因工作需要必須要使用檔案原件的，利用者在填寫檔案借閱申請，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后仍可以借出。這樣，可能會出現(xiàn)利用者在借出期間轉(zhuǎn)借他人、到期后多次提醒仍然不歸還以及檔案丟失等風(fēng)險(xiǎn)，個(gè)別利用者為了達(dá)到自己的某種目的或利益，有可能存在對借出檔案篡改、損毀等蓄意破壞的行為，造成檔案材料缺損和失真等風(fēng)險(xiǎn)，給學(xué)校檔案資源造成重大損失。

4.身份驗(yàn)證風(fēng)險(xiǎn)。外單位人員或?qū)W校往屆畢業(yè)生來檔案館（室）查閱檔案時(shí)，一般需出示單位介紹信、本人身份證或畢業(yè)證等有效證件，方可辦理查閱手續(xù)，檔案人員在核實(shí)有效證件時(shí)，可能由于有限的辨別能力，致使持有偽造證件者得逞，造成他人的檔案信息泄露，使檔案安全受到威脅。

高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)還有一些其他特征，為便于指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)，僅分析了其主要特征。

三、基于層次分析法的高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估方法

層次分析法（Analytic Hierarchy Process，AHP）在2O世紀(jì)7O年代初由美國著名的運(yùn)籌學(xué)家、匹茲堡大學(xué)教授T.L.Saaty提出,是一種把定性分析與定量分析結(jié)合起來的多目標(biāo)決策方法。它用清晰的層次模型來表示問題中各因素間的區(qū)別與聯(lián)系，依據(jù)對一定客觀現(xiàn)實(shí)的判斷就每一層次的相對重要性給予定量表示，利用數(shù)學(xué)手段科學(xué)的表述每一層次全部元素的相對重要性，并通過相對重要性的排序結(jié)果分析和解決問題[3]58。它是在深入分析實(shí)際問題的基礎(chǔ)上，將有關(guān)的各個(gè)因素按照不同屬性自上而下地分解成若干層次，同一層的諸因素從屬于上一層的因素或?qū)ι蠈右蛩赜杏绊?，同時(shí)又支配下一層的因素或受到下層因素的作用[4]28。

1.指標(biāo)體系設(shè)計(jì)的原則。設(shè)計(jì)指標(biāo)體系應(yīng)以科學(xué)、系統(tǒng)和可行為原則。為了使指標(biāo)體系有效地反映出高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的特征，并能達(dá)到真實(shí)反映評價(jià)的目的，使評價(jià)目標(biāo)成為功能性目標(biāo)，需要科學(xué)地設(shè)計(jì)指標(biāo)體系，并選擇具有代表性的指標(biāo)。指標(biāo)不必過細(xì)過全，其數(shù)據(jù)要有可量化和可采集的特征，以便合理地將定性與定量的決策相結(jié)合，從而客觀地反映檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的整體狀況。

2.建立高校檔案利用評估層次分析模型。在分析了高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)特征的基礎(chǔ)上，根據(jù)層次分析法的基本步驟，通過引入節(jié)點(diǎn)分類、把定性與定量的決策結(jié)合起來，按照思維和心理的規(guī)律把決策過程層次化、數(shù)量化。建立的高校檔案利用評估層次分析模型如圖1所示。

圖1 高校檔案利用評估層次分析模型

3.構(gòu)造兩兩比較判斷矩陣。在高校檔案利用評估層次模型中，各種風(fēng)險(xiǎn)元素對于檔案利用風(fēng)險(xiǎn)這個(gè)總目標(biāo)來說，按照重要程度，采取賦予一定數(shù)值的方法進(jìn)行兩兩比較。一般使用1-9標(biāo)度法，它是指用9，7，5，3，1，1/3,1/5,1/7,1/9，分別表示評價(jià)因素兩兩相比，前者比后者：極重要、很重要、重要、稍微重要、相等、不很重要、不重要、很不重要、極不重要；而相鄰評價(jià)的中間值分別取8，6，4，2，1/2，1/4，1/6，1/8，構(gòu)成判斷矩陣A[5]47。

高校檔案利用總體風(fēng)險(xiǎn)為A矩陣，其中，A1為責(zé)任意識風(fēng)險(xiǎn)、A2為館內(nèi)閱覽風(fēng)險(xiǎn)、A3為借出風(fēng)險(xiǎn)、A4為身份驗(yàn)證風(fēng)險(xiǎn)，則：

