楊世英

[摘 要] 隨著研究院數字檔案館的建成和運行，幾年來無論是傳統(tǒng)載體的數字化，還是電子文件系統(tǒng)的建設，都產生了大量的檔案數字信息，過去科技檔案借用件的應用模式，無論在紙質檔案或檔案管理系統(tǒng)，檔案都無法實現數據關聯。隨著數字檔案館的建立，部分借用件的應用實現關聯，過去的傳統(tǒng)檔案管理已不適應目前檔案信息化建設要求。通過開通數據共享功能，對軟件進行性能優(yōu)化，提高數據搜索關聯功能，創(chuàng)建借用件數據模塊，加強對數據的管理，推進數據的標準化等，持續(xù)提高信息資源的傳遞和共享水平，從而做好科技檔案數字化管理中信息關聯問題，加快新一代信息技術與檔案業(yè)務深度融合，從而適應航空產品數字化設計、數字化制造的進程。

[關鍵詞] 借用件；信息；關聯

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 078

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0182- 03

1 科技檔案、借用件

科技檔案是指產品在研制、生產活動中形成的具有保存價值的各種技術文件?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產活動有直接關系的其他單位提供的、轉讓的、引進的、移交的科技文件，也都視為科技檔案材料來管理。借用件是指從已定型（或鑒定）產品中借用的零、部、組件，在滿足設計要求的前提下，應最大限度地采用借用件，改進改型、派生型號產品應盡量借用基本型產品的零部件，產品圖紙是科技檔案之一。

近年來，中國空空導彈研究院檔案主管部門非常重視檔案信息化建設，隨著信息技術的應用和數字檔案館建設，產生的大量科技電子文件（科技電子檔案）形成一個巨大的檔案數字資源庫。目前借用件（圖紙）的檔案管理呈現的問題是科技檔案工作者面臨的一個重要課題。

2 科技檔案數字化管理中信息關聯情況

檔案凝結了研究院在科研、生產及經營管理等活動中所創(chuàng)造的全部成果，具有重要的參考價值和借鑒作用。尤其在新產品的研制或產品的改進改型中，通過借鑒檔案資料幫助企業(yè)快速、準確地設計產品尤為重要，借用件使用非常常見。例如：某型號發(fā)射裝置科技檔案技術資料2 800張，其中80%的技術資料被幾個不同型號的產品借用，科技檔案借用件數量大，利用率高。近年來，研究院《檔案管理》系統(tǒng)平臺實現了與協同工作平臺、PDM、OA等主要業(yè)務系統(tǒng)的集成，電子文件實現了實時在線歸檔和自動采集，加上館藏檔案的數字化，檔案數據量的激增，不可避免的會導致用戶從大量的檔案中找到所需信息并與之關聯的難度增大，目前在科技檔案借用件關聯運用中，工作界面程序就多，耗時過長，使用不方便。譬如某套產品圖紙中有一張圖紙是借用件需要關聯，數據不在同一庫節(jié)點，根本做不到數據信息關聯，即使數據在同一庫節(jié)點上，也需要在檔案管理系統(tǒng)中進入2次窗口界面，有時還出現對所需的資料檢索不到或死機現象，最后還得逐條在成千的圖紙中挑其中的這張圖紙才能關聯。另外窗口界面小，挑選圖號需要滾動很長時間，如果沒有關聯完所有信息，或者其中一條信息關聯錯誤，再次進入關聯時，或者更改關聯信息時，就需要把上次關聯的所有內容全部清除后，才能進行重新關聯信息，費時費力。

更重要的是，借用件與原圖標準件不在同一庫節(jié)點上，檔案管理系統(tǒng)無法實現關聯，這樣如果原圖標準件更改了，不在同一庫節(jié)點上的借用件無法自動更新最新狀態(tài)，就保證不了科技檔案信息的準確性、有效性。

3 科技檔案借用件信息化關聯改善方案

如何在海量科技檔案數據中讓借用件關聯有用的數據信息是研究院科技檔案工作者面臨的一個創(chuàng)新方向。需要從開通數據共享功能，對軟件進行性能優(yōu)化，提高數據搜索關聯功能，創(chuàng)建借用件數據模塊，數據管理與信息資源的標準化，完善數據標引、著錄規(guī)范以及數據信息轉換等標準，對其核心部分的數據庫，需要檔案人員不斷更新和維護，從而減少反復提高效率等幾個方面開展工作。

3.1 開通數據共享功能

對于不同庫節(jié)點的數據，對具有管理權限的檔案管理相關人員開通《檔案管理》系統(tǒng)數據共享功能是必須的。如果不能數據共享，即使檔案管理者能看到不同庫節(jié)點的數據及全文內容，也不能完成數據關聯操作。

3.2 對軟件進行性能優(yōu)化，提高數據搜索關聯功能

原始數據往往由于在數據結構、數據組織、數據表達等方面與用戶需求存在不一致的地方，需要進行數據信息轉換與處理。數據信息轉換后仍不能達到數據信息化關聯的，則系統(tǒng)存在性能瓶頸，需要開展《檔案管理系統(tǒng)》軟件的升級開發(fā)工作，改進軟件功能的設計，增加借用件關聯工具按鈕，研發(fā)智能搜索關聯功能，開發(fā)關聯程序接口，增加全文（上傳后掛接的全文）流量工作，就必須部署新的技術，繼續(xù)升級檔案資源管理系統(tǒng)平臺。升級后的關聯界面不再重復出現多次選擇界面，而是在智能查詢中輸入被關聯的某項信息，點擊關聯按鈕，快速識別并關聯相關信息，然后點擊確認鍵，不需要在檔案管理系統(tǒng)中進入2次窗口界面，也就不會出現對所需的資料檢索不到或死機現象，從而實現快速、準確關聯與該圖號有關的全部信息。

