楊占軍

摘 要：我國的檔案事業(yè)在不斷的發(fā)展，但是也對我國社會發(fā)展有著重要的影響。隨著科技水平的不斷提高，電子檔案在檔案管理的過程中被普遍的應用。尤其是信息化的管理方法，使檔案的管理水平得到了進一步的提高。本文就是對檔案管理中的收集和信息化管理的措施進行詳細的闡述，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；收集；信息化管理

計算機信息技術在各個領域被廣泛的應用，是現(xiàn)實生活中十分重要的一門技術，隨著檔案管理水平的不斷提升，信息化技術也被應用在檔案管理當中，電子檔案就是一種新型的檔案管理形式，這種檔案管理形式有著保留時間長、存儲量大、便于攜帶的優(yōu)點，也是使信息的采集變得更加的快捷，因此必須要將信息化管理工作做好，保證檔案信息收集的高效性。

1 檔案管理中的收集

1.1 檔案以及檔案的分類

檔案資料主要就是指個人涉及到工作經歷、學歷和政治等方面內容的相關記載，這些資料主要是為企事業(yè)單位在人才招聘時做為參考的依據。檔案資料在分類的過程中，有證著極大的差別，根據分類方式可以將其劃分為較多的種類，以下主要是從制作材料、具體內容和主要來源上進行相應的劃分：（1）根據檔案資料的實際內容，可以將檔案資料劃分為軍事檔案、政治檔案、經濟檔案和法律檔案。（2）根據檔案的來源，可以將檔案資料分為企事業(yè)單位檔案、組織檔案和國家重要機構的檔案。（3）根據檔案資料載體的不同，可以將檔案分為電子檔案、紙質檔案和石刻檔案。（4）根據檔案記錄的時間差異，可以將檔案分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。

1.2 檔案的收集和檔案收集的重要性

檔案管理工作在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中是非常重要的，要想進一步的提高檔案管理水平，就必須要將檔案資料收集工作做好，檔案資料的收集是進行檔案管理的首要環(huán)節(jié)。尤其是在信息技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作在企業(yè)管理的過程中是非常重要的，占據重要的地位。檔案的收集主要就是對個人的基本資料、工作經歷和學習經歷等方面的內容進行信息的收集，并且對這些信息進行整理和歸類，對這些資料進行管理的一個過程，這一過程比較復雜，會涉及到諸多的方面。在檔案收集的過程中，主要是利用檔案資料信息來對檔案進行存儲，使人們能夠詳細的了解到相關的內容，而且檔案資料在管理的過程中，實行的是統(tǒng)一管理方式，這樣就能夠真正地做到檔案資源共享，使人們能夠認識到檔案收集的重要性將檔案管理工作做好有利于信息資源共享，是企事業(yè)單位的領導人員，能夠更好的做出決策。檔案收集是整個檔案管理的基礎，必須要引起人們的重視。

2 檔案管理信息化的可行性

隨著信息技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網技術的普遍應用，各行各業(yè)都在發(fā)生著變革，互聯(lián)網信息技術改變了人們的生活，使人們信息交流的效率得到了提升，社會經濟發(fā)展中的各個方面，都在享受著信息技術所帶來的好處，例如通過網上交易和電子郵件的方式取代了面談和信件，傳遞的交流方式不會受到時空的限制，在這樣的情況下，人們就開始了新的生活。而檔案事業(yè)也是如此，在檔案管理的過程中，使用信息化技術是我國國家政策方針的基本要求，通過信息化技術，能夠快速的將檔案信息進行傳播，真正的實現(xiàn)資源共享，在檔案信息使用的過程中，不僅僅提高了檔案管理部門的工作效率，對信息的使用者也是非常有利的，能夠充分的體現(xiàn)檔案信息的價值，尤其是在新的歷史時期，信息化建設已經成為了現(xiàn)階段以及未來發(fā)展的主流，任何行業(yè)都離不開信息化技術，因此檔案管理人員一定要不斷的提高自身的業(yè)務水平，對檔案事業(yè)要充滿信心，使自身的工作技能和文化素養(yǎng)都能夠得到一定程度的提升，這樣才能夠更好地為檔案管理工作所服務。信息化競爭極其激烈，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法滿足現(xiàn)代化檔案的發(fā)展需要，因此新的檔案管理方法已經成為了人們研究的重點，電子檔案有著使用方便、存儲量大、標準化和使用便捷的特點，已經成為了檔案管理信息化中的重要內容。

3 檔案管理信息化的措施

3.1 轉變管理模式

伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術的前進為現(xiàn)在檔案管理的前進供應了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進?，F(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復、多平臺的使用，可以為經濟前進、科學技術前進等方面供應更加完整、更加便利、更加高效的服務；可以創(chuàng)建出更高的社會以及經濟利益，促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰(zhàn)術能源。

3.2 加強基礎設施建設

電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數(shù)據塊、精準度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質簡介以及編寫內目次，還能夠供應庫房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應服務和檔案計算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網絡措施的運用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創(chuàng)建以及健全局域網絡。使每一項作業(yè)都網絡化，增強檔案的使用。

3.3 建立有效的信息系統(tǒng)

首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。

4 結論

檔案是我們人類所經歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實性以及原始性為前提，是信息的重要構成部分。增強檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準，充分施展檔案的信息能力。

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