鄧麗菊

摘要：工程檔案對(duì)工程的順利進(jìn)行具有重要的作用，所以工程檔案形成單位對(duì)于工程施工單位檔案的收集、整理和裝訂過(guò)程的指導(dǎo)至關(guān)重要。本文主要根據(jù)城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范中的相關(guān)規(guī)定以及工程實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位進(jìn)行檔案整理和移交方面的指導(dǎo)，以及對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位檔案整理方面提供理論支持。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；指導(dǎo)；業(yè)務(wù)管理；方法

建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)主要是指建設(shè)工程管理相關(guān)單位對(duì)于下屬機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案整理和收集時(shí)，需要按照相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行指導(dǎo)，其涉及到的內(nèi)容主要有信息收集、檔案整理、編制、移交和相關(guān)信息的規(guī)整、檢查和校核。在對(duì)建設(shè)工程的業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)需要注意按照統(tǒng)一、分級(jí)、分類以及重點(diǎn)劃分等規(guī)則下進(jìn)行，在對(duì)城建檔案形成過(guò)程中，開展相關(guān)工作時(shí)需要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一進(jìn)行整理，避免單獨(dú)整理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)或者缺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，且在進(jìn)行檔案整理時(shí)需要一切按實(shí)際出發(fā)，對(duì)于不同的情況應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，不能一概而論，避免出現(xiàn)所整理檔案與工程項(xiàng)目不對(duì)應(yīng)或者不相關(guān)等情況的發(fā)生。對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位進(jìn)行指導(dǎo)主要有以下幾個(gè)方向和側(cè)重點(diǎn)，具體內(nèi)容將在下文中詳細(xì)進(jìn)行敘述。

1 現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)與分類指導(dǎo)

對(duì)于項(xiàng)目檔案整理的前期工作就是項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)資料的收集和整理，而現(xiàn)場(chǎng)施工檔案建立的指導(dǎo)應(yīng)該以方便施工單位施工為主，一切以項(xiàng)目施工的便利性和安全為主。在工程項(xiàng)目施工之前，城建檔案主管部門需要與施工單位簽訂相應(yīng)的《建設(shè)工程檔案保送責(zé)任書》，事先對(duì)施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人關(guān)于檔案建立和移交的相關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行培訓(xùn)，按照所簽訂的檔案責(zé)任書界定檔案管理部門和施工部門對(duì)于檔案建立和移交的相關(guān)責(zé)任。同時(shí)，在施工過(guò)程中檔案管理部門應(yīng)該派遣專人對(duì)施工項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行跟進(jìn)，并與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立良好的溝通和合作關(guān)系，對(duì)工程施工項(xiàng)目所涉及到的施工、監(jiān)理以及其它相關(guān)部門進(jìn)行檔案方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，真正的按照相關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目施工需要來(lái)建立檔案，將各方的責(zé)任落實(shí)到人。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)該深入一線施工現(xiàn)場(chǎng)，協(xié)助施工單位收集和編纂項(xiàng)目施工檔案，在整個(gè)過(guò)程中需要按照國(guó)家對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，及時(shí)提醒項(xiàng)目施工單位定期將項(xiàng)目施工相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔及移交檔案管理部門，在移交時(shí)應(yīng)該派專人進(jìn)行移交指導(dǎo)。對(duì)施工部門和檔案編制部門的工作人員作相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對(duì)國(guó)家新出的一些規(guī)定和文件進(jìn)行解讀，檔案整理完畢后要對(duì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，對(duì)于檔案整理過(guò)程中所出現(xiàn)的難點(diǎn)和重點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的整理。

