王彩玲

摘要：隨著經(jīng)濟建設的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越受到人們的廣泛關(guān)注。檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個漫長的歷史過程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應得到全社會的重視。因此，檔案局檔案管理工作與檔案局的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的發(fā)展[1]。本文主針對現(xiàn)階段檔案局檔案管理存在的一些問題，借鑒國外檔案管理工作對我國的啟示，對我國檔案局檔案管理工作提出了一些建議和對策。

關(guān)鍵詞：檔案局；檔案；管理；研究

一、我國檔案局檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認識達不到一定的高度

目前，許多人認為檔案管理工作沒有實質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術(shù)含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到員工的個人資料就可以了。對檔案局檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費等情況沒有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨立的檔案管理軟件，很多檔案局還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響檔案局檔案的完整性

檔案局人員受到多頭的領(lǐng)導，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動，致使檔案局檔案的多頭管理跟不上員工移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案局檔案管理的信息未隨著員工的流動而跟進記錄，影響檔案局檔案管理工作的進程。此外，隨著企業(yè)的破產(chǎn)、內(nèi)部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導致勞動管理部門、社會保險部門等無法及時的跟進信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了檔案局檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張

我國檔案局檔案管理工作有著專業(yè)性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，檔案局管理人員編制不夠充足，政府對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國檔案局檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。人員的辭職、解除合同的時候，檔案局檔案資料并沒有隨著人員的移動而流入新的企業(yè)或工作單位。人員調(diào)動自己的檔案局檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓員工自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的規(guī)范性。

（六）檔案材料的利用率比較低

檔案材料明顯存在著利用范圍狹窄的問題，大多數(shù)只是利用檔案資料去了解人員以往的成績、工作內(nèi)容、個人業(yè)績等等。就好比是一張個人簡歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展、檔案局改革的深入，對檔案局檔案的管理工作也要符合社會的需求，這就要求我們?nèi)U大檔案資料的利用率，為企業(yè)提供人才創(chuàng)造良好的條件[2]。

二、檔案局檔案管理制度的開放性

在美國，檔案局檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、企業(yè)和被授權(quán)的機構(gòu)開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權(quán)人的身份進行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對自己的檔案資料進行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門提出核實的請求，如果請求屬實，可以根據(jù)錯誤的地方提交一份澄清事實的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性以供人民查詢。

三、我國檔案局檔案管理的建設與對策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案局檔案是員工真實信息的主要來源。關(guān)乎人員的個人前程，目前我國檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進行統(tǒng)一的管理。嚴格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

（二）加強人員隊伍建設，實行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)等等。及時的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強檔案局檔案的信息化建設

充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷，檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時的錄入人員的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高檔案局檔案的信息化水平和服務質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

四、結(jié)束語

檔案業(yè)務是檔案工作者利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。

參考文獻：

[1]趙小蘭.淺析檔案局檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究，2011.

[2]黃雅君.檔案局檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報，2014.13（1）.