楊鈴

摘要：隨著計算機(jī)的普及，電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案，但是就目前而言，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。本文主要針對這兩種檔案的管理方式進(jìn)行分析，首先對現(xiàn)狀分析，其次就兩種檔案的聯(lián)系以及兩種檔案并存的問題進(jìn)行匯總，最后給出建議。通過本文的分析，旨在加深對檔案管理的了解。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案：電子檔案：問題：對策

一、兩種檔案并存管理的現(xiàn)狀及原因

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案互不兼容，簡單并存

目前各地區(qū)、各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位中均形成電子和紙質(zhì)兩種文件，對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其依據(jù)保存價值歸檔保存，使其依然保留毋庸置疑的“檔案”身份。對于電子文件，大多數(shù)單位僅限于光盤、硬盤存儲，沒有按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔保管。尤其縣市級機(jī)關(guān)單位多數(shù)是進(jìn)行了計算機(jī)檢索和簡單的存儲、打印目錄等，管理不規(guī)范。

（二）對電子文件重要性認(rèn)識不足，存檔內(nèi)容單一

多數(shù)使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，對電子文件沒有進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤內(nèi)。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件亦會成災(zāi)，甚至一些單位的電子文件處于自生自滅狀態(tài)。未使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，用計算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)只用計算機(jī)起草文件。一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。還有一些電子文件形成部門不懂檔案管理知識，檔案管理部門無法介入電子文件形成過程，對電子文件的收集、整理、歸檔僅限于對每年的計劃、總結(jié)、匯報等年年都有的材料存儲到硬盤，因此提高對電子檔案的認(rèn)識勢在必行。

二、兩種檔案之間的聯(lián)系

（一）檔案管理

紙質(zhì)檔案的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有指導(dǎo)作用，具有生命力。檔案工作的基本原則之一是要確保檔案的完整和完全；在電子檔案管理工作中也一樣要遵循檔案的完整性原則。必須注意的是，電子文件檔案化的業(yè)務(wù)方法、技術(shù)必須沿著繼承與創(chuàng)新前進(jìn)。

（二）保管

任何文件保管的最終目的都是為了利用。電子文件的載體脆弱、壽命不長，而要長期和永久保管就有必要將電子文件的信息內(nèi)容在紙上和縮微片上制作拷貝。同時，電子檔案保管技術(shù)起步不久，存在著多方面不足；而對紙質(zhì)檔案的保管則歷史悠久，已形成了一套完善的管理體系，其保管技術(shù)也較成熟。電子檔案的保管技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)和經(jīng)驗。

三、兩種檔案并存階段管理中存在的問題

（一）認(rèn)識上不足

在日常的管理工作當(dāng)中，對于電子檔案的概念我們從其功能和作用上還沒有一個充分的認(rèn)識，尤其對于一些一線的檔案工作者，往往沒有及時轉(zhuǎn)變觀念，在工作當(dāng)中把更多的精力放在了紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式上，加之年齡層次、業(yè)務(wù)水平、學(xué)歷層次等諸多因素的影響，造成對電子文檔收集、歸類不齊全，管理上不規(guī)范、不完整，或者出現(xiàn)資源上的過度浪費。

（二）檔案管理人員年齡、學(xué)歷層次分差大

檔案部門作為一個職能部門，一直以來是一個清閑養(yǎng)老的地方，得不到有效的重視。就目前來講，檔案管理人員年齡層次偏大，業(yè)務(wù)水平老年化非常嚴(yán)重，而許多年輕人又不愿意從事檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理得不到有效的銜接，出現(xiàn)管理落后、制度不健全等諸多弊病。

（三）管制制度不健全

傳統(tǒng)的管理模式一直以紙質(zhì)檔案管理為主，從接收、整理、保管已構(gòu)成一套完整規(guī)范的體系，但相對于電子檔案還未有一個成熟的管理模式。各個檔案管理單位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

（四）安全隱患

電子檔案自1998年出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標(biāo)準(zhǔn)開始，已有10多個年頭。由于電子檔案信息極易被篡改，且很難找到篡改痕跡，并且隨著高端電子技術(shù)的迅速發(fā)展，破壞檔案真實性的技術(shù)手段也更加先進(jìn)。其次，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，舊的存儲檔案內(nèi)容是否被未來新的高端設(shè)備準(zhǔn)確無誤的解讀？面對自然災(zāi)害時，電子檔案是否可完整復(fù)原等諸多問題。如何更行之有效地做好電子檔案的安全管理是我們當(dāng)前檔案管理的又一新興課題。

四、兩種檔案并存管理策略

由于行業(yè)不同，工作的性質(zhì)不同，紙質(zhì)檔案和電子檔案在各領(lǐng)域中都發(fā)揮著它們的重要作用。就目前來看，電子檔案在信息的存儲、處理、傳輸和共享方面更能行之有效地發(fā)揮作用?；趯崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)一步搞好檔案信息資源的合理開發(fā)利用這一角度來看，大力開發(fā)電子檔案就顯得非常必要。而紙質(zhì)檔案其表現(xiàn)出的原始性、直觀性、真實性，其重要作用也不容忽視。合理的將紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，相輔相成，共同發(fā)展是至關(guān)重要的。

（1）有創(chuàng)新理念，從其本身的性質(zhì)、特點、功能、屬性等多方面入手，從而擴(kuò)大研究范圍；

（2）建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度和相應(yīng)的法律法規(guī)；

（3）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。對檔案管理人員結(jié)構(gòu)實行優(yōu)化組合，合理搭配人力資源。多方吸納檔案管理的高科技知識型人才；

（4）更新檔案管理設(shè)備，加大對陳舊檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，以確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全性

（5）建立聯(lián)系。電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。

如果目前庫存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。

五、結(jié)束語

電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者是密不可分的，作為檔案管理人員，要不斷的學(xué)習(xí)電子檔案管理的知識，并加強對于紙質(zhì)檔案的管理，做到合理整合與利用，從而提高辦事效率。endprint