2 集中指導(dǎo)與個(gè)別指導(dǎo)相結(jié)合

集中指導(dǎo)顧名思義就是檔案管理部門選擇時(shí)間對(duì)于相關(guān)施工單位的有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行檔案整理和其它檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。該指導(dǎo)方法因?yàn)楣?jié)省時(shí)間和精力并且能夠短時(shí)間內(nèi)提高施工單位的重視程度和檔案整理的有效性，所以受到檔案管理部門的喜愛(ài)和推崇。檔案管理部門通常是通過(guò)開設(shè)培訓(xùn)班、研討會(huì)和交流會(huì)來(lái)與工程施工和監(jiān)理部門進(jìn)行溝通和交流，并及時(shí)對(duì)國(guó)家建設(shè)工程相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行通報(bào)，以提高工程施工和監(jiān)理部門所建立檔案的合格率。如河南省住建部和檔案管理相關(guān)單位每年都會(huì)對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)開展培訓(xùn)班，并且邀請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)國(guó)家的相關(guān)政策進(jìn)行解讀。而且，隨著我國(guó)城市建設(shè)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理部門通常會(huì)針對(duì)某些大型開發(fā)小區(qū)項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和監(jiān)督，由于這些施工項(xiàng)目的相關(guān)檔案資料比較多且繁雜，所以采用現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式能夠減少一些不必要的失誤和工作量。而對(duì)于某些項(xiàng)目如城市市政工程項(xiàng)目以及惠民項(xiàng)目，如廉租房和經(jīng)適房等檔案管理部門，一般會(huì)派專人對(duì)其涉及檔案工作的部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，以保證工程項(xiàng)目快速的建設(shè)和施工。

3 文獻(xiàn)指導(dǎo)與示范指導(dǎo)

文獻(xiàn)指導(dǎo)是指檔案管理部門在國(guó)家出臺(tái)相關(guān)政策或規(guī)定后為保證施工和監(jiān)理部門能夠及時(shí)地了解國(guó)家政策和規(guī)定，印制文件或者專著來(lái)對(duì)建設(shè)施工單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和告知。文獻(xiàn)指導(dǎo)方式具有時(shí)效性、明確性和依據(jù)，主要目的在于通過(guò)書面文字等方式，來(lái)加深一線施工人員對(duì)于工程施工項(xiàng)目檔案建立的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)認(rèn)知、理解程度，就必須要檔案管理部門能夠及時(shí)對(duì)國(guó)家政策和規(guī)定、印制文獻(xiàn)等相關(guān)文獻(xiàn)推廣普及，以便工程施工和建立單位能夠及時(shí)閱讀。示范指導(dǎo)是指將枯燥的規(guī)定和要求通過(guò)視頻或者PPT的形式來(lái)演示出來(lái)，以直觀的方式對(duì)建設(shè)工程和監(jiān)理單位相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而提高培訓(xùn)和掌握的效果。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)于信息化程度的要求不斷提高，建設(shè)工程單位在進(jìn)行檔案整理和移交時(shí)將信息儲(chǔ)存在優(yōu)盤、光盤中能夠使得檔案整理和移交的效率更高、更規(guī)范。

4 重點(diǎn)工程檔案要重點(diǎn)指導(dǎo)

不論是對(duì)什么工作而言，永遠(yuǎn)都有主次之分，在對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)，也需要按照主次對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行劃分，對(duì)于城市的主要項(xiàng)目和城市市政項(xiàng)目要進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)，因?yàn)檫@些項(xiàng)目的開展對(duì)于城市化發(fā)展速度以及民生都具有重要的影響。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目設(shè)立專人負(fù)責(zé)制，尤其是特大項(xiàng)目或城市主要設(shè)施項(xiàng)目等。由于所涉及的檔案資料十分繁瑣，就會(huì)導(dǎo)致整理和移交的手續(xù)比較麻煩，這時(shí)就需要設(shè)立檔案整理臨時(shí)監(jiān)督部門，對(duì)檔案整理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證重點(diǎn)項(xiàng)目相關(guān)檔案資料齊全，且符合工程實(shí)際。以便提高重點(diǎn)施工項(xiàng)目的申報(bào)、建設(shè)和完工驗(yàn)收速度，在確保工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的情況下保證檔案資料的精準(zhǔn)性和全面性。

5 結(jié)語(yǔ)

本文主要是以建設(shè)工程檔案管理部門的角度，對(duì)建設(shè)工程施工部門和建立部門在檔案的收集、整理以及移交等活動(dòng)中所應(yīng)遵循的方法進(jìn)行探討，并提出了相關(guān)的檔案形成指導(dǎo)思想：現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)與分類指導(dǎo)、集中指導(dǎo)與個(gè)別指導(dǎo)、文獻(xiàn)指導(dǎo)與示范指導(dǎo)等重點(diǎn)工程檔案的重要性，以及本人對(duì)我國(guó)建設(shè)工程檔案形成單位檔案整理進(jìn)行理論指導(dǎo)的闡述。

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