鄒元斌

摘要：檔案管理工作至關(guān)重要，承擔(dān)著檔案收集、整理、傳播、開發(fā)和利用的多重職責(zé)。隨著計(jì)算機(jī)信息化程度的不斷加速，檔案類別也漸漸由原來的紙質(zhì)文件增加為眾多電子文件的加入。電子文件以其占用空間小，存儲(chǔ)信息量巨大的特點(diǎn)，已經(jīng)成為檔案存儲(chǔ)的重要組成部分之一。因此，檔案管理工作也必然要引入對(duì)電子文件的管理，形成紙質(zhì)文件和電子文件雙管理的新趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；電子文件；新趨勢(shì)

一、檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)分析

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

二、做好檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

（一）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

（二）檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，對(duì)檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費(fèi)大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運(yùn)行。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案類別與歸檔

檔案是各單位在歷史與活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、音頻、視頻、實(shí)物等各種形式的記錄，對(duì)于歷史追溯和傳承具有重要作用，檔案管理也是各單位重要的基礎(chǔ)工作之一。

電子檔案是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展起來的，是人們將活動(dòng)中的信息用電子碟片、光盤、磁盤等載體存儲(chǔ)，包括電子書、報(bào)表、圖片、音視頻等。它占地小，存儲(chǔ)量卻很大，攜帶方便，傳播迅速，許多特點(diǎn)使得電子檔案迅速興起。作為檔案保管的電子文件，其管理是和紙質(zhì)文件完全不同的管理方式。要一改傳統(tǒng)的文件歸檔方式，利用檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索目錄，同時(shí)控制好文件修改記錄，做好版本控制，保證檔案的可追溯性。

四、檔案雙軌制管理

電子檔案在信息傳輸、處理及開發(fā)利用等方面的高效便捷，以及各種媒體集成所帶來的直觀全面的特點(diǎn)，都是紙質(zhì)檔案所不能比的。因此，檔案管理中引入電子檔案管理技術(shù)是順應(yīng)形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，信息資源合理整合，實(shí)現(xiàn)高效工作的必然要求。然而，紙質(zhì)文件以其強(qiáng)有力的生命力，作為檔案信息主要存儲(chǔ)介質(zhì)，至今仍然行使著歷史使命，并得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同。電子檔案在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)不能完全取代紙質(zhì)檔案，二者以其各自的特點(diǎn)和功用在不同的領(lǐng)域內(nèi)各有側(cè)重。并且，二者將在這段時(shí)間內(nèi)相互學(xué)習(xí)、互相借鑒、互補(bǔ)長(zhǎng)短，在相互的影響和作用中被改造與被同化，進(jìn)而調(diào)整定位，逐漸融合為一套綜合管理方法和管理系統(tǒng)。因此，檔案管理未來必將是紙質(zhì)文件與電子檔案共同管理的雙軌制管理。

紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于紙張纖維素的壽命，雖然紙張纖維素在一定條件下，如高溫、高濕、酸、堿、氧化劑等作用下可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要在檔案管理過程中注意排除這兩大化學(xué)反應(yīng)發(fā)生所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案保存上百年甚至上千年。電子檔案的載體主要是磁盤和光盤，磁盤的支持體聚酯底基易產(chǎn)生靜電，從而吸引塵埃導(dǎo)致磁盤或磁帶卷曲、磁粉易脫離、變形不易恢復(fù)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，常用的記錄介質(zhì)，如碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙張相比，電子文件載體材料的壽命要短得多。因此，電子文件的保存要在電子文件載體接近保質(zhì)期限的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行文件復(fù)制。

五、結(jié)語

總之，檔案工作者不僅耍熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還需具備一定的自然科學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握漢字輸入方法，熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時(shí)，檔案工作者要加強(qiáng)責(zé)任心，正確認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)管理檔案的意義、特點(diǎn)，自覺增強(qiáng)工作質(zhì)量意識(shí)。從而緊跟時(shí)代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)提供服務(wù)。