楊洪云

（青島大學(xué)青島266071）

加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作探析

楊洪云

（青島大學(xué)青島266071）

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，在高校檔案管理中處于薄弱環(huán)節(jié)。本文從加強(qiáng)對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)入手，提出注重實(shí)效，采用現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和遠(yuǎn)程指導(dǎo)兩種指導(dǎo)方式，探索創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)法和宣傳式指導(dǎo)法并加強(qiáng)指導(dǎo)隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而提高高校檔案管理水平。

高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)指導(dǎo)方法

G271

A

2017-05-12

關(guān)于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，《中華人民共和國(guó)檔案法》第七條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”[1]；2008年8月教育部和國(guó)家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，將“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)”[2]等內(nèi)容明確為高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)。由此可見(jiàn)，高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是一項(xiàng)非常重要且有法可依的基礎(chǔ)性工作。

雖然檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作如此重要，然而高校的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作卻始終處于薄弱環(huán)節(jié)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的指導(dǎo)部門(mén)，沒(méi)有專(zhuān)職的指導(dǎo)人員，仍然采用傳統(tǒng)、單一的指導(dǎo)方法，收集的案卷規(guī)范性差，歸檔不及時(shí)，甚至由于立卷部門(mén)兼職檔案人員流動(dòng)頻繁造成檔案資料遺失情況也時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因是對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性認(rèn)識(shí)不足和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不到位，為了更好地發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的作用，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下兩方面工作。

一、加強(qiáng)對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性的認(rèn)識(shí)

1.高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)的重要途徑。近三十年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)有了巨大的發(fā)展，自1987年頒布檔案法之后，陸續(xù)制定了各行各業(yè)檔案管理的方針、政策、辦法、實(shí)施細(xì)則等一系列的法規(guī)文件，逐步建立健全了檔案管理、檔案工作制度，這些法律法規(guī)從根本上保證了檔案事業(yè)健康、有序地發(fā)展，通過(guò)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作去貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和方針政策，也是高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)的體現(xiàn)。

2.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理的根本保證。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案工作的起點(diǎn)，對(duì)立卷部門(mén)進(jìn)行有效的前端控制，規(guī)范其工作程序，將不利于檔案工作的苗頭及時(shí)遏制住，從源頭上保證了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案質(zhì)量不僅豐富優(yōu)化了館藏，提高了檔案利用率，更是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理的根本保證。

3.高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是開(kāi)展檔案宣傳教育活動(dòng)的窗口。由于高校實(shí)行部門(mén)立卷歸檔制度，所以說(shuō)檔案工作滲透到學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，以檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)為契機(jī)，與各部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和兼職檔案人員廣泛接觸聯(lián)系，讓更多的師生認(rèn)識(shí)和了解檔案，增強(qiáng)檔案意識(shí)，學(xué)會(huì)重視利用檔案，這樣檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作又成為很好宣傳檔案教育活動(dòng)的窗口。

二、高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。從高校檔案館組織機(jī)構(gòu)看，絕大多數(shù)高校沒(méi)有設(shè)置檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，即使設(shè)有檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，其部門(mén)職能也是收集、整理的同時(shí)兼做檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，所以說(shuō)“重收集、輕指導(dǎo)”現(xiàn)象是不爭(zhēng)的事實(shí)。

首先高校檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，在人員編制允許的情況下，給檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作一席之地，設(shè)立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論研究上下功夫，探索形成一套完整的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論體系，理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐不斷豐富理論；在人員不足的情況下，也要統(tǒng)籌兼顧，系統(tǒng)培訓(xùn)身兼多職的檔案館工作人員做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；其次提高檔案工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性的認(rèn)識(shí)，把在歸檔、整理、保管和利用等工作環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋到指導(dǎo)工作中，及時(shí)糾正，保證案卷質(zhì)量，提升認(rèn)識(shí)和指導(dǎo)能力。這樣才能更好地發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要作用，進(jìn)而提高高校檔案工作管理水平。

