張運(yùn)敏，劉 洋

(國家開放大學(xué)教務(wù)處，北京 100039)

基于系統(tǒng)協(xié)同的開放大學(xué)學(xué)生基本信息精準(zhǔn)化管理

張運(yùn)敏，劉 洋

(國家開放大學(xué)教務(wù)處，北京 100039)

學(xué)生基本信息管理在開放大學(xué)系統(tǒng)教務(wù)管理中占據(jù)基礎(chǔ)地位，其管理水平和質(zhì)量反映開放大學(xué)系統(tǒng)辦學(xué)的規(guī)范程度，體現(xiàn)了開放大學(xué)信息化建設(shè)的先進(jìn)程度。本文審視當(dāng)前開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)學(xué)生基本信息管理的現(xiàn)狀，探究其形成原因，提出要實現(xiàn)開放大學(xué)學(xué)生基本信息管理的精準(zhǔn)化，必須培養(yǎng)精準(zhǔn)思維，健全制度機(jī)制，系統(tǒng)協(xié)同合作，完善考評體系。

系統(tǒng)建設(shè)；開放大學(xué)；學(xué)生基本信息；精準(zhǔn)化管理

隨著國家開放大學(xué)辦學(xué)體系和系統(tǒng)建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，教務(wù)管理在管理理念和服務(wù)內(nèi)涵上面臨著更多的挑戰(zhàn)。[1]學(xué)生基本信息管理是開放大學(xué)學(xué)籍管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其準(zhǔn)確性和完整性直接關(guān)系到教務(wù)管理的規(guī)范程度，甚至關(guān)系到學(xué)生學(xué)歷信息在社會上的認(rèn)可程度。因此，科學(xué)審視當(dāng)前開放大學(xué)系統(tǒng)學(xué)生基本信息管理環(huán)節(jié)，實施精準(zhǔn)化管理，是確保開放大學(xué)系統(tǒng)教務(wù)管理水平和質(zhì)量的關(guān)鍵。在開放大學(xué)系統(tǒng)建設(shè)背景下，學(xué)生基本信息管理的前提在于作好頂層設(shè)計，基礎(chǔ)在于培養(yǎng)精準(zhǔn)思維，關(guān)鍵在于職責(zé)分工明確，路徑在于系統(tǒng)協(xié)同合作，成效在于實踐探索創(chuàng)新。[2]

一、現(xiàn)狀審視：學(xué)生基本信息管理比較粗放

(一)學(xué)生基本信息修改率居高不下

據(jù)調(diào)研，與成人教育、高校網(wǎng)絡(luò)教育等成人教育形式相比，國家開放大學(xué)系統(tǒng)的開放教育學(xué)生基本信息修改率一直居于高位。信息差錯主要源自兩個方面，一是學(xué)習(xí)中心招生錄取環(huán)節(jié)的信息采集錯誤導(dǎo)致學(xué)生的注冊信息與真實情況不符，這種情況的信息修改統(tǒng)一稱為“更正”；二是由于學(xué)生個人或者外部原因?qū)е聦W(xué)生的基本信息發(fā)生了改變，這種情況的修改統(tǒng)一稱為“變更”。其中前者占比90%以上，屬于人為的、可控的錯誤，主要集中于新生和畢業(yè)生的學(xué)籍狀態(tài)；而后者屬于正常范圍內(nèi)的信息變更， 是不可避免的，完全是學(xué)生的主觀行為，與學(xué)校行為無關(guān)，主要存在于在籍生的學(xué)籍狀態(tài)。本文主要探究前者的優(yōu)化管理問題。

表1 國家開放大學(xué)近年來學(xué)生基本信息修改情況統(tǒng)計表

從表1可知，在學(xué)生基本信息的6個項目當(dāng)中，姓名修改率一直居于首位，這與學(xué)生主動的信息變更不無關(guān)系，但是信息采集錯誤也大量存在。證件號與出生日期修改率基本同步，這是因為在新生錄取注冊環(huán)節(jié)，系統(tǒng)有自動識別該兩項的一致性功能，但是修改率仍然偏高。前置文化程度為信息采集手動輸入項，比率偏高與信息采集人員的工作態(tài)度有很大關(guān)系。

(二)學(xué)生基本信息管理不到位

1．新生報名錄取手續(xù)與流程尚欠規(guī)范。目前，開放大學(xué)總部雖然對新生錄取報名手續(xù)和流程有明確要求，但學(xué)習(xí)中心在具體執(zhí)行過程中，他人代理報名代理簽字、異地報名、以身份證掃描件和復(fù)印件報名等現(xiàn)象大量存在，這些都不可避免地造成學(xué)生基本信息不真實，給學(xué)生學(xué)籍注冊工作的順利進(jìn)行帶來了困難，也為后續(xù)教務(wù)管理工作的積極開展埋下了隱患。

