黃永芹

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程加快，我國(guó)各行各業(yè)與世界的溝通與聯(lián)絡(luò)日益密切深入，檔案管理工作也得到了了解、學(xué)習(xí)世界先進(jìn)水平的機(jī)會(huì)。特別是隨著各行業(yè)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用程度的日益加快，我國(guó)的檔案管理工作不斷走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。但是，在這一新形勢(shì)下，各行業(yè)檔案管理工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一是業(yè)務(wù)的發(fā)展，帶來(lái)了各單位檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，給手工整理檔案帶來(lái)了很大的困難；二是對(duì)檔案利用的要求越來(lái)越高，利用者大都要求迅速、準(zhǔn)確、具體、系統(tǒng)地提供檔案資料，而傳統(tǒng)的工作方法和服務(wù)方式已難以適應(yīng)這種需要。因此，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化現(xiàn)代化，這已是做好檔案工作迫在眉睫的任務(wù)。

一、現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）設(shè)備不配套

據(jù)調(diào)查，各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)使用的微機(jī)、四通打字機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，致使軟件不能互用，微機(jī)文件與打字機(jī)文件不能相互轉(zhuǎn)換，影響了文件的永久性保存與完整性，阻礙了區(qū)域性大面積的聯(lián)網(wǎng)處理。目前，很多單位的業(yè)務(wù)部門都實(shí)行了計(jì)算機(jī)管理，但是檔案部門的計(jì)算機(jī)管理目前還只限于文書檔案，而且儲(chǔ)存的只是文書目錄。因此，設(shè)備的不統(tǒng)一制約著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）人員素質(zhì)跟不上

現(xiàn)代化設(shè)備的使用，使檔案工作提效升級(jí)。同樣，給各單位檔案管理人員提出了更高的要求，由于相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)跟不上，有相當(dāng)數(shù)量的檔案人員不熟悉現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒(méi)有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，很多檔案管理工作只能依附于計(jì)算機(jī)工作人員，工作既不方便，計(jì)算機(jī)本身的許多功能也不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，影響了檔案工作的開(kāi)展。

（三）設(shè)備利用率低

檔案利用計(jì)算機(jī)管理軟件開(kāi)發(fā)中，由于各單位正處于摸索階段及其他方面的原因，目前開(kāi)發(fā)的各種軟件尚沒(méi)有一個(gè)能同時(shí)適用于文書、科技、業(yè)務(wù)等多門類檔案通用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，應(yīng)用程度單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，使現(xiàn)代化的設(shè)備不能盡其所用。

（四）檔案利用效率低

據(jù)筆者所知，目前開(kāi)發(fā)的各種檔案管理軟件中，尚不能夠很好的在檔案編研方面發(fā)揮作用，這項(xiàng)工作還需要人工操作來(lái)完成。而此項(xiàng)工作周期長(zhǎng)，所查資料時(shí)間跨度大。特別是基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題目錄匯編等要花費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆?、時(shí)間來(lái)完成、且匯編專題不全面、質(zhì)量不高等。這些工作不解決，檔案管理仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代化管理的要求。

二、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

由于各單位業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，每年會(huì)產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)資料，這些資料對(duì)指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)發(fā)展具有重要意義，因而是一筆寶貴的財(cái)富，需要我們對(duì)這些資料進(jìn)行很好的保護(hù)和利用。但是傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案發(fā)展的需要，手工勞作勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。另外，傳統(tǒng)檢索手段的局限性，使各種信息不能有機(jī)地聯(lián)結(jié)在一起，不利于檔案的保管利用。因此，為減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，有效地開(kāi)發(fā)利用各種檔案，必須應(yīng)用現(xiàn)代化的管理工具——計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)主要有五個(gè)特點(diǎn)：運(yùn)算速度快，精確度高，儲(chǔ)存能力強(qiáng)，具有一定的邏輯判斷能力，能自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算。目前，很多單位已運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理文書檔案，從應(yīng)用的程序軟件看，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，主要有以下四個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

（一）自動(dòng)編目

將需著錄的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)對(duì)儲(chǔ)存在軟盤上的檔案信自動(dòng)進(jìn)行信息管理，然后按不同要求編制各種目錄，其特點(diǎn)是效率高，質(zhì)量好。

（二）自動(dòng)檢索

檔案著錄后，計(jì)算機(jī)可以從多種途徑進(jìn)行檢索，自動(dòng)地在存儲(chǔ)的檔案信息中找出所需要的各種檔案信息，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者服務(wù)。其特點(diǎn)是快速、準(zhǔn)確。

（三）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

計(jì)算機(jī)以它極強(qiáng)的運(yùn)算能力，對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況進(jìn)行全方位、系統(tǒng)的存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)，從而提供準(zhǔn)確的信息資料。其特點(diǎn)是：全面、系統(tǒng)。

（四）閱覽清退

利用計(jì)算機(jī)可進(jìn)行自動(dòng)化日常管理工作。利用者借閱檔案時(shí)，可以用計(jì)算機(jī)辦理借閱登記手續(xù)，自動(dòng)打印出催還通知單等。其特點(diǎn)是記憶牢固、手續(xù)清楚。

三、努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化的觀念

新形勢(shì)下，社會(huì)信息量在迅速增長(zhǎng)，檔案信息的獲取、處理和儲(chǔ)存在社會(huì)生活中發(fā)揮著日益重大的作用。一方面，有相當(dāng)一部分原始資料有待整理開(kāi)發(fā)；另一方面成千上萬(wàn)卷的新檔案不斷形成。而不采用先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備、管理手段進(jìn)行整理和管理，就不能快速、高效、超前地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員都要認(rèn)清形勢(shì)，樹(shù)立現(xiàn)代化的觀念，最大限度地發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（二）切實(shí)做好檔案計(jì)算機(jī)管理前期工作

各行業(yè)要開(kāi)展全方位、多層次的檔案計(jì)算機(jī)管理培訓(xùn)班，以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，檔案人員要本著嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，切實(shí)按照國(guó)家頒發(fā)的各種檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的先進(jìn)著錄和標(biāo)引，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造良好的前提條件。

（三）把檔案管理現(xiàn)代化納入辦公自動(dòng)化和信息管理系統(tǒng)，使綜合檔案管理一體化

管理現(xiàn)代化是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，但它不可能孤立地進(jìn)行，必須納入機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和信息管理系統(tǒng)。在設(shè)備購(gòu)置、程序編制、管理使用上要統(tǒng)一規(guī)則，使檔案管理與業(yè)務(wù)部門的信息輸入相互切換。要努力開(kāi)發(fā)綜合檔案管理系統(tǒng)，使單一的文書檔案管理逐步過(guò)渡到不同門類為一體的綜合檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。endprint