4.計(jì)算特征向量和最大特征值。本文采用方根法判斷矩陣的特殊性，計(jì)算特征向量。

矩陣各行元素的連乘積Mi和新的向量B為：

對Bi進(jìn)行歸一化處理后得權(quán)重系數(shù)Wi：

上述計(jì)算結(jié)果見表1，這里n=4

表1

5.檢驗(yàn)一致性。一致性指標(biāo)

由文獻(xiàn)[6]26查得：4階矩陣的平均隨機(jī)一致性指標(biāo)，一致性檢驗(yàn)比例可通過下式求得。

由于CR＜0.1，則認(rèn)為構(gòu)造的檔案利用風(fēng)險(xiǎn)矩陣A通過了一致性檢驗(yàn)，說明賦值合理，所得到的權(quán)值也是可靠的。

對于高校檔案利用的總體風(fēng)險(xiǎn)而言，若用百分比來表示風(fēng)險(xiǎn)程度的話，那么責(zé)任意識風(fēng)險(xiǎn)為24.5%、館內(nèi)閱覽風(fēng)險(xiǎn)為15.7%、借出風(fēng)險(xiǎn)為50.5%、身份驗(yàn)證風(fēng)險(xiǎn)為9.3%?？梢姡咝n案利用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)重點(diǎn)從借出風(fēng)險(xiǎn)著手防范，要提前預(yù)防，采取有效措施將風(fēng)險(xiǎn)可能帶來的損失控制在最小范圍。有條件的高校應(yīng)將全部實(shí)體檔案制成縮微品或復(fù)制件，或者從重要的、珍貴的檔案著手逐步完成,替代原件使用，以防止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生和減少風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失。

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生變化時(shí)，可通過增加或減少節(jié)點(diǎn)進(jìn)行“風(fēng)險(xiǎn)調(diào)整”，以評估各種風(fēng)險(xiǎn)變化對檔案利用造成的影響。由于本文篇幅所限，有關(guān)此問題將在另一篇文章中討論。

四、采用層次分析法評價(jià)高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)勢與不足

利用層次分析法對高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評估的方法，具有系統(tǒng)性、簡潔性和實(shí)用性的優(yōu)點(diǎn)，在理論上將定性關(guān)系轉(zhuǎn)化為定量關(guān)系，使檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)程度量化，為確定檔案利用風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)權(quán)重提供了科學(xué)依據(jù)，其評價(jià)結(jié)果相對客觀、合理，為高校檔案利用及有效防范利用帶來的風(fēng)險(xiǎn)提供借鑒，高校檔案館（室）也可根據(jù)評價(jià)結(jié)果，采取切實(shí)可行的防范措施，及時(shí)避免或減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

此方法雖然能夠解決檔案利用風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)問題，但是從整個(gè)評價(jià)過程來看，無論是建立評估層次分析模型，還是構(gòu)造比較判斷矩陣，都是依賴專家的判斷和選擇，專家的喜好、判斷等對評價(jià)結(jié)果會產(chǎn)生一定的影響，選擇或判斷失誤可能造成評價(jià)結(jié)果的偏頗，也就是說，在一定程度上評價(jià)主體的主觀作用因素決定評價(jià)結(jié)果。因此，建議在實(shí)施評價(jià)中，要選擇具有權(quán)威性的檔案專家，采取專家群體判斷的方法，使評價(jià)結(jié)果更加客觀。

五、總結(jié)

本文在分析了高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)特征的基礎(chǔ)上，建立了高校檔案利用評估層次分析模型，運(yùn)用層次分析法把定性與定量的決策結(jié)合起來，完成了風(fēng)險(xiǎn)評估過程中所需元素權(quán)重值的計(jì)算和一致性檢驗(yàn)。該方法具有一定的科學(xué)性、合理性和可行性，可使高校檔案利用風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的范圍內(nèi)，并對檔案利用工作起到積極的作用。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.15

天津市檔案局科技項(xiàng)目（項(xiàng)目編號2016-R-05）。

竇莉，天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)綜合檔案室主任，研究方向?yàn)闄n案信息化建設(shè)；楊玲，天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)信息技術(shù)工程學(xué)院教師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)應(yīng)用。