田梅
摘 要:隨著辦公自動化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的普及,基于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)能夠整合各種信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理的協(xié)同工作平臺逐漸走入人們的視野,并成為企事業(yè)單位信息化建設(shè)的主流,也給綜合檔案數(shù)字化管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞:綜合檔案;數(shù)字化管理;可行性
1綜合檔案數(shù)字化管理存在的問題
綜合檔案數(shù)字化管理狀況受經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人的意識、時代發(fā)展等各種因素影響,概括起來目前有以下幾種情況:一是利用 excel 表建立文件目錄體系。使用單位為中小公司、經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的機(jī)關(guān)單位。二是單機(jī)版綜合檔案管理系統(tǒng),多數(shù)用戶只是實(shí)現(xiàn)文件級目錄數(shù)字化管理,僅利用系統(tǒng)進(jìn)行文件檢索。使用單位為檔案管理意識不是很強(qiáng)的機(jī)關(guān)單位。三是網(wǎng)絡(luò)版綜合檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)文件級目錄數(shù)字化管理;重點(diǎn)文件(重要、利用率高、保管期限長)全文數(shù)字化管理;部分檔案業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,主要是利用審批和利用統(tǒng)計(jì)。使用單位為發(fā)達(dá)地區(qū)機(jī)關(guān)單位、大型公司。這種現(xiàn)狀的弊端有以下兩點(diǎn):一是檔案生成、保存、利用手段落后,數(shù)據(jù)無法共享,檔案利用率低。歸檔后掃描、著錄、上傳的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化手段需要大量人力、財(cái)力的支撐,在某種程度上制約綜合檔案數(shù)字化深度、廣度、速度,使檔案數(shù)據(jù)難以遠(yuǎn)程共享。二是單位各信息系統(tǒng)間沒有對接,信息無法共享。因?yàn)閱挝桓餍畔⑾到y(tǒng)間沒有對接,各信息系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)不能直接歸入檔案系統(tǒng)使用,歸檔后的掃描、著錄、上傳,造成信息、人力、財(cái)力資源的浪費(fèi)。
2綜合檔案數(shù)字化管理的可行性分析
2.1對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行分析
實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理需要借助互聯(lián)網(wǎng)對檔案原始資料進(jìn)行整理、保護(hù)和有效利用,因此完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的必備前提。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)包括檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)、局域網(wǎng)的建設(shè)等,通過保證高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行來確保數(shù)字化進(jìn)程的有效推進(jìn)。
2.2對軟硬件設(shè)備進(jìn)行分析
檔案的數(shù)字化管理必須要具備性能優(yōu)越的硬件設(shè)備和方便快捷的軟件系統(tǒng),前者包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等,后者包括信息管理系統(tǒng)等專業(yè)性的檔案管理軟件。良好的軟硬件設(shè)備可以簡化檔案工作人員的辦公流程,實(shí)現(xiàn)對檔案資源的及時處理。
2.3對管理制度進(jìn)行分析
設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)是保證管理工作穩(wěn)定開展的客觀基礎(chǔ),而人的因素才是決定管理工作能否順暢、高效運(yùn)行的關(guān)鍵所在,這就需要健全的科學(xué)管理體系和規(guī)范化的管理制度來對檔案管理人員的工作過程進(jìn)行約束。一般應(yīng)包括明確劃分的崗位職責(zé)和具體落實(shí)的工作內(nèi)容,用完備的規(guī)章制度對數(shù)字化發(fā)展做好保障。
2.4對技術(shù)條件進(jìn)行分析
綜合檔案的數(shù)字化管理要求檔案管理人員掌握很強(qiáng)的技術(shù)手段,包括:基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、完整的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、良好的多媒體技術(shù)和優(yōu)秀的信息采集技術(shù)等,利用這些先進(jìn)的技術(shù)來確保數(shù)字化管理工作有序、安全地執(zhí)行。
2.5對資金和人才條件的分析
檔案的數(shù)字化管理少不了大量的資金投入以用于設(shè)備的更新、科技的更替和人力成本的付出,檔案管理部門必須保證資金來源的充足,并且結(jié)合自身的發(fā)展需求來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。同時,檔案的數(shù)字化管理需要管理人員具備優(yōu)秀的高科技素質(zhì)和良好的職業(yè)素養(yǎng),使整個檔案管理工作緊跟時代潮流并不斷前進(jìn)發(fā)展。
3全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
綜合檔案的數(shù)字化管理必須依賴功能完善的基礎(chǔ)設(shè)施,一般來說可從這幾方面入手進(jìn)行強(qiáng)化:首先,對軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代,使其滿足檔案管理工作的正常運(yùn)行。其次,對基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù),確保其不受干擾地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的流通性。再其次,重點(diǎn)保障檔案室的設(shè)備安全,以防被人為破壞或者因操作不當(dāng)造成檔案資源受損。最后,普及基礎(chǔ)設(shè)施的使用規(guī)范,使檔案管理人員科學(xué)、安全地使用各種設(shè)備來開展相關(guān)的管理工作。