2．學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)采集手段相對落后。國家開放大學(xué)雖然要求各學(xué)習(xí)中心配置二代身份證閱讀器用于新生信息采集，但是系統(tǒng)內(nèi)配置率較低。據(jù)調(diào)查，地方學(xué)院基本有配置，而大多數(shù)學(xué)習(xí)中心仍然未能實現(xiàn)，而是完全采取傳統(tǒng)的人工輸入方式進(jìn)行學(xué)生信息采集，這無疑影響了信息采集的準(zhǔn)確性。

3．招生部門信息采集審核存在缺位。開放大學(xué)系統(tǒng)新生報名注冊環(huán)節(jié)對學(xué)生基本信息管理一般要經(jīng)過三輪審核。但在這三輪證明材料的審核中，報名登記表、畢業(yè)生申請表以及情況說明等缺少簽字或蓋章，證明材料短缺或不合格，證明材料的復(fù)印件關(guān)鍵信息不清晰而無法確認(rèn)，證明材料有涂改等眾多問題頻現(xiàn)。這都源于招生部門對學(xué)生信息審核的缺位，這是導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍信息變更的主要原因之一。

4．學(xué)生學(xué)籍信息自核環(huán)節(jié)存在缺失。每學(xué)年度第一學(xué)期開學(xué)后，學(xué)籍管理部門一般要組織學(xué)生對本人學(xué)籍信息進(jìn)行核實，發(fā)現(xiàn)問題及時申請修改或修正。但是在具體落實中，學(xué)習(xí)中心一般是由管理教師代理核實，基本沒有與學(xué)生本人實現(xiàn)對接，甚至部分管理教師基本忽略了這一環(huán)節(jié)，所以直接導(dǎo)致錯誤信息的漏查漏報。

5．學(xué)生信息管理人員素質(zhì)有待提高。學(xué)生信息的采集、學(xué)籍信息管理質(zhì)量與信息管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)。然而系統(tǒng)上下特別是學(xué)習(xí)中心信息管理人員短缺、素質(zhì)不高、思想上不夠重視、計算機(jī)操作能力不高、換崗頻繁等等，使得管理隊伍、管理水平及服務(wù)質(zhì)量不穩(wěn)定，對整個系統(tǒng)信息修改工作的影響很大。

二、根源探究：開放大學(xué)系統(tǒng)建設(shè)與管理不到位

(一)系統(tǒng)認(rèn)識不夠

多年來，系統(tǒng)上下充分重視教學(xué)及教學(xué)管理的改革、監(jiān)控與考評，而對教務(wù)管理工作的監(jiān)控與考評未曾顧及。教務(wù)管理流程和手段不僅反映學(xué)校辦學(xué)的規(guī)范程度，更體現(xiàn)了學(xué)校信息化建設(shè)的程度。與獨立辦學(xué)的高校相比，開放大學(xué)系統(tǒng)龐大，層級較多，教務(wù)管理難度更大，更加迫切地需要有規(guī)范的管理系統(tǒng)、健全的監(jiān)控機(jī)制和先進(jìn)的信息化手段。

(二)頂層設(shè)計不足

主要表現(xiàn)為新生錄取信息采集系統(tǒng)設(shè)計不夠科學(xué)。據(jù)調(diào)研，目前成人教育和網(wǎng)絡(luò)教育新生錄取信息采集系統(tǒng)普遍將身份證閱讀器作為信息采集的唯一手段，系統(tǒng)完全不認(rèn)定人工輸入信息，而且系統(tǒng)有自動及時審核學(xué)生基本信息的功能，極大降低了學(xué)生基本信息的差錯率。而當(dāng)前國家開放大學(xué)系統(tǒng)在新生錄取信息采集過程中，既可以人工手動輸入，又可以利用二代身份證解讀器自動輸入。據(jù)調(diào)研，絕大多數(shù)縣級教學(xué)點根本沒有配置閱讀器，這是導(dǎo)致學(xué)生基本信息差錯率較高的源頭所在。同時目前所使用的信息采集系統(tǒng)不具有信息自動審核功能，所以不能過濾一些常識性錯誤。

