夏玉梅

摘要：照片是一種最為原始的記錄信息的方式，這種記錄信息的方式在檔案的管理中是極為重要的，照片自身也是一種極為重要的檔案，必須要加強(qiáng)對(duì)照片檔案的收集與整理。充分的保證照片檔案的完整性。本文就是對(duì)照片檔案的收集與整理進(jìn)行相應(yīng)的分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：照片檔案；收集；整理

經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，檔案在社會(huì)發(fā)展的過程中也變得越來越重要，尤其是照片檔案，照片檔案做為一種極為重要的檔案載體，有著直觀性的特征，這是其他的檔案所不具備的，在較多的領(lǐng)域被應(yīng)用，因此必須要重視照片檔案的收集與整理，充分的發(fā)揮照片檔案的價(jià)值。

一、照片檔案收集和整理中存在的問題

（一）照片檔案收集中存在的問題

（1）作為檔案信息管理部門，在進(jìn)行照片檔案收集的過程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)主體地位受到威脅的問題，這主要是因?yàn)檎掌瑱n案是有專門的部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，這些部門對(duì)于照片信息的收集與整理會(huì)承擔(dān)著一定的責(zé)任，在一般的情況下，文化部門和宣傳部門會(huì)對(duì)照片進(jìn)行拍攝，這樣照片在形成之后就能在公務(wù)性的活動(dòng)當(dāng)中起到作用，作為單位信息的管理部門，在照片使用完畢之后，必須要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行整理和收集，而上述的這些行為，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息部門的工作存在著極大的阻礙，對(duì)于照片資料并不能夠進(jìn)行有效的控制和管理，尤其是對(duì)照片資料當(dāng)中涉及到的一些文字檔案，在管理的過程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，而且由于照片資料人換的部門較多，這樣就不利于信息部門對(duì)照片進(jìn)行收集和整理，有些照片會(huì)出現(xiàn)毀損或丟失，使檔案管理部門的收集工作存在著效率低下的問題。

（2）照片檔案自身存在著一定的分散性。在這樣的情況下，在相關(guān)的部門進(jìn)行照片上交的過程當(dāng)中，檔案，管理部門經(jīng)濟(jì)負(fù)責(zé)對(duì)照片進(jìn)行收集和整理，由于照片輪換的部門較多，這樣就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)過程十分的分散，但管理部門無法主動(dòng)的對(duì)信息進(jìn)行收集，導(dǎo)致了工作難度較大。

（3）檔案管理部門無法詳細(xì)地掌握照片的實(shí)際數(shù)量，這一問題在檔案收集的過程當(dāng)中是常見的。這是因?yàn)樵谙嚓P(guān)的活動(dòng)當(dāng)中，會(huì)有較多的拍攝人員進(jìn)行照片的拍攝，在這樣的情況下，就會(huì)導(dǎo)致這些照片在不同的時(shí)間和不同的地點(diǎn)進(jìn)行照片的上交，使照片的手機(jī)發(fā)生混亂，除此之外，照片自身也有著一定的版權(quán)屬性，正是由于這一屬性，照片信息就會(huì)受到版權(quán)和版費(fèi)的限制，并不能夠隨意地進(jìn)行調(diào)取，檔案信息管理部門也就無法進(jìn)行照片的收集。

（二）照片信息整理中存在的問題

（1）照片在整理的過程當(dāng)中，有許多的檔案都缺乏文字說明，沒有對(duì)照片檔案進(jìn)行相關(guān)的解釋，這樣就導(dǎo)致了照片檔案在管理的過程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息缺失，相關(guān)的工作人員也無法對(duì)照片進(jìn)行歸檔，照片檔案在管理的過程當(dāng)中，必須要有著相關(guān)的說明，對(duì)照片的作用、內(nèi)容和涉及到的相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行整理與歸納，但是從我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀來看，有許多的照片檔案在整理的過程當(dāng)中都沒有相關(guān)的文字解釋，這樣就使得這些照片缺乏使用價(jià)值，無法充分的發(fā)揮照片信息的作用。