3.2健全檔案管理制度
檔案的數(shù)字化管理需要明確的規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格約束,以提高檔案管理人員的工作效率并減少人為失誤。完善的檔案管理制度應(yīng)包括:明確生產(chǎn)、錄入、審核環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員和歸檔要求;規(guī)范檔案信息的整理流程,在保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的前提下,對各類型檔案的整合與管理措施進(jìn)行制度化約束,使整個管理工作涉及的數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠;對檔案借閱審批過程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,包括借閱要求、使用范圍和歸還時間等,并加大對輸入到系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)質(zhì)量的審核力度。
3.3加大安全保管力度
檔案資源的安全性是檔案管理工作的核心,一般可從以下幾方面入手進(jìn)行強(qiáng)化:首先,從制度上進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,加強(qiáng)對檔案使用過程、檔案信息的存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸狀態(tài)、數(shù)據(jù)信息異常等的監(jiān)督和審查,以防因管理上的漏洞導(dǎo)致檔案資源損毀或泄密。其次,加強(qiáng)對數(shù)據(jù)信息的備份和重點(diǎn)資料的安全保護(hù),從技術(shù)上保證檔案資源的安全,從人力上保證安全理念的貫徹落實(shí)。
3.4從數(shù)字化角度對檔案進(jìn)行深度開發(fā)和拓展應(yīng)用
數(shù)字化管理使檔案資源的具體使用過程有跡可循,并且可以根據(jù)不同需求進(jìn)行實(shí)時修改,加大了二次利用的可能性,通過動態(tài)信息監(jiān)督機(jī)制來對檔案資源的收錄、借出過程以及破損、過時等現(xiàn)象進(jìn)行及時處理,拓寬了檔案資源的應(yīng)用方向和使用局限性,以便進(jìn)行深度的開發(fā)以挖掘檔案資源的最大價值。
3.5提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
綜合檔案的數(shù)字化管理呈現(xiàn)出涉及面廣和技術(shù)含量高的特征,因此檔案管理人員也應(yīng)具備優(yōu)秀的專業(yè)能力和良好的個人素養(yǎng)。為了更好地推行數(shù)字化管理,可以通過以下方法來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì):定期組織專業(yè)培訓(xùn)以加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能;開展互動交流活動來促進(jìn)各部門人員之間互相學(xué)習(xí);以規(guī)范化的管理模式來端正檔案管理人員的工作態(tài)度;利用考核機(jī)制來評價檔案管理人員的工作績效;舉辦行業(yè)發(fā)展講座來幫助檔案管理人員提高職業(yè)道德水平,并且對檔案數(shù)字化管理工作有清晰完整的認(rèn)識以及對未來發(fā)展前景有一定的預(yù)判能力。
3.6檔案業(yè)務(wù)管理流程數(shù)字化管理
檔案收集、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。收集:在網(wǎng)上接收(系統(tǒng)對接點(diǎn)擊歸入、在線上傳)數(shù)字檔案并辦理移接交手續(xù);利用:檔案借閱、查閱等在網(wǎng)上申請、審批、利用、歸還(原件);鑒定、銷毀:在網(wǎng)上對檔案進(jìn)行鑒定,在網(wǎng)上進(jìn)行檔案鑒定銷毀的申請、審批、登記等。
3.7紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工
突出重點(diǎn)、有計(jì)劃、分步驟實(shí)施紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。側(cè)重于形成時間早、影響范圍廣、典型性強(qiáng)、使用價值大、利用頻率高、保管期限長的檔案。有條件的單位,逐步全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工。各系統(tǒng)的無縫對接實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,在線歸檔、前端控制,檔案利用更加便捷高效;檔案管理業(yè)務(wù)流程的在線管理,促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化,提高了工作效率;紙質(zhì)存量檔案數(shù)字化加工,為全面數(shù)據(jù)共享提供保障?;ヂ?lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)為全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支撐和保障。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的大勢所趨,且必將實(shí)現(xiàn)。
結(jié)論
對綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的正確反應(yīng),借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景的影響,對檔案管理工作進(jìn)行深入分析并做出改進(jìn),從基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、管理制度、技術(shù)條件和人才培養(yǎng)等方面采取措施,有效地推動綜合檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程,從而體現(xiàn)出檔案資源的價值最大化。
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(作者單位:中新天津生態(tài)城人力資源服務(wù)中心)