樊淑梅

[摘 要] 21世紀(jì)是信息快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理的工作也需要乘著信息時(shí)代的浪潮去開(kāi)拓創(chuàng)新，需要一些新的技術(shù)和管理形式，這對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理是一種挑戰(zhàn)。文章主要從實(shí)施檔案管理的意義入手，闡述了檔案管理面對(duì)信息化的困難和挑戰(zhàn)，以及在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代如何做好相應(yīng)的檔案管理的工作。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；信息化；互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 065

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0157- 02

1 前 言

檔案的功能是記錄在人們?cè)谌粘５幕顒?dòng)中生成的、具有一定保存價(jià)值的相關(guān)的文獻(xiàn)資料和圖表以及影像資料等等。這種資料是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策的寶貴資源和相關(guān)依據(jù)。為了充分發(fā)揮檔案管理在經(jīng)濟(jì)民生的作用，結(jié)合當(dāng)今的信息時(shí)代的潮流，以及服務(wù)型政府的理念，打造一個(gè)數(shù)字型的政府，檔案管理的信息化對(duì)于政府以及民眾有著重要的社會(huì)效益。

2 檔案管理信息化的重要意義

在一般的印象中，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)為主進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與整理。這些檔案最大的特點(diǎn)是有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)放置在特定的地點(diǎn)，以紙質(zhì)為主。這些檔案分屬于不同的部門(mén)進(jìn)行管理，如果民眾想要調(diào)取自己所需要的檔案，就必須要去檔案存放的地址進(jìn)行相關(guān)的人工查詢(xún)，這樣在浩如煙海的資料里面尋找到與自己有關(guān)的資料是一件不容易的事情。即使能夠找到相關(guān)的資料，也是耗費(fèi)了很多的時(shí)間。人工進(jìn)行檔案查詢(xún)的效率是非常低的，并且不一定能夠找到自己想要的檔案，達(dá)不到預(yù)期的效果。

現(xiàn)代社會(huì)是互聯(lián)網(wǎng)的信息時(shí)代，多數(shù)家庭聯(lián)通了網(wǎng)絡(luò)，如果將相關(guān)的掛案資料擋在互聯(lián)網(wǎng)上供人們進(jìn)行查詢(xún)，就能夠充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)的優(yōu)勢(shì)。對(duì)資料進(jìn)行快速的查閱，能夠極大地提高檔案管理的效率。顯而易見(jiàn)的好處是任何人都可以通過(guò)任何地方接入相關(guān)的網(wǎng)路進(jìn)行查詢(xún)，這樣就減少了很多時(shí)間上的條件限制，更加方便。

信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)的技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的不斷的應(yīng)用，給了檔案管理工作新的思考，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。這種新的技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了很大的沖擊。值得進(jìn)行深入的研究。

3 信息時(shí)代進(jìn)行檔案管理信息化的工作難點(diǎn)

信息時(shí)代進(jìn)行檔案管理的工作，需要把收集到的相關(guān)的資料重新錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，并轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的信息公布給民眾，信息的實(shí)效性比較高，這樣可以方便人們快速的看到自己需要的檔案信息。但檔案的管理工作有很多不容易實(shí)現(xiàn)的地方。

3.1 檔案管理者對(duì)于相關(guān)的管理工作重視程度不足

檔案管理工作是一種復(fù)合型的工作，需要既懂得檔案管理知識(shí)又對(duì)檔案的信息化以及計(jì)算機(jī)信息了解比較透徹的綜合性人才。但是檔案管理工作在大多數(shù)的企業(yè)里面重視程度是不夠的，所需要的人和財(cái)務(wù)也沒(méi)有很充足的供給，使得的檔案管理工作出現(xiàn)了疲于應(yīng)付的局面。

3.2 要提高檔案管理人員整體的素質(zhì)

信息化時(shí)代的檔案管理人員需要比之前工作更綜合的高素質(zhì)，業(yè)務(wù)能力上相較之前的管理也有了比較大的提高。傳統(tǒng)的檔案管理人員的思路已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流，需要更完善的知識(shí)基礎(chǔ)體系進(jìn)行管理。

3.3 檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的社會(huì)，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關(guān)的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關(guān)的檔案，就會(huì)使得檔案管理系統(tǒng)損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進(jìn)行惡意的篡改相關(guān)的數(shù)據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案管理的信息防護(hù)，防止系統(tǒng)被病毒入侵。

3.4 對(duì)相關(guān)硬件的要求是比較高

相關(guān)的電子文檔的保存，需要有一定的媒介來(lái)實(shí)現(xiàn)，龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)必須有穩(wěn)定的媒介來(lái)進(jìn)行傳播，電子信息的內(nèi)容也是比較豐富的，需要一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的管理。

4 如何做好檔案管理信息化建設(shè)

