黃志鵬

摘 要：水利工程施工結(jié)束后，會留存大量的材料，這些材料主要包括投標(biāo)書、合同書、圖紙等，這些材料的內(nèi)容比較多，材料的類型也比較多，這就給工作人員的整理造成了巨大的困難。很多工作人員在整理這些材料時，感覺比較混亂。在信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，水利工程領(lǐng)域人員在水利工程技術(shù)檔案中開始運(yùn)用一種先進(jìn)的技術(shù)——電子技術(shù)，在整理檔案中運(yùn)用先進(jìn)的電子技術(shù)，不僅可提高工作效率，而且可保證檔案資料的完整性。

關(guān)鍵詞：電子技術(shù)；水利工程；檔案；策略

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、嚴(yán)格把好分類關(guān)

水利工程技術(shù)檔案的類型是比較多的，有綜合水利工程、電力工程、水文科教等，工作人員在進(jìn)行歸檔時，應(yīng)該做好分類工作。第一，批復(fù)性文件，該文件是水利工程前期工作的產(chǎn)物，工作人員在對相關(guān)資料進(jìn)行歸檔時，應(yīng)該保證資料的完整性，這樣在施工時才能有重要的資料參考。第二，協(xié)議性文件，該文件包括的類型也是比較多的，有工程立項后和工程開工前的文件等，在對這些材料進(jìn)行歸檔管理時，應(yīng)該小心翼翼，不能忽視工作中的任何一個細(xì)節(jié)。第三，信函性材料，該材料主要是工程建設(shè)指揮部有關(guān)單位之間的重要信件，包括設(shè)計項目修改通知單、施工報告單等，在整理這些資料時，應(yīng)該保證資料的完整性。第四，原始記錄材料，該材料包括施工程序記錄、施工代表記錄、工程驗收記錄等?；谶@些材料是施工中比較重要的材料，所以在對這些材料進(jìn)行歸檔時，應(yīng)該杜絕錯誤的發(fā)生。第五，圖紙，圖紙包括的內(nèi)容也是比較多的，主要有總體工程圖紙、單項工程圖紙以及施工分解圖紙等，這些圖紙對施工有著重要的指導(dǎo)作用，所以應(yīng)該保管好這些資料。工作人員只有做好資料分類工作，才能保證重要資料的完整性。

二、檔案的收集與整理

在運(yùn)用電子技術(shù)對水利工程檔案進(jìn)行管理時，首先應(yīng)該對電子文件檔案進(jìn)行收集。工作人員在對電子文件檔案進(jìn)行收集時，應(yīng)該保證和收集紙質(zhì)檔案是同步的。

工作人員在收集電子文件檔案時，應(yīng)該使文件的存儲路徑、文件名、文件格式是規(guī)范和統(tǒng)一的。工作人員在整理電子文件檔案時還需要檢測文件是否有病毒，如果在檢測中發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)及時殺毒。工作人員還需要檢測電子文件檔案的內(nèi)容和紙質(zhì)內(nèi)容是否一致，主要對檔案中的數(shù)據(jù)、操作流程等進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查，在確定電子文件檔案沒有病毒并且和紙質(zhì)檔案的內(nèi)容相一致之后，再交檔案部門歸檔。

三、檔案的利用與管理

在進(jìn)行工程建設(shè)和工程管理時，利用電子檔案主要包括四種方式，分別是提供拷貝、通信傳輸、直接使用、網(wǎng)上共享?；陔娮游募n案的形成和處理是依賴計算機(jī)的，所以對管理人員的要求比較高。管理人員在對電子文件檔案進(jìn)行管理時，只了解檔案的規(guī)定、要求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要掌握一些專業(yè)的計算機(jī)知識，這樣才可以提高工作效率和質(zhì)量。

對電子文件檔案進(jìn)行管理需要滿足三個條件：首先，配備專用的計算機(jī)，配置數(shù)字掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。其次，安裝和建立數(shù)據(jù)查詢和管理系統(tǒng)。最后，管理人員在管理電子文件檔案時，應(yīng)該定期檢測電子文件和讀取設(shè)備，如果更新設(shè)備或者需要擴(kuò)充系統(tǒng)，需要遷移電子文件。

四、檔案的安全管理

對電子文件檔案進(jìn)行安全管理是一項重要工作，做好這個工作才能保證檔案信息所處的環(huán)境是安全的。對電子文件檔案進(jìn)行安全管理主要有三個方式：第一，隨時備份，可以把電子文件檔案存儲在能夠脫機(jī)保存的載體上，這樣可以保證檔案信息的完整性。第二，制作和電子文件檔案內(nèi)容一致的紙質(zhì)檔案，并且做好紙質(zhì)檔案的歸檔工作。第三，在使用電子文件檔案進(jìn)行網(wǎng)上交接時，要及時檢測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全。工作人員可以建立計算機(jī)內(nèi)外兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)置隔離卡，為電子檔案傳輸創(chuàng)設(shè)一個安全的環(huán)境。

五、結(jié)語

科學(xué)、系統(tǒng)的水利工程技術(shù)檔案管理體制是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此，水利工程部門應(yīng)該探究出完善的檔案管理體制，使檔案管理工作不再是混亂的，而是有條不紊的，這樣的檔案管理工作才是高效的。

參考文獻(xiàn)：

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