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        淺談新時期電子文檔對醫(yī)院檔案工作的影響及對策

        2017-10-19 18:41:47朱文穎
        企業(yè)文化 2017年20期
        關鍵詞:醫(yī)院檔案電子檔案

        朱文穎

        摘要:進入21世紀以來,我國的經(jīng)濟迎來了黃金發(fā)展期,醫(yī)療方面也是更上一層樓,大型醫(yī)院越來越多,在管理上也正趨向于完善,但是對于醫(yī)院電子檔案工作來說,雖然取得了一定的進步,而現(xiàn)實的一些問題仍然存在,需要后來人不斷地去加以完善,使其能夠更好的為大眾服務。文章接下來將主要就新時期電子檔案對醫(yī)院檔案工作的影響及對策進行探討,在分析總結當下有關問題的基礎上,給出與之相對應的解決對策。

        關鍵詞:電子文檔;醫(yī)院檔案;電子檔案

        21世紀是一個網(wǎng)絡化的世紀,計算機技術的日趨成熟,令其被應用到各行各業(yè),醫(yī)院當然也不會例外,醫(yī)院的檔案從過去的紙筆記錄演變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案的應用使這項繁瑣的工作變得簡單快捷,節(jié)省了大量的人力物力,并在此基礎之上提升了原有的工作效率。但全新的問題也隨之而來,這種方式的改變,計算機的應用需要具有更高水平的檔案管理人員來操作,總體來說當前電子檔案在醫(yī)院中的應用有便捷之處,同樣也有不足之處,而這些不足就是需要我們去彌補的地方。

        一、新時期醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及影響

        (一)檔案管理人員專業(yè)素質水平不高

        傳統(tǒng)的紙質檔案的應用時代已經(jīng)一去不返,時代的發(fā)展技術的進步,已經(jīng)把這項工作帶到了電子時代,處于過渡時期的相關工作人員,在計算機的應用上專業(yè)素質普遍不足,以往負責相關工作的人員所具備的技能已經(jīng)滿足不了當下的需求,電子檔案工作不僅僅要求工作人員具備文化知識,更要良好的掌握計算機的相關一系列的知識。然而這也是當下絕大多數(shù)醫(yī)院檔案工作者的軟肋,負責這項工作的人員的技能與思想還都停留在紙質檔案的年代,對電子檔案所會用到的計算機技能更是一無所知,這種內在與現(xiàn)狀極不匹配的情況,所帶來的直接后果只能是檔案管理工作的一團糟。

        (二)檔案管理缺乏必要的資金投入

        電子檔案的管理工作是一項系統(tǒng)化的工作,離不開資金的支持,尤其是在硬件上的更新與完善,然而當下的大多數(shù)醫(yī)院在認知上還停留在那個有紙有筆就能記錄的年代,對此項工作的重視程度不足,所給予電子檔案管理的資金投入更是匱乏,巧婦難為無米之炊,即使相關的工作人員的能力再強,在軟硬件上得不到及時的更新與維修,試想工作效率又何談提高?當下醫(yī)院電子檔案管理工作,迫在眉睫的就是專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴重,急需大量資金的投入。

        (三)電子文件的特性帶來的問題

        電子檔案不同于過往的紙質檔案,電子檔案所進行的是網(wǎng)絡存儲,對計算機網(wǎng)絡有高度的依賴性,這一特殊的存儲環(huán)境決定了它易于分享的特性。這種特性既賦予電子檔案便利,同時也增添了安全風險,使其管理不當?shù)那闆r下極易被修改和復制甚

        至銷毀。

        (四)醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

        目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理,醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解,所以不能準確預測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題,檔案管理制度存在許多不完善的地方。檔案管理過程隨意性強,醫(yī)院信息管理水平有待提高。

        二、加強醫(yī)院電子檔案質量的具體對策

        (一)提高電子檔案管理人員的綜合素質

        人是一切工作開展的源泉,只有人員的專業(yè)素質能夠駕馭工作,如此一來工作才能順利的進行,醫(yī)院電子檔案工作也是如此,院方應該重視起對負責此項工作員工的定期技能培訓,強化檔案管理人員專業(yè)技能,專業(yè)技能除了所涉及的檔案理論知識外,還要注重計算機理論知識以及操作技能的培訓,除此之外還應具備一定的網(wǎng)絡安全知識。

        (二)加大對電子檔案管理的資金投入,實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

        需要院方的領導們從思想上轉變觀念,增加對電子檔案管理工作的重視,進而給予這部分工作更大的資金投入,以此來更換原本落后的軟硬件設備,訂購配置優(yōu)異的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等,并安裝相關的網(wǎng)絡安全防護軟件,確保所有檔案信息的高度安全性。

        (三)嚴格把關電子信息的歸檔,做好電子信息的動態(tài)管理

        第一點,把電子檔案所涉及的詳細電子信息,開展逐一的檢查、鑒定和驗收,在此過程中找出所存在的問題,并及時的進行解決,從而達到入檔的所有信息皆具有專業(yè)性和安全性。第二點,實時對所涉及的檔案信息進行動態(tài)掌控強化管理,第一時間查漏補缺完善檔案系統(tǒng)。

        (四)不斷建立健全電子檔案管理制度

        每個醫(yī)院的實際情況間檔案工作有所差異,應根據(jù)自身的實際情況,建立起符合實際需求的健全電子檔案管理制度,并落實到負責專人,以此來真正做到有制有責。制度的制定應貫穿電子檔案的收集、整理、錄入、存檔等整個環(huán)節(jié)。

        三、結束語

        時代決定了人們工作的方式,同樣時代發(fā)展所帶來的科學技術也在極力的輔助著我們的工作,良好的應用與之相關的技術,就可以使日常的工作事半功倍,新時期電子檔案在醫(yī)院中的應用,就是一個最具代表的例子。通過電子技術的應用改變了檔案工作的方式,帶來便利的同時我們要做的就是積極地掌握,這些原本對我們來說陌生的技術。希望我國醫(yī)院的電子檔案工作越來越好,從而更好地為大眾服務。

        參考文獻:

        [1]徐茹民.建設電子文件與電子檔案管理新思路[J].城建檔案,2010(12):29-31.

        [2]王莉紅.淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].基層醫(yī)學論壇,2011,15(17):560-561.

        [3]文秀娟.建立健全醫(yī)院電子檔案管理體系的若干對策[J].辦公室業(yè)務,2016(17):123-123.

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