魯靜

摘要：本文從檔案管理的分類、檔案方案的編寫、檔案管理的對策三個方面，針對如何做好公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理工作提出了切合單位工作實際的檔案管理方法及對策。

關(guān)鍵詞：公路養(yǎng)護(hù)；檔案管理；方法；對策

隨著社會的不斷進(jìn)步，單位各項工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用。檔案記載著單位發(fā)展的全過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過程和成果。公路養(yǎng)護(hù)單位在工作中形成的大量具有保存價值的檔案材料，對進(jìn)一步提高公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)水平起著至關(guān)重要的作用，因此，使檔案更好地服務(wù)于公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)是一項十分重要的任務(wù)。我就如何做好公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理工作談?wù)剛€人的一些看法。

一、認(rèn)真抓好檔案的分類管理

公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理大致可分為四部分：一是文書檔案管理，二是科技檔案管理。三是會計檔案管理，四是照片檔案管理。

（一）文書檔案管理方面形成的檔案主要有：反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作具有利用價值的文件材料；本單位工作活動中形成的具有憑證價值的文件材料；本單位需要執(zhí)行的上級、同級的文件材料及下級報送的重要文件材料；其他對本單位工作具有參考價值的文件材料。

（二）科技檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄和反映本單位生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等具有保存價值的科技文件材料。

（三）會計檔案管理方面形成的檔案主要有：會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料；能記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料。

（四）照片檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄本單位重要職能活動和重要工作成果的照片；其他具有保存價值的照片。

這四類檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的分類和劃分，并進(jìn)行認(rèn)真的整理和妥善保管。如分類不合理，收集不齊全，保管不得當(dāng)，都會給檔案管理工作造成不可挽回的損失，也將給今后的有效利用埋下隱患。

二、編制檔案工作方案

首先，制定編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的工作方案，是做好檔案管理工作的前提。深入實際、調(diào)查研究、系統(tǒng)歸納是做好編制工作的原則和方法。在具體編制的過程中，要結(jié)合本單位工作實際，突出公路養(yǎng)護(hù)職能，制定于本單位工作實際相符的檔案管理方案。整理檔案工作方案，是整理檔案時不可缺少的計劃性的指導(dǎo)文件，通常要經(jīng)過周密的調(diào)查研究，并由上級部門批準(zhǔn)方可執(zhí)行。

作為基層公路養(yǎng)護(hù)單位，本單位采用年度—保管期限分類法，這種方法比較適合于機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，年度形成歸檔文件數(shù)量較少的單位。如遇單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較健全穩(wěn)定，職能分工明確的，可按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。

三、做好檔案管理對策

（一）樹立檔案意識。一個單位能否把檔案建立起來，讓它為單位所利用，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)是做好檔案工作的保證。檔案管理人員首先要做好檔案意識的宣傳工作，讓全體職工通過學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，了解檔案的重要性，樹立檔案意識，在平時日常工作中，養(yǎng)成積累檔案的良好習(xí)慣，有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，造成檔案流失和遺失。

（二）盡可能設(shè)檔案專職管理人員。要制定管理人員職責(zé)和管理制度，除建好，管好，用好檔案等內(nèi)容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變動交接手續(xù)不清，使應(yīng)歸檔的未歸檔，借出的檔案應(yīng)收回的未收回等，造成檔案丟失責(zé)任不清的混亂現(xiàn)象發(fā)生。目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案整理工作帶來了許多困難。

（三）穩(wěn)定檔案干部隊伍，提高檔案人員素質(zhì)是做好公路養(yǎng)護(hù)單位檔案工作的重要條件。由于檔案逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，作為檔案管理人員，首先要懂得電子計算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)上有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

為了適應(yīng)檔案科學(xué)管理的要求，應(yīng)該讓檔案人員經(jīng)常參加相關(guān)的崗位培訓(xùn)，以便于隨時掌握新的檔案整理規(guī)范及科學(xué)的檔案整理方法，以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，使公路養(yǎng)護(hù)單位檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

（四）加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，依法保障和促進(jìn)公路養(yǎng)護(hù)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案法制建設(shè)是檔案工作整體建設(shè)的重要內(nèi)容，也是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障，所以應(yīng)當(dāng)注重檔案法制建設(shè)，當(dāng)?shù)貦n案部門要加強(qiáng)對公路養(yǎng)護(hù)單位檔案的檢查指導(dǎo)和執(zhí)法力度，逐步使公路養(yǎng)護(hù)檔案工作步入依法治理的軌道。

（五）做好檔案保管工作

開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作為保證，首先就是要改善檔案庫房的存貯條件，做到“十防”：防火、防水、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜、防高溫、防污染。其次是保證檔案原件的完整與安全。對于經(jīng)常利用的檔案原件，可通過印發(fā)復(fù)印件的方式，減少原件的機(jī)械磨損和其他損壞的可能，從而起到保護(hù)原件的作用。對于年代久遠(yuǎn)或已經(jīng)損壞的檔案原件，要采取檔案修復(fù)法或者復(fù)印件形式保存下去。

總之，搞好檔案管理工作，從而使檔案資源能得到充分的開發(fā)和合理的利用，必將對提高公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)水平有著積極的作用。我們必須努力提高檔案管理水平，加速實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，使檔案能更好地服務(wù)于公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)中去。

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