3.3 創(chuàng)建借用件數據模塊

對于各型號都使用的共享數據，要建立借用件數據模塊，通過數據庫DBA工具、ISQL或SQL交互工具建立一個有實際意義的模式名稱。

單擊開始→程序→數據庫→借用件數據庫工具，啟動后得到歡迎界面，歡迎界面上主要描述數據庫工具所支持Oracle、DB2、SQL Server、MySql等數據庫向借用件數據對象的關聯或遷移。

單擊下一步，進入數據源設計界面。

選擇數據源后，會自動選擇對應的數據源驅動；服務器對應文本框填寫IP地址或機器名，推薦使用IP地址；用戶名和密碼對應的文本框填寫可以正確登陸的用戶名和密碼。

單擊下一步，進入目標數據源設置界面，也要設置對應的目標數據源類型、數據庫驅動、數據庫名、用戶名、口令等，可以根據自己的業(yè)務需求，選擇相應的操作方式：新建表、重載數據、追加數據。借用件數據模塊建立后，檔案管理者和產品設計者都可以根據需要使用，將管理的前沿延伸到資料編制者，不同庫節(jié)點的數據信息關聯指日可待。

3.4 完善科技檔案借用件域塊信息（數據標引）

建立借用件專題庫，對曾經借用過的科技檔案標注共被借用幾次，什么時間曾被那套科技檔案借用，責任者是誰等信息。每次被借用、共用的科技檔案在《檔案管理系統(tǒng)》都能以明顯的方式顯示。譬如：就像接收郵件提示一樣提示有科技檔案被借用了。

3.5 全面收集和保存科技檔案數據

只有全面收集和保存科技檔案數據，才有可能在科技檔案數據庫中找到所需的信息，才有可能進行數據信息關聯。資源類數據包括館藏檔案經過數字化加工而產生的各類電子檔案、PDM、CAPP和OA等系統(tǒng)存儲的各類電子檔案等。在企業(yè)檔案信息化建設過程中，如果我們具備保存海量數據的條件，首先要盡可能多地收集和保存數據，做到全覆蓋，不能因為數據量大、處理復雜和保存代價高等一系列主客觀原因，而放棄暫時對科研生產無關的數據。檔案工作其實是一項繁瑣的工作，尤其是科技檔案工作，人們永遠不知道哪份科技檔案哪一天要用，對哪個人有用，不知道這些數據可能就是明天科研人員需要關聯的數據信息。因此，在科技發(fā)達到能夠存儲海量數據的今天，理應全面收集和保存好科技檔案數據，需要保存的文件，確保得到及時收集、分類歸檔。對任何一份科技檔案都要做到寧可一直用不到，也不能出現科研人員用到時不能方便找到的現象。

3.6 加強對數據管理與數據的標準化

據國家檔案局和航空工業(yè)檔案館發(fā)布的標準、規(guī)范，結合數字檔案館運行過程中科技檔案借用件關聯暴露出的問題，建立數據管理規(guī)范標準、檔案信息化建設的制度標準修訂工作。特別是著錄規(guī)范，嚴格規(guī)定科研檔案各類信息的著錄格式、著錄細則。由于數據庫存儲和利用的特殊性，可能幾年以前形成的數據現在已經無法利用，或者不能有效的讀取。例如：受控文本的錄入必須用半角格式，否則在全文批量掛接上傳時，因格式不匹配而無法掛接全文。因此，要規(guī)定受控的記錄范圍、格式與填寫要求，確保檔案信息錄入要完整、準確、規(guī)范，培養(yǎng)時時更新意識，要派專門檔案人員及時對數據庫進行更新和核準，只有做到這些，才能提高數據質量，確保檔案材料的齊全、完整和準確性。具體包括科技資料更改、替換、銷毀的時間、依據、階段標記、內容、責任者，確保文件的更改和現行修訂狀態(tài)得到標識，關聯數據時就不會不同階段的資料一股腦的全部跳出來，防止作廢文件的非預期使用，而確因需要而保留作廢文件時，對這些文件進行標識，以防誤用；根據商業(yè)秘密的級別，對資料（含涉及商業(yè)密級的檔案資料）密級做相應密級調整，將檔案系統(tǒng)中文件條目“商業(yè)秘密級別”按要求標識“最重要”、“重要”、“一般”，PDM系統(tǒng)歸至《檔案管理系統(tǒng)》的電子檔案，除PDF格式外，WORD格式也同樣標識商業(yè)密級；科技成果補錄成果完成人，確保使用者輸入完成人的部分信息能夠關聯到該科技成果詳細科研資料。做好記錄的標識，以便使用者快速而準確識別、檢索和使用，才能有效進行數據信息關聯，進一步推動檔案信息化進程。

3.7 加強對借用件數據信息安全和管理情況的監(jiān)督

近年來，隨著業(yè)務數據的快速增長，部分主存儲已經老化，硬件穩(wěn)定性能逐年下降，需對存儲系統(tǒng)進行擴容和升級，解決業(yè)務系統(tǒng)運行存在的安全隱患，單位相關人員要密切配合檔案管理人員，共同做好借用件數據信息安全和管理工作，定期開展借用件檢查，發(fā)現問題及時糾正。

另外，研究院現有多個管理體系并存，建議對各體系運行記錄進行分類與梳理，明確記錄存留要求，提高體系運行過程的規(guī)范性，減少借用件管理過程中的反復。

4 結 語

作為科技檔案管理人員有責任、有義務積極作為，主動思考科技檔案管理中面臨的問題，不斷推進檔案工作提質增效，為進一步做好檔案工作而努力前行。