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        淺談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用

        2017-10-17 21:38:21劉婷
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:開發(fā)利用檔案管理醫(yī)院

        劉婷

        摘 要:本文針對如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用進行研究,論述了醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作,提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑,醫(yī)院檔案管理的完整性與系統(tǒng)性、以及醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;開發(fā)利用;方案

        醫(yī)院檔案管理,對于病人的病情,以及醫(yī)生的治療都具有重要影響。醫(yī)院的檔案資源,對于醫(yī)學(xué)而言是重要的資料信息,其對于醫(yī)學(xué)的發(fā)展具有重要意義。醫(yī)院的檔案資料復(fù)雜,涉及的范圍較廣,增加了管理的難度。檔案管理工作,其專業(yè)性與科學(xué)性較強,檔案管理人員需要明確職責(zé),樹立正確的思想觀念,端正工作態(tài)度,從而去促進檔案管理工作的開展。

        1 醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作

        醫(yī)院檔案每年都在增加,對檔案管理人員提出更高的要求。醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工作,主要包括以下幾方面:(1)檔案資源是各項研究的參考依據(jù)。檔案是重要的資料,檔案的完整性直接影響檔案的有效利用[1]。因此,醫(yī)院檔案管理,需要確保檔案資源的完整,根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行檔案分類、存放、錄入,從而去確保檔案的使用價值。(2)為確保醫(yī)院檔案管理工作的實效性,需要做好“二化”工作?!岸敝饕侵?,醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。需要確保檔案資源的完整,資料信息不被遺漏,避免檔案資料的丟失。(3)醫(yī)院檔案工作,需要具有較強的責(zé)任心,端正工作態(tài)度,分析檔案管理工作的方法,找出其中的規(guī)律,抓好檔案管理的關(guān)鍵點,確保檔案資源的實效性,高效的做好基礎(chǔ)工作。

        2 提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑

        2.1 統(tǒng)一檔案管理

        隨著社會的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的進步,醫(yī)院檔案管理工作,逐漸利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等,不僅提高了檔案管理的效率,同時有效的促進醫(yī)院檔案的利用開發(fā)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去開展檔案管理工作,能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理,使得類型比較分散的檔案,能夠通過計算機記錄進行分類,同時能夠利用計算機進行查詢,節(jié)省大量工作時間,提高了醫(yī)院檔案的利用率。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理,檔案管理人員需要提高專業(yè)水平,加強對檔案管理相關(guān)政策的學(xué)習(xí),從而去依據(jù)法律進行檔案管理,確保醫(yī)院檔案管理的有效性。

        2.2 設(shè)立健全的檔案管理制度

        醫(yī)院檔案資源容量較大,類型復(fù)雜繁多,檔案的收集、分類、存儲比較困難,需要相關(guān)部門的有效配合,防止出現(xiàn)檔案收集不完整的現(xiàn)象,降低檔案資源的價值,影響醫(yī)院檔案資源的利用與開發(fā)。為提高檔案資源的利用效率,需要設(shè)立健全的檔案管理制度,使得檔案管理工作具有程序性與秩序性,有效的推進檔案管理工作的發(fā)展。設(shè)立健全的檔案管理制度,需要明確醫(yī)院各個部門的權(quán)責(zé),使其能夠自覺的進行檔案整理工作,將檔案資料完整的移交給檔案管理部門,從而去確保檔案信息的完整。

        2.3 加強對人員的培訓(xùn)

        加強對人員的培訓(xùn),定期開展檔案管理人員培訓(xùn)活動,聘請專業(yè)的講師,提高其檔案管理專業(yè)知識,培養(yǎng)其工作責(zé)任心,從而去提高醫(yī)院檔案管理的效率。開展對檔案管理人員的技能培訓(xùn),培訓(xùn)其計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,使其能夠運用計算機去開展檔案工作,將現(xiàn)代化技術(shù)與自身管理經(jīng)驗相融合,提高工作效率,節(jié)省工作時間,從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