2.注重實(shí)效，因地制宜地開(kāi)展高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。隨著高校改革的不斷深入，信息化進(jìn)程不斷加快，檔案工作的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了變化，檔案工作的管理運(yùn)行模式也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，如果不顧外在條件的變化而一味固守原有的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式，不可避免地出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)針對(duì)性不強(qiáng)，重點(diǎn)不突出、指導(dǎo)效果不明顯等一些問(wèn)題。

高校的部門(mén)立卷歸檔制度決定了對(duì)全校兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作任重而道遠(yuǎn)。以我校為例，立卷部門(mén)共計(jì)68個(gè)，兼職檔案人員多達(dá)130余人，形成了一支龐大的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作按高校十二大類(lèi)別檔案分別進(jìn)行指導(dǎo)，以檔案館編制的《青島大學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《青島大學(xué)檔案工作規(guī)范》為指導(dǎo)依據(jù)，對(duì)全校的檔案進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)以及收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作；以注重實(shí)用性、有效性、針對(duì)性，突出重點(diǎn)，實(shí)行全程控制，因地制宜地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作為指導(dǎo)原則；指導(dǎo)方法上主要采用現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和遠(yuǎn)程指導(dǎo)兩種方式（如圖所示），每種指導(dǎo)方式又分別包括四種指導(dǎo)方法，形成以現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)為主、遠(yuǎn)程指導(dǎo)為輔，既有條塊指導(dǎo)，又有橫向補(bǔ)充，交叉使用，靈活方便的指導(dǎo)格局，收到很好效果。

（1）現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。集中培訓(xùn)指導(dǎo)法：是通過(guò)下發(fā)紙質(zhì)材料或制作PPT形式進(jìn)行的一種培訓(xùn)指導(dǎo)法。適用于大范圍的集中學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法律法規(guī)，方針、政策、檔案管理辦法、本校關(guān)于檔案工作規(guī)章制度及普及檔案專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，集中培訓(xùn)指導(dǎo)法具有集中省時(shí)間，全覆蓋效率高等特點(diǎn)。

專(zhuān)題培訓(xùn)指導(dǎo)法：適用于有相同問(wèn)題需求的某一類(lèi)別檔案和學(xué)校重大活動(dòng)、突發(fā)事件等情況，比如對(duì)科研檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)都會(huì)根據(jù)上一年收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、將共性問(wèn)題、個(gè)別現(xiàn)象、重點(diǎn)、難點(diǎn)歸納總結(jié)形成當(dāng)年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思路，專(zhuān)題培訓(xùn)指導(dǎo)法具有針對(duì)性強(qiáng)、見(jiàn)效快等特點(diǎn)，往往會(huì)收到立竿見(jiàn)影的效果。

單獨(dú)指導(dǎo)法：適用于新成立部門(mén)和新上崗人員，以及重大活動(dòng)，突發(fā)事件。涉及到學(xué)校的重大活動(dòng)，突發(fā)事件，需要及時(shí)確定活動(dòng)或者事件的歸檔范圍和保管期限，由幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合舉辦和承辦的重大活動(dòng)還要明確檔案責(zé)任人，以確保檔案資料的齊全完整。單獨(dú)指導(dǎo)法具有一對(duì)一，目的明確、易于溝通等特點(diǎn)。2016年青島市政府實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)資金對(duì)我校校內(nèi)的宿舍樓進(jìn)行節(jié)能改造工程，由房產(chǎn)管理部門(mén)牽頭配合一家承辦公司，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員首先對(duì)本校的房產(chǎn)部門(mén)和承辦公司就整個(gè)節(jié)能改造工程的檔案責(zé)任人及歸檔范圍予以明確，從為承辦單位提供各種圖紙開(kāi)始，歷時(shí)四個(gè)半月把節(jié)能改造工程相關(guān)文件、節(jié)能改造后標(biāo)示圖紙、造價(jià)單等資料全部歸檔，為以后宿舍樓的改造維修提供完善的檔案材料。