（2）照片檔案必須要進(jìn)行安全保管，但是目前我國(guó)照片檔案安全保管的過程當(dāng)中存在著諸多的問題，照片檔案在保管的過程當(dāng)中，主要是在紙質(zhì)檔案后面進(jìn)行附屬的，這樣就能夠保證照片檔案進(jìn)行有效的保管，這也是因?yàn)檎掌瑱n案的特殊性所決定的，照片檔案能夠直接的顯示相關(guān)的內(nèi)容，這樣就能夠使檔案資料當(dāng)中存在著較多的使用元素，照片作為這些元素中十分重要的組成部分，必須要進(jìn)行安全保管，但是由于照片檔案材料的特殊性，照片極容易會(huì)被腐蝕，導(dǎo)致保管工作存在著極大的難題。

（3）照片檔案缺乏必要的數(shù)據(jù)編碼。根據(jù)現(xiàn)有檔案標(biāo)準(zhǔn)來看，需要有著多種資料保證齊全，例如編碼、卷號(hào)、參加號(hào)等等。然而現(xiàn)階段我國(guó)照片檔案管理中缺乏標(biāo)準(zhǔn)的約束和限制，從而在整個(gè)整理和使用過程中，存在著許多不方便。

二、加強(qiáng)照片檔案收集保管的建議與對(duì)策

（一）加強(qiáng)照片檔案收集工作的對(duì)策

（1）做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變收集理念。照片檔案的收集工作最大的難點(diǎn)在于有關(guān)人員對(duì)待照片檔案的意識(shí)仍受傳統(tǒng)理念影響因此，應(yīng)加大宣傳力度，促使相關(guān)人員把照片檔案的收集與文字檔案放在同等重要的位置，并對(duì)相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷加強(qiáng)對(duì)照片檔案重要意義的認(rèn)識(shí)，真正更新工作理念。

（2）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，革新照片檔案接收方式。照片檔案既有檔案實(shí)體，也有電子版，檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，把實(shí)體與電子版照片檔案收集技術(shù)熟練掌握，并加強(qiáng)與之相關(guān)的音頻、視頻檔案收集。

（3）擴(kuò)大收集渠道。檔案工作人員可以采取主動(dòng)到相關(guān)單位進(jìn)行收集、翻拍的方式，向拍攝者有償收集照片的方式，或積極參加當(dāng)?shù)刂匾顒?dòng)、拍攝一手照片的方式，擴(kuò)大照片檔案收集渠道，有效積累照片檔案。

（二）加強(qiáng)照片檔案保管工作的建議

（1）在技術(shù)方面應(yīng)做好管理和技術(shù)更新。照片檔案與其他檔案相比，其保管的要求更高一些，如，應(yīng)在入庫(kù)前對(duì)照片和底片進(jìn)行嚴(yán)格檢查，把好照片檔案入庫(kù)關(guān)；對(duì)已存檔的照片檔案進(jìn)行定期檢查，避免照片發(fā)生霉變、卷曲現(xiàn)象；保持檔案庫(kù)適宜的溫度和濕度，做了防塵、防潮、防火工作；對(duì)檔案中的照片進(jìn)行翻拍備份并集中保管，等等。

（2）在管理方面，應(yīng)嚴(yán)格制定管理要求，改變管理模式，例如檔案工作人員應(yīng)采用新的管理模式，改變照片附屬地位，把照片檔案按照事件發(fā)生順序進(jìn)行集中排列管理；對(duì)電子照片檔案與相關(guān)說明要素有楊結(jié)合，使照片屬性能夠自動(dòng)提取，推動(dòng)照片檔案的利用工作；對(duì)照片進(jìn)行變革，建立電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，建立網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，形成系統(tǒng)的電子照片檔案庫(kù)，等等。

三、結(jié)論

綜上所述，在開展照片檔案整理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的《照片檔案管理制度》和相關(guān)的技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，保證圖像的清晰可讀，最終滿足“十三五”期間在中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的需求。endprint