(三)系統(tǒng)監(jiān)控不力

國家開放大學(xué)系統(tǒng)作為一個遍布全國的辦學(xué)系統(tǒng)，在四級管理模式下，上級兼顧著對下級業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)監(jiān)控的雙重職能。但是在學(xué)生基本信息管理環(huán)節(jié)，尚存在著兩個層面的監(jiān)控不到位：一是上級對下級新生錄取基本信息的審核不到位。下級向上級提交新生報名錄取材料時，一般上級只局限于對身份證信息常識性錯誤的審核，其他基本信息審核基本沒有顧及到，所以學(xué)生基本信息的管理責(zé)任幾乎完全落在生源來源地教學(xué)點。二是對系統(tǒng)教務(wù)管理規(guī)范的監(jiān)控缺失。自2015年開始，國家開放大學(xué)制定了《教學(xué)質(zhì)量因子數(shù)據(jù)采集與發(fā)布方案》，加強(qiáng)了教學(xué)質(zhì)量的系統(tǒng)監(jiān)控與考核，但對教務(wù)管理質(zhì)量的監(jiān)控與考核基本是缺失的，也沒有提出硬性要求。近年來部分省市分部在教育教學(xué)質(zhì)量因子數(shù)據(jù)采集中，提到了教務(wù)管理差錯率的考核，但未有效落實，所以對提高學(xué)生基本信息采集準(zhǔn)確率效果不太明顯。

(四)制度執(zhí)行不嚴(yán)

雖然國家開放大學(xué)在《學(xué)籍管理辦法》中規(guī)定：“入學(xué)注冊時，學(xué)生須在認(rèn)真校驗《中央廣播電視大學(xué)學(xué)生基本情況信息表》的內(nèi)容后簽字，并對簽字的內(nèi)容承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任?！钡捎谡猩浫∈掷m(xù)和流程的不規(guī)范，學(xué)習(xí)中心在新生錄取時沒有完全做到學(xué)生親自核實與簽字確認(rèn)。[3]上級的新生信息審核沒有設(shè)置針對《基本情況信息表》的查實與校驗環(huán)節(jié)，所以那些非本人核實的《基本情況信息表》錯訛難免。

三、優(yōu)化建議：系統(tǒng)協(xié)同實現(xiàn)精準(zhǔn)管理

(一)從理念層面培養(yǎng)系統(tǒng)精準(zhǔn)管理思維

精準(zhǔn)管理一直是企業(yè)文化的熱門話題。在國家開放大學(xué)系統(tǒng)轉(zhuǎn)型背景下，培養(yǎng)全系統(tǒng)的精準(zhǔn)管理思維至關(guān)重要。對于類似學(xué)生基本信息的數(shù)據(jù)管理來說，尤其要講究精準(zhǔn)化。精準(zhǔn)管理的本質(zhì)要求和目標(biāo)即“正確”。所以國家開放大學(xué)在系統(tǒng)建設(shè)中，要以行為科學(xué)管理理論為指導(dǎo)，引導(dǎo)系統(tǒng)各層級樹立精準(zhǔn)管理理念，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊伍建設(shè)，制定具體的培訓(xùn)體系，強(qiáng)化對管理人員思想認(rèn)識、管理理論、信息知識等方面的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，更好地推進(jìn)學(xué)生基本信息修改工作，并充分體現(xiàn)、落實到三個精準(zhǔn)點：一是精準(zhǔn)到關(guān)鍵環(huán)節(jié)。強(qiáng)化新生錄取環(huán)節(jié)基本信息的精準(zhǔn)管理，將基本信息錯誤杜絕在源頭。二是精準(zhǔn)到關(guān)鍵項。強(qiáng)化學(xué)生姓名、出生年月和身份證號等關(guān)鍵項的精準(zhǔn)管理。在各級信息采集、修改與審核中，要特別加強(qiáng)對于修改核心信息證明材料真實性和合法性的嚴(yán)格審核。三是精準(zhǔn)到關(guān)鍵人。強(qiáng)化士兵學(xué)生基本信息的精準(zhǔn)管理。提倡士兵學(xué)生全部啟用身份證號報名，減少用士兵證號報名帶來的信息銜接問題，杜絕出生日期變更的情況。

(二)從制度層面制定系統(tǒng)協(xié)同管理規(guī)范

1.規(guī)范新生報名錄取手續(xù)與流程。國家開放大學(xué)要制定系統(tǒng)的新生錄取信息管理手續(xù)和流程。嚴(yán)格報名手續(xù)，明確各級職責(zé)。要求新生報名必須本人到場，并持有身份證原件進(jìn)行信息采集，報名成功實現(xiàn)信息親筆簽名確認(rèn)，完全杜絕利用身份證件的復(fù)印件報名形式，實現(xiàn)學(xué)生基本信息管理源頭無盲區(qū)。