小組研討式指導(dǎo)：適用于同一類(lèi)檔案但基礎(chǔ)差異較大的立卷部門(mén)，采用小組討論的形式進(jìn)行指導(dǎo)，這種指導(dǎo)法具有直觀、感性、互動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，通過(guò)小組研討起到有則改之無(wú)則加勉的提示作用，做的好的部門(mén)對(duì)差一些的部門(mén)起到示范和引領(lǐng)作用能產(chǎn)生激勵(lì)效果。我校的教學(xué)類(lèi)研究生檔案每年春季學(xué)期中就“研究生培養(yǎng)材料”的整理方法會(huì)把立卷單位按自然科學(xué)組和人文社科組兩個(gè)小組進(jìn)行研討式指導(dǎo)，兼職檔案人員通過(guò)互相學(xué)習(xí)，觀摩研討小組往年的案卷，有了比較，看到差距，形成一股推動(dòng)前進(jìn)的力量。

（2）遠(yuǎn)程指導(dǎo)。遠(yuǎn)程指導(dǎo)作為一種輔助指導(dǎo)方法克服了現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)在時(shí)空上的局限性，最大限度地實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空、全方位、實(shí)時(shí)、無(wú)縫隙地進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過(guò)電話、網(wǎng)站、QQ群、微信群等方式，可隨時(shí)答疑，解決問(wèn)題，有效地提高了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作效率。

（3）勇于探索，創(chuàng)新指導(dǎo)方式。團(tuán)隊(duì)式指導(dǎo)：這是一種以團(tuán)隊(duì)的形式進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的拓展服務(wù)。2015年應(yīng)我校教學(xué)管理部門(mén)幫助其制定“教學(xué)文檔管理的規(guī)定”的要求，檔案館組成以副館長(zhǎng)為首的業(yè)務(wù)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號(hào)）、《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估范圍》（教高[2013]10號(hào)）、《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》（教育部[1998]33號(hào)）等文件精神，結(jié)合我校實(shí)際情況，將72項(xiàng)教學(xué)文件材料納入管理范圍，并按教學(xué)文檔性質(zhì)分為管理類(lèi)、師資類(lèi)、教學(xué)運(yùn)行類(lèi)、教學(xué)研究類(lèi)、實(shí)踐教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍學(xué)位類(lèi)、質(zhì)量保障類(lèi)等7類(lèi)，逐項(xiàng)逐條確定其保存期限及保存方式，完善了教學(xué)職能部門(mén)的制度建設(shè)，規(guī)范了教學(xué)部門(mén)歸檔、存留的檔案和文檔。得到有關(guān)部門(mén)的充分肯定。以實(shí)際工作展示了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要性和積極作用。

宣傳式指導(dǎo)：是指把檔案的專(zhuān)題講座同學(xué)校的其他活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行的一種間接式指導(dǎo)方式。例如，針對(duì)近幾年往屆畢業(yè)生丟失人事檔案，遺失畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)，學(xué)生入學(xué)登記卡填寫(xiě)不規(guī)范等問(wèn)題，利用每年開(kāi)學(xué)季的新生學(xué)前教育機(jī)會(huì)，開(kāi)展“我與檔案”“檔案就在我們身邊”等形式的講座，拓展了培訓(xùn)對(duì)象，普及了檔案知識(shí)，強(qiáng)化了師生的檔案意識(shí)，均收到不凡的效果。

3.加強(qiáng)指導(dǎo)隊(duì)伍建設(shè)，提高高校檔案管理水平。高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊(duì)伍大多是收集、整理的同時(shí)兼做檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這種業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更傾向于關(guān)注以收集、整理為目的的局部問(wèn)題，無(wú)視或忽略了廣義上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的全局觀念和系統(tǒng)性。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在理論體系、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、指導(dǎo)服務(wù)理念、采用多元化的指導(dǎo)方法及應(yīng)用新技術(shù)能力等方面，需要高校檔案部門(mén)統(tǒng)籌安排、系統(tǒng)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作管理水平重要影響的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)出既掌握檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論又有豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，既熟悉檔案工作又能利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊(duì)伍，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作邁上一個(gè)新臺(tái)階，提高高校檔案工作管理水平。

[1]中華人民共和國(guó)檔案法[S]．

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法[S]，2008-9-1.

[3]張平.試論高校檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作[J].檔案天地,2002（1）.

[4]毛少偉.對(duì)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案與建設(shè),2006（7）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.21