        3 醫(yī)院檔案管理的完整性與系統(tǒng)性

        3.1 醫(yī)院檔案管理的完整性

        醫(yī)院檔案的完整性,主要是指檔案資料能夠全面的進行收集,并且完好無缺的進行保存。醫(yī)院檔案資料,都具有一定的使用價值,若是資料發(fā)生缺失遺漏的現(xiàn)象,不僅會影響檔案管理,還會破壞檔案資料的使用價值。保證醫(yī)院資料的完整性,需要做到以下幾方面:(1)設(shè)立檔案經(jīng)辦人立卷制度[5]。醫(yī)院的各個部門,需要輔助檔案的收集工作,將檔案資料按照制度標(biāo)準(zhǔn)進行管理,之后在統(tǒng)一移交給檔案管理部門,為檔案資料的歸檔存儲做好準(zhǔn)備。(2)定期進行培訓(xùn),開展講座活動,對醫(yī)院檔案的分類、歸檔范圍等進行培訓(xùn),提高檔案管理人員的技能,加強其對醫(yī)院檔案管理的重視。檔案資料的形成,不同的檔案,形成的時間期限不同,需要采取科學(xué)的方法,分類進行管理,從而去提高檔案管理效率。(3)檔案管理工作,需要與項目的進度相同。從項目的建設(shè)開始入手,對項目文件、圖片資料、文字資料等進行收集,全程跟蹤項目完成檔案管理工作。加強與項目工作人員的溝通,將檔案收集的要求、范圍進行確定,明確崗位職責(zé)。檔案資料在移交時,需要進行編號、分類,定期對醫(yī)院各個科室的工作人員進行檔案管理指導(dǎo),從而去提高管理效率。

        3.2 醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性

        醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性,主要是指檔案資料之間的聯(lián)系,確保檔案案卷之間的先后順序。確保檔案的系統(tǒng)性,能夠使得檔案的分類存放具有一定的規(guī)律,方便檔案的查詢,使得醫(yī)院檔案管理具有規(guī)范性[6]。醫(yī)院檔案具有特殊性,檔案歸檔與分類具有一定的標(biāo)準(zhǔn)要求,需要根據(jù)檔案資料體裁與內(nèi)容的不同進行分類。為確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性,可以利用文書檔案分類法、基本建設(shè)檔案分類法、設(shè)備檔案分類法等進行檔案的歸類。例如,項目竣工過程的材料整編、審定,應(yīng)與施工過程的同步進行。對施工過程形成的文件資料進行收集、整理、立卷、驗收等,最后在移交給檔案部門。對于收集的檔案,需要根據(jù)其系統(tǒng)性進行歸類存儲,從而去提高檔案管理水平。

        4 醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用

        醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用,主要包括以下幾方面:(1)充分的利用檔案資源。醫(yī)院檔案管理的意義,是為醫(yī)院研究提供資料,充分的利用檔案資源,挖掘檔案的潛力,有利于醫(yī)院的發(fā)展。加強檔案管理工作,能夠提高檔案的使用價值,從而提高醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史,宣傳職工的光榮事跡,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者決策提供重要參考依據(jù)。(2)醫(yī)院檔案管理工作水平不斷在提升,檔案資源的開發(fā)與利用也在不斷完善。加強對醫(yī)院檔案的開發(fā)利用,能夠保護檔案的原始資源,避免其直接被利用,解決檔案保存與利用之間的矛盾問題。對與檔案匯編工作的利用,其可以代替檔案資料的簡單查詢,通過匯編即可以滿足查詢需求,簡化了工作流程,同時提高了對檔案的保護。(3)檔案管理工作,與檔案價值之間具有一定的聯(lián)系。

        5 結(jié)論

        綜上所述,檔案管理工作,對于醫(yī)院的未來發(fā)展,各項活動的組織,都具有一定的影響。檔案資源的開發(fā)與利用,可以充分的體現(xiàn)出檔案的價值。提高醫(yī)院檔案管理的有效途徑,主要有加強對人員的培訓(xùn),設(shè)立健全的檔案管理制度,以及實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理,檔案管理人員需要提高專業(yè)水平,加強對檔案管理相關(guān)政策的學(xué)習(xí),從而去依據(jù)法律進行檔案管理,確保醫(yī)院檔案管理的有效性。

        參考文獻

        [1]甄玲.醫(yī)院檔案管理的特點以及開發(fā)利用[J].中國管理信息化,2015,18(03):195-196.[2017-08-17].

        [2]趙宏.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探[J].中國醫(yī)療管理科學(xué),2015,5(03):51-54.[2017-08-17].

        [3]王鳳芝.淺析醫(yī)院檔案管理的特點及開發(fā)利用[J].赤子(上中旬),2015,(21):202.[2017-08-17].

        [4]狄亞霞.淺談醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,(19):58.[2017-08-17].

        [5]蔣杼林.醫(yī)院檔案在醫(yī)院經(jīng)營管理活動中的作用與開發(fā)利用探討[J].大家健康(學(xué)術(shù)版),2016,10(13):284-285.[2017-08-17].

        [6]朱霞美.泰興市某醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,14(14):176-178.[2017-08-17].endprint

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