2．建立基本信息系統(tǒng)聯(lián)審聯(lián)控機(jī)制。制定《學(xué)生基本信息精準(zhǔn)化管控辦法》，明確系統(tǒng)內(nèi)各層級的職責(zé)及重點，實現(xiàn)學(xué)生基本信息多方位、多角度的聯(lián)動審核與監(jiān)控。學(xué)習(xí)中心主要負(fù)責(zé)信息采集環(huán)節(jié)，對于不符合條件及要求的資料一定要拒絕接收，保證錄取手續(xù)和流程的規(guī)范與到位。同時，在錄入系統(tǒng)時及錄入系統(tǒng)后要反復(fù)多次檢查，將錯誤率降到最低。地方學(xué)院重點加強(qiáng)對軍人學(xué)生等特殊群體、手動輸入項和在籍學(xué)生信息變更等信息及材料的審核，確保易錯信息的真實與準(zhǔn)確。分部主要負(fù)責(zé)證件號的審核及對姓名和性別一致性的審核；總部在進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總并上報時認(rèn)真篩查一些不合格數(shù)據(jù)，并及時予以反饋。

(三)從操作層面規(guī)范系統(tǒng)信息管理行為

1.推進(jìn)信息采集手段的現(xiàn)代化。一是系統(tǒng)統(tǒng)一配置或硬性要求教學(xué)點自行配置閱讀器。由報名系統(tǒng)自動識別將其作為新生基本信息采集的唯一手段，直接提取學(xué)生基本信息，提高信息注冊的正確率，減少學(xué)生基本信息修改的比例，從信息來源的根子上對正確性進(jìn)行把關(guān)。二是在新生錄取系統(tǒng)和學(xué)生學(xué)籍信息系統(tǒng)開發(fā)或引進(jìn)數(shù)據(jù)信息糾錯功能，網(wǎng)絡(luò)自動校正常規(guī)錯誤數(shù)據(jù)信息。

2.系統(tǒng)聯(lián)動強(qiáng)化信息審核力度。如在信息采集階段，對代報名代填表學(xué)生信息采取“三人齊控法”，確保源頭注冊信息的準(zhǔn)確性；對在籍生和畢業(yè)生信息修改階段采取“三級緊扣法”，綜合核實查驗基本信息等。這些方法有利于形成“立體式”的聯(lián)控體系，將有效提升學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.實行學(xué)生基本信息管理差錯率考核。建議各分部借鑒教學(xué)質(zhì)量因子數(shù)據(jù)發(fā)布與考核經(jīng)驗，制定完整的教育教學(xué)質(zhì)量考評指標(biāo)體系，將學(xué)生基本信息管理差錯率單獨作為考核指標(biāo)之一，明確計算公式和考核辦法，指定數(shù)據(jù)采集責(zé)任部門和責(zé)任人，以學(xué)期為時限監(jiān)控與發(fā)布，并在對地方學(xué)院年度考評時進(jìn)行記分考核。地方學(xué)院也可照此對學(xué)習(xí)中心進(jìn)行記分考核。

[1]楊志堅.國家開放大學(xué)建設(shè)改革與創(chuàng)新[J].中國遠(yuǎn)程教育,2013,(4):5-10.

[2]吳進(jìn).基于使命的必然路徑——淺論開放大學(xué)系統(tǒng)建設(shè)[J].江蘇開放大學(xué)學(xué)報,2016，(3).

[3]王靜,徐向前.中央廣播電視大學(xué)學(xué)籍管理辦法[M].北京:中央廣播電視大學(xué)出版社,2009.

OnthePreciseManagementoftheStudents’BasicInformationinOpenUniversityBasedonSynergy

ZHANG Yun-min,LIU Yang

The basic information management students occupy basic position in the open university educational administration system,the management level and the quality not only reflects the standardization degree of Open University School system,but also reflects the advanced level of the informatization construction of open universities. The current situation of university students scientific view of open system basic information management,explores the reasons from the root,put forward to achieve the precision of the Open University Students' basic information management,must develop accurate thinking from the system construction,perfect system mechanism,cooperative system,perfect the appraisal system.

system construction; open university; students’ basic information; precise management

2017-05-01

張運(yùn)敏(1987— )，女，國家開放大學(xué)教務(wù)處實習(xí)研究員；劉 洋(1981— )，女，國家開放大學(xué)教務(wù)處實習(xí)研究員。

G728

：A

：1009-5152(2017)02-0089-04