4.1 應(yīng)該樹(shù)立檔案信息化的觀念

對(duì)于檔案的資源性質(zhì)，過(guò)去存在著一種誤區(qū)，將檔案資源只單純的認(rèn)為是一種文化資源。應(yīng)該把這種資源看做是一種經(jīng)濟(jì)的資源，這樣就能夠發(fā)揮檔案的隱藏的作用。要抱著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，為了更好的為未來(lái)進(jìn)行決策服務(wù)而進(jìn)行檔案管理的信息化工作。對(duì)于所有的檔案信息要進(jìn)行相關(guān)的數(shù)字化，做好錄入工作，利用高科技的數(shù)碼設(shè)備，比如相關(guān)的數(shù)碼掃描儀以及數(shù)碼相機(jī)等。檔案管理工作難點(diǎn)不在于高科技的實(shí)施，而是檔案管理人員思想觀念的更新，高科技的應(yīng)用只是提高檔案管理工作的效率，需要提高的還是個(gè)人的素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)相關(guān)的知識(shí)與文化水平。

4.2 檔案管理的信息化需要建立相關(guān)的制度

檔案管理的信息化需要有制度上的保證，要完善檔案管理的制度，其對(duì)于檔案管理的人員素質(zhì)要求就相應(yīng)提高。這就要求檔案管理人員除了有本專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)外，還要具有相應(yīng)的的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的水平。

首先，檔案的信息化使得人們對(duì)于檔案人才的需求也變得不同，現(xiàn)在需求的檔案管理人才是懂得如何推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，將其作為相關(guān)的管理者進(jìn)行培養(yǎng)；第二，進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檔案相關(guān)管理系統(tǒng)研發(fā)的人才培養(yǎng)，這是需求的技術(shù)型人才；第三，對(duì)檔案的管理和開(kāi)發(fā)具有相應(yīng)的實(shí)踐基礎(chǔ)的人才。除了以上的這幾種人才的需求，還需要檔案管理人才具備相關(guān)的業(yè)務(wù)以及扎實(shí)的技術(shù)，具備全方位的的知識(shí)體系。要建立健全相關(guān)的檔案管理制度，明確相關(guān)的內(nèi)容，確保整個(gè)檔案的管理工作規(guī)范，工作中主要的依據(jù)檔案管理法規(guī)以及相關(guān)的條例有序的進(jìn)行。

4.3 相應(yīng)的制度要進(jìn)一步完善

在檔案的管理工作中，制度建設(shè)是一個(gè)極其重要的內(nèi)容。在檔案管理工作中首先要確保整理的整個(gè)檔案的準(zhǔn)確性與相關(guān)資料的完整性，對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行統(tǒng)一。一個(gè)嚴(yán)格并且統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作的必備的條件。檔案管理的人員要明確自身的任務(wù)和相關(guān)的要求，認(rèn)真地履行職責(zé)，遵守相關(guān)的法律和法規(guī)。一定要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)要按要求規(guī)范操作，要對(duì)檔案管理的系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查，對(duì)其中檔案管理的漏洞要進(jìn)行特別的處理，對(duì)于每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)都不放過(guò)，爭(zhēng)取做到安全有保證的處理檔案的管理系統(tǒng)。

4.4 要對(duì)檔案管理的硬件工作進(jìn)行相應(yīng)的保障

對(duì)于檔案管理人員，對(duì)其使用的相關(guān)的設(shè)備要配備齊全，比如相關(guān)的刻錄機(jī)和掃描儀以及相關(guān)的打印機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備等，并且進(jìn)行定期的更新維護(hù)，用以確保整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性。同時(shí)，要對(duì)整個(gè)檔案管理的工作進(jìn)行相關(guān)的升級(jí)改造工作，完善整個(gè)檔案管理，最大限度對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化以及科學(xué)化的運(yùn)作。

4.5 檔案管理工作服務(wù)的內(nèi)容與內(nèi)涵都要進(jìn)行相應(yīng)的拓展

對(duì)于檔案管理工作，要始終認(rèn)清，檔案管理是為人民服務(wù)的。因此，進(jìn)行檔案的管理工作需要增強(qiáng)檔案管理人員為人民服務(wù)的意識(shí)，檔案管理工作對(duì)人民是有所用的行業(yè)。人們能夠利用檔案，說(shuō)明檔案管理工作具有相關(guān)的價(jià)值，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得人們可以在網(wǎng)上查詢(xún)自己想要了解的資料。檔案管理部門(mén)要想到群眾的切實(shí)利益，積極的開(kāi)展檔案管理的在線服務(wù)，對(duì)于用戶不同的需求，進(jìn)行個(gè)性化的差異服務(wù)，互聯(lián)網(wǎng)的在線服務(wù)是繼續(xù)相關(guān)的服務(wù)的重點(diǎn)。檔案管理部門(mén)的檔案要全部實(shí)現(xiàn)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的方式，使得人們能夠方便的進(jìn)行檢索資料。

5 結(jié) 語(yǔ)

總之，信息化是當(dāng)前檔案管理工作的必由之路，相關(guān)的檔案管理人員需要認(rèn)清信息時(shí)代對(duì)于檔案管理的新的要求，不斷地提高個(gè)人綜合的素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理信息化的工作有效地前進(